Jak udokumentować kupno używanego samochodu

W samym styczniu 2023 najpopularniejszymi samochodami z rynku wtórnego były Opel Astra (ok. 5000 egzemplarzy), Audi A4 (ponad 4000) czy Volkswagen Golf (ok. 3800 pojazdów). Zakup samochodu używanego nie jest niczym trudnym. Jeśli tylko stan techniczny nie pozostawia nic do życzenia i nie mamy obiekcji co do wartości pojazdu, nie pozostaje nam nic innego, jak tylko sporządzić dokument sprzedaży i dokonać zakupu. Jaki dokument sprzedażowy powinniśmy wybrać? Który jest najlepszy? Jaki dokument powinien wybrać przedsiębiorca, a jaki będzie korzystniejszy dla osoby prywatnej? 

Zakup używanego samochodu - na jakiej podstawie?

W polskim porządku prawnym możemy nabyć samochód na kilka sposobów. Najpowszechniejsze metody to:

• umowa kupna-sprzedaży,
• umowa darowizny,
• spadek,
• faktura VAT, 
• faktura VAT-marża.

W zależności od osobowości prawnej nabywcy lub zbywcy samochodu, poszczególne sposoby będą bardziej lub mniej dogodne. Podstawowe osobowości prawne w Polsce to:

• osoba fizyczna, czyli zwykły obywatel,
• osoba prawna, np. firma lub organizacja pozarządowa.

Osoba fizyczna kupując samochód używany od innej osoby fizycznej, zapewne wybierze umowę kupna-sprzedaży. Gdyby zaś zdecydowała się na odkupienie samochodu od firmy, najpewniej będzie to faktura VAT. Zakup używanego samochodu w komisie może być natomiast udokumentowany fakturą VAT-marża. Dla osoby fizycznej każda z tych form ma wady i zalety, które omawiamy poniżej. 

Sytuacja wygląda nieco inaczej, gdy kupującym jest osoba prawna, a więc firma lub organizacja. Osoba prawna prowadzi księgowość i musi udokumentować każdy zakup oraz wydatek. Taka transakcja rodzi też pewne obowiązki wobec Urzędu Skarbowego. 

Jakie dane musi zawierać dokument sprzedaży pojazdu?

Zakup używanego samochodu to procedura, która niesie za sobą istotne konsekwencje prawne. Dlatego też jest ważne, aby z dokumentu sprzedażowego jasno wynikało, kto komu i co sprzedał. Konieczne będzie uwzględnienie następujących elementów:

1. Data i miejsce sporządzenia dokumentu.

2. Określenie stron transakcji - dane sprzedającego i kupującego:

• dla osoby fizycznej - imię, nazwisko, PESEL, adres zameldowania, adres zamieszkania, rodzaj i numer dokumentu tożsamości,
• dla osoby prawnej - nazwa, NIP, REGON, adres siedziby.

Jeśli właścicieli pojazdu jest kilku, należy zawrzeć dane wszystkich osób. 

3. Określenie przedmiotu sprzedaży - w przypadku samochodu będzie to numer rejestracyjny, numer VIN, marka, model.

4. Oświadczenie właściciela pojazdu o prawie do własności pojazdu i rozporządzania nim.

5. Wartość pojazdu, czyli cena transakcji.

6. Sposób opłacenia transakcji (gotówka/przelew/barter).

7. Deklarację,która strona opłaci podatek od czynności cywilnoprawnych - Przyjęło się, że ten obowiązek spoczywa na kupującym, ale strony mogą uzgodnić inaczej.

8. Wykaz załączników - ubezpieczenie OC, karta pojazdu (jeśli została wydana), dowód rejestracyjny, książka serwisowa, zaświadczenie ze SDP itd.

Dla kogo umowa kupna-sprzedaży?

Umowa kupna-sprzedaży jest stosunkowo prostym dokumentem, a Kodeks cywilny pozwala na pewną dowolność w kształtowaniu jej zapisów. W większości przypadków kontrahenci korzystają ze wzorów umowy kupna-sprzedaży lub generatora. Przykładowa umowa kupna-sprzedaży może wyglądać tak:

Formę umowy kupna-sprzedaży reguluje Kodeks cywilny. Po złożeniu podpisów strony są zobowiązane do wykonania jej postanowień. Z uwagi na pewną dowolność formy, umowa k/s pozwala na zawarcie dodatkowych zapisów. Dzięki nim kupujący może zabezpieczyć się przed próbą oszustwa lub zakupem wadliwego pojazdu. Sprzedawca natomiast ma możliwość zapewnienia, że kupujący uiści należność w terminie, i że stan techniczny pojazdu jest mu znany. 

Czytaj także: Co to jest umowa połówkowa i co grozi za jej podpisanie?

✅ Plusy:

• prostota,
• konstrukcja pozwalająca umieścić dodatkowe informacje,
• najskuteczniejsza forma zabezpieczenia transakcji przed oszustwem,
• dostępna zarówno dla osób fizycznych, jak i firm.

❌ Minusy:

• konieczność zapłacenia podatku PCC,
• konieczność dodatkowego obliczania należnego podatku VAT dla firm,
• konieczność uważnego czytania zapisów,
• najpopularniejsza forma wśród oszustów. 

Zakup używanego auta na fakturę

Firmy mogą dokonać zakupu używanego samochodu poprzez płatność gotówką lub korzystając z kredytu samochodowego czy leasingu operacyjnego. Przyjęło się, że taki zakup dokumentowany jest fakturą. Polskie prawo nie wymaga, aby firma dokumentowała nabycie samochodów fakturą VAT. Umowa k/s może równie dobrze stanowić dokument księgowy. Mimo to faktura VAT to najpopularniejsza forma dokumentowania zakupów samochodów. 

Faktura VAT może wyglądać np. tak:

W przypadku, gdy przedsiębiorca chce odliczyć 100% podatku VAT od zakupu auta używanego, musi:

• ustalić rodzaj pojazdu jako firmowy,
• zgłosić pojazd do Urzędu Skarbowego (deklaracja VAT-26),
• sporządzić regulamin użytkowania auta w firmie,
• prowadzić ewidencję przebiegu.

✅ Plusy

• możliwość uniknięcia podatku PCC przez nabywcę,
• możliwość zmniejszenia zobowiązań względem podatku VAT dla przedsiębiorcy.

❌ Minusy

• przy zakupie do ceny netto trzeba dodać 23% wartości początkowej,
• żeby odliczyć cały VAT, auto musi być w 100% wykorzystywane do celów służbowych,
• ograniczona forma i brak możliwości dodania dodatkowych zapisów.

Dużą zaletą udokumentowania zakupu samochodu fakturą VAT jest opcja uniknięcia podatku PCC. Jeśli jednak kupujesz auto na firmę, ale do wykorzystania w celach prywatnych, nie możesz liczyć na opcję odliczenia kwoty podatku. Tak jak w powyższym przykładzie. Przepisy prawa jasno mówią natomiast o tym, że samochód użytkowany w sposób mieszany (do działalności służbowej, ale i w celach prywatnych) pozwala na odliczenie VAT-u w 50%. 

Czym jest faktura VAT-marża i kto na niej skorzysta?

To najmniej popularna forma dokumentowania sprzedaży przez przedsiębiorców oraz komisy samochodowe. W tym przypadku jeśli istnieje możliwość sporządzenia faktury VAT-marża, sprzedawca odprowadza podatek tylko od marży. Marża to w tym przypadku to różnica pomiędzy ceną zakupu samochodu używanego, a ceną jego sprzedaży.

Przykład: Pan Włodzimierz jest właścicielem komisu samochodowego. Kupił w Niemczech Volkswagena Passata z 2008 roku za 8 000 zł. Po sprowadzeniu do Polski i załatwieniu wszystkich dokumentów, wystawił go na sprzedaż  za 11 000 zł. Dzięki fakturze VAT-marża, odprowadzi VAT od kwoty 3000 zł (marża - różnica między ceną zakupu a ceną sprzedaży). W przypadku faktury VAT, musiałby odprowadzić VAT od całości kwoty. 

Faktura VAT-marża może wyglądać np. tak:

Kto może skorzystać z faktury VAT-marża? Zgodnie z przepisami są to przedsiębiorcy, którzy:

• świadczą usługi turystyczne, 
• handlują towarami używanymi, 
• handlują przedmiotami kolekcjonerskimi, antykami lub dziełami sztuki.

Zgodnie z art. 120 ustawy o VAT, towary używane to ruchome dobra materialne nadające się do dalszego użytku w ich aktualnym stanie lub po naprawie, inne niż określone w pkt 1-3 oraz inne niż metale szlachetne lub kamienie szlachetne. Dobra, o których mowa w pkt 1-3 to antyki, dzieła sztuki i przedmioty kolekcjonerskie. 

Patrząc na definicję możemy łatwo wywnioskować, że z faktury VAT-marża mogą skorzystać firmy  handlujące używanymi samochodami. I tak właśnie się dzieje. Faktura VAT-marża to powszechna forma dokumentacji używana przez handlarzy autami i komisy samochodowe. 

✅ Plusy

• wyraźna uczciwość i transparentność sprzedawcy,
• niższa należność VAT-u, jaką sprzedawca musi odprowadzić,
• wyższe koszty u kupującego, które wpływają na niższy podatek dochodowy,
• prostsze i bardziej przejrzyste faktury.

❌ Minusy

• brak możliwości odliczenia VAT u kupującego,
• kupujący nie może odliczyć VAT od kosztów dotyczących danej usługi,
• rzadko stosowana, niewiele podmiotów z niej korzysta,
• sprzedawcy mogą nie chcieć jej wystawić (widać przebitkę). 

Umowa kupna-sprzedaży, faktura czy faktura VAT-marża?

To, na jaki dokument sprzedażowy zdecydują się strony transakcji, zależy tylko od nich. 

Z umową kupna-sprzedaży będzie najłatwiej. Bardzo często handel ma miejsce między dwiema osobami fizycznymi. Żadna z nich nie będzie zakładać działalności gospodarczej po to tylko, żeby wystawić fakturę VAT. Na podstawie umowy kupna-sprzedaży można z łatwością przekazać prawo własności do samochodu, a forma jej sporządzenia zostawia pewną dowolność. 

Faktura VAT jest najbardziej typowa dla działalności gospodarczych, które nie  zajmują się handlem samochodami. Firma potrzebuje aut. Posiadanie samochodu zakupionego za gotówkę, w kredycie czy w leasingu to koszt dla firmy. Zbycie takiego auta stanowi przychód. Wszystko musi być udokumentowane i rozliczone, a faktura VAT jest najwygodniejszą formą. 

Faktura VAT-marża to popularna forma dokumentowania sprzedaży wśród firm, które zajmują się stricte handlem używanymi samochodami. Duży wolumen sprzedaży przy stosunkowo niższych obciążeniach w podatku VAT sprawia, że taka forma jest dla tych firm korzystniejsza niż zwykła faktura VAT. 

Kiedy nie zapłacisz podatku PCC w Urzędzie Skarbowym?

Podatek od czynności cywilnoprawnych, zwany również podatkiem od wzbogacenia, to dziwny podatek. Z jednej strony wydaliśmy pieniądze na samochód, a z drugiej według Skarbówki wzbogaciliśmy się i z tego tytułu Państwu należą się pieniądze. 

Jego funkcjonowanie reguluje Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych. Podlegają mu umowy sprzedaży zawierane przez osoby, które nie zajmują się zawodowo działalnością handlową. Wysokość podatku PCC to 2% wartości pojazdu wpisanej na umowie. Niby niedużo, ale przy wysokich kwotach robi się z tego ładny pieniądz. Poza tym to podatek, a nikt nie lubi płacić podatków.

Pojazd podlega opodatkowaniu podatkiem PCC, jeśli w chwili sprzedaży:

1. znajdował się w Polsce, lub
2. znajdował się za granicą, ale nabywca mieszka lub ma siedzibę w Polsce i umowę zawarto w Polsce.

Pierwszy wniosek jest oczywisty - nie zapłacisz podatku od wzbogacenia, jeśli umowę spiszesz, będąc za granicą, a samochód jest zarejestrowany za granicą. Musisz jednak liczyć się z koniecznością zapłaty akcyzy - 3,1% dla pojazdów z silnikiem do 2,0 l i 18,6% dla większych pojemności.

Podatku nie zapłacisz także w sytuacji, gdy kupisz samochód od osoby prawnej, a więc od firmy lub od komisu, jeśli to komis jest właścicielem pojazdu. W sytuacji, kiedy komis jest pośrednikiem w sprzedaży, a właścicielem pojazdu jest osoba fizyczna, trzeba będzie zapłacić podatek PCC. 

Czytaj więcej: Podatek od kupna samochodu - kto i kiedy musi zapłacić?

Podatku PCC nie zapłacisz również wtedy, kiedy kupisz używany samochód o wartości niższej niż 1000 zł. 

Kwota niższa niż 1000 zł musi odpowiadać, rzeczywistej wartości auta. Próba sztucznego zaniżenia wartości początkowej celem uniknięcia podatku może zostać wykryta przez Urząd Skarbowy, zakwestionowana, a sam incydent zakwalifikowany jako próba oszustwa. Wtedy trzeba będzie zapłacić nie tylko podatek, ale i karę grzywny, a jeśli wysokość oszustwa jest znaczna - może się to skończyć więzieniem. 

- mówi Stefania Stuglik, ekspert ds. ubezpieczeń komunikacyjnych w rankomat.pl

Z podatku od czynności cywilnoprawnych są zwolnione osoby niepełnosprawne. 

Jakie obowiązki niesie za sobą zakup auta?

Po pierwsze, każdy pojazd mechaniczny poruszający się po drogach publicznych w Polsce musi być zarejestrowany. Oznacza to, że musi być znany jego właściciel. Każda zmiana właściciela musi być zgłoszona w terminie do 30 dni od dnia zbycia lub nabycia pojazdu do właściwego Wydziału Komunikacji. Zgłoszenie zbycia pojazdu można zgłosić osobiście lub online. Zaniedbanie tego obowiązku może skutkować karą administracyjną w wysokości od 200 do 1000 zł! 

Po drugie, każdy zarejestrowany pojazd musi posiadać ważne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej - OC. Brak OC może skutkować karą z UFG. Właściciel pojazdu jest zobowiązany zgłosić jego zbycie do swojego ubezpieczyciela w terminie do 14 dni od dnia sprzedaży. 

Po trzecie, jeśli stroną transakcji jest osoba prawna, samochód trzeba wpisać do rejestru środków trwałych oraz rozliczyć podatek VAT (jeśli się należy). Samochód używany w 100% służbowo pozwala odliczyć całość podatku VAT. Tzw. mieszany użytek pozwala odliczyć kwotę 50% należnego podatku VAT. 

Po czwarte, zakup samochodu używanego poprzez sporządzenie umowy kupna-sprzedaży nakłada na jedną ze stron obowiązek opłacenia podatku od czynności cywilnoprawnych w wysokości 2% wartości pojazdu wpisanej na umowie. Z reguły jest to kupujący, chyba że strony ustalą inaczej. 

Po piąte, gdy samochód był sprowadzony z zagranicy, dodatkowo trzeba zadbać o dokumenty celne. 
 

Ważne! Jeżeli samochody były wzięte na firmę i odliczono od nich 100% VAT, lepiej nie jeździć nimi w celach prywatnych. Być może Urząd Skarbowy nigdy nie zweryfikuje użycia auta, a być może ktoś życzliwy doniesie i trzeba będzie zapłacić zaległy VAT wraz z karą za oszustwo podatkowe.

Gdzie znaleźć korzystne ubezpieczenie samochodu?

Każdy właściciel używanego samochodu wie, że koszty jego utrzymanie wcale nie są dużo niższe niż pojazdu, który wyjechał prosto z salonu. Nie chodzi tu wyłącznie o opłaty wynikające z jego eksploatacji, ale kieszeń odczuwa także koszty paliwa, bieżące naprawy czy cenę części zamiennych. Nic dziwnego, że kierowcy dążą do uzyskania jak najkorzystniejszych ofert ubezpieczenia OC i innych form ochrony pojazdu. Przy szukaniu najlepszej polisy należy zatem uwzględnić kilka czynników, które mogą wpływać na kwotę ostatecznej składki. 

Może ci w tym pomóc specjalny kalkulator online i porównywarka ubezpieczeń. Po wprowadzeniu wymaganych parametrów zyskasz zestawienie najkorzystniejszych dla Ciebie ofert.

Oto przykładowa kalkulacja ubezpieczenia OC+ASS dla kierowcy z Krakowa, samochód: Mazda 5, prod. 2012.

Najtańsze ubezpieczenie OC dla używanego samochodu

Ubezpieczyciel	Zakres ubezpieczenia				Cena roczna
	OC	AC	Assistance	NNW	807,25 zł rata od 287,10 zł Kup online
	OC	AC	Assistance	NNW	1068,00 zł Kup online
	OC	AC	Assistance	NNW	1147,00 zł rata od 658 zł Kup online
	OC	AC	Assistance	NNW	1461,16 zł rata od 879,79 zł Kup online

Najtańsze ubezpieczenie OC dla używanego samochodu

		807,25 złrata od 287.10 zł
OC	AC	Assistance	NNW
Kup online
		1068,00 zł
OC	AC	Assistance	NNW
Kup online
		1147,00 złrata od 658.00 zł
OC	AC	Assistance	NNW
Kup online
		1461,16 złrata od 879.79 zł
OC	AC	Assistance	NNW
Kup online