Jaka jest różnica między umową kupna - sprzedaży a fakturą?

Umowa kupna sprzedaży jest dokumentem przeznaczonym do użytku osób fizycznych. Faktura VAT służy dokumentowaniu zakupów i wydatków firmowych. 

Podstawową różnicą pomiędzy fakturą VAT a umową kupna-sprzedaży, jest forma jej zawarcia. Faktura VAT określa towar, ilość, cenę jednostkową, należny VAT i niewiele więcej. Umowa kupna-sprzedaży jest luźniejsza jeśli chodzi o formę i jeśli zawiera wymagane dane, pozostawia sporą dowolność w jej kształtowaniu. Jest to o tyle istotne, że forma umowy kupna-sprzedaży pozwala na zawarcie dodatkowych postanowień, jak warunki przekazania, metoda płatności, oświadczenia i zobowiązania, np. na wypadek stwierdzenia istotnej wady przedmiotu sprzedaży. 

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby osoba fizyczna wystawiła fakturę VAT, ale mija się to z celem. Osoba fizyczna z reguły nie jest płatnikiem VAT, więc nie potrzebuje dokumentów księgowych z naliczonym podatkiem. 

Nic też nie powstrzymuje firmy od sporządzenia umowy kupna-sprzedaży, a nawet jest to pożądane w niektórych przypadkach, kiedy firma dodatkowo oprócz wystawienia faktury VAT chce udokumentować transakcję umową kupna-sprzedaży, chcąc zabezpieczyć się np. przed wadami przedmiotu sprzedaży lub na wypadek problemów z uzyskaniem należności.