Jeśli w czasie podróży służbowej pracownik zachoruje i będzie zmuszony skorzystać z miejscowej opieki medycznej, ma prawo do zwrotu udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Pracodawca może ubezpieczyć pracownika, by uniknąć takich konsekwencji.

Koszty pobytu w szpitalu mogą sięgnąć nawet kilkuset tysięcy złotych - a zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. za zdrowie pracownika w czasie delegacji za granicą jest odpowiedzialny pracodawca. Podpowiadamy, jak wybrać polisę, która zapewni pokrycie kosztów leczenia pracownika za granicą, sprawdzamy, co powinna ona zawierać, czy można ją odliczyć i ile kosztuje.

Ubezpieczenie pracy za granicą – czym różni się od polisy turystycznej?

Ubezpieczenie przeznaczone dla podróżujących służbowo ma zakres niemal identyczny jak standardowe ubezpieczenie podróżne. Zapewnia pokrycie kosztów leczenia i ratownictwa oraz odszkodowanie w ramach następstw nieszczęśliwych wypadków, zawiera też dodatkowe elementy, jak ubezpieczenie bagażu, Assistance czy OC. Polisa obejmuje ochroną pracownika na czas podróży i pobytu za granicą w celach służbowych.

W przypadku pracowników umysłowych nie jest wymagane dodatkowe rozszerzenie ochrony, jednakże już pracownicy fizyczni muszą je posiadać. Jedyną ważną różnicą jest fakt, że pracodawca może zakupić takie ubezpieczenie na dane swojej firmy, dzięki czemu dokument polisy będzie fakturą, a zatem podstawą do wliczenia jej w koszty przychodu.

polisa służbowa

Dla kogo potrzebne ubezpieczenie podróży służbowej?

Są to polisy, z których mogą skorzystać zarówno firmy wysyłające pracowników w delegacje, jak i sami pracownicy wyjeżdżający za granicę do pracy. Ubezpieczenie tego typu dotyczy również osób na praktykach, stażach, wolontariatach, mogą z niego skorzystać również osoby nie mające umowy (pracujące "na czarno").

Jak wybrać ubezpieczenie dla pracownika?

Należy przede wszystkim zadbać o to, by ubezpieczenie zawierało dwa podstawowe elementy - koszty leczenia oraz NNW. Pozostałe opcje należy dopasować pod kątem charakteru wyjazdu oraz indywidualnych potrzeb. Warto pod uwagę wziąć także obecną sytuację i zadbać, by polisa do pracy służbowej obejmowała ochronę w razie zachorowania na Covid-19.

Obecnie większość ubezpieczycieli w standardowym pakiecie zapewnia taką ochronę. Można liczyć na wsparcie w razie choroby i pobytu w szpitalu. Towarzystwa jednak nie ograniczają się do tego i gwarantują opłacanie pobytu na kwarantannie oraz w izolacji, zakup leków, pokrycie kosztów wykonania testu, organizację pobytu dla rodziców na czas choroby dziecka czy wreszcie powrót do kraju po wyzdrowieniu.

Patrycja PałkaPatrycja Pałka

Co obejmuje ubezpieczenie podróży służbowej?

Każdy element polisy zapewniającej pracownikowi bezpieczeństwo na czas delegacji jest niezwykle ważny. Omówimy cały zakres optymalnego ubezpieczenia krok po kroku. Ubezpieczyciele dają do wyboru szeroki zakres pakietów – warto wiedzieć, jak wybrać ten najkorzystniejszy i najbezpieczniejszy.

Koszty leczenia i ratownictwa dopasuj do kierunku wyjazdu

To najważniejszy element ubezpieczenie – pracodawca jest odpowiedzialny za zdrowie pracownika i to te koszty będzie musiał w razie konieczności zwrócić. W każdym kraju opieka medyczna wygląda inaczej. Warto więc dopasować sumę gwarantowaną takich kosztów do kierunku wyjazdu. Na terenie Europy powinno wystarczyć ubezpieczenie KL na 30 000 euro.

W krajach wysokorozwiniętych, jak USA, Kanada, Australia czy Japonia koszty leczenia są bardzo wysokie – optymalna suma gwarantowana nie powinna być mniejsza niż 80 000 – 100 000 euro.

Wybierz rozbudowany zakres Assistance

Assistance to pakiet usług zapewnianych przez ubezpieczyciela w razie problemów za granicą. Niektóre firmy oferują specjalne usługi dla firm wysyłających pracowników w delegację. Oprócz standardowego zakresu Assistance (czyli np., pomocy prawnej, informacyjnej, tłumacza itp.) mają oni do dyspozycji również takie opcje, jak:

  • pokrycie kosztów podróży dla pracownika wysłanego w zastępstwie za tego, który zachorował lub uległ wypadkowi,
  • przekazanie informacji o niemożności wykonywania obowiązków w razie nadzwyczajnych sytuacji, takich jak strajk, uprowadzenie samolotu, wypadek lub choroba,
  • kontynuacja podróży służbowej - jeśli stan zdrowia pracownika ulegnie poprawie i będzie mógł pełnić swoje obowiązki, wówczas ubezpieczyciel zapewni środki na dalszy etap podróży,
  • kierowca zastępczy – jeśli osoba, która była głównym kierowcą w czasie podróży służbowej nie jest zdolna do kierowania pojazdem, a żaden z pasażerów nie ma odpowiednich uprawnień, to wówczas ubezpieczyciel pokryje koszty sprowadzenia zastępczego kierowcy, który przywiezie pracowników do Polski.

Rozszerzenie ochrony dla pracowników fizycznych

Ubezpieczyciele uznają pracę fizyczną jako bardziej ryzykowną. W związku z tym konieczne jest uzupełnienia ubezpieczenia o rozszerzenia ochrony „praca fizyczna”. Muszą je posiadać pracownicy delegowani za granicę, którzy będą wykonywać, bez względu na podstawę prawną, działania, które opierają się głównie na sile mięśni oraz umiejętnościach manualnych i praktycznych.

Jeśli praca łączy w sobie obowiązki pracy umysłowej, jak i fizycznej również jest uznawana jako fizyczna i wymaga dodatkowej ochrony. W przypadku szkoleń dla pracowników fizycznych sprawa wygląda nieco inaczej. Jeżeli szkolenie polega tylko na słuchaniu wykładu, nie jest konieczne rozszerzenie o pracę fizyczną. Jeżeli jednak w trakcie szkolenia odbywać się będą praktyczne ćwiczenia, nie obejdzie się bez dodatkowej ochrony.

Dodatkowe elementy ubezpieczenia pracy za granicą

Każda polisa zapewnia ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. Jeśli pracownik w czasie podróży służbowej poniesie trwały uszczerbek na zdrowiu, to wówczas ubezpieczyciel w ramach polisy wypłaci mu stosowny procent z sumy gwarantowanej.

Ochroną można objąć także bagaż, niektóre firmy oferują nawet ubezpieczenie sprzętu służbowego, np. laptopów, tabletów, telefonów komórkowych itp. na wypadek kradzieży z odpowiednio zabezpieczonego miejsca lub rozboju, a w szczególnych przypadkach - również zniszczenia czy zgubienia. Większość polis zapewnia także ubezpieczenie od opóźnienia bagażu przez linie lotnicze, a także od samego opóźnienia samolotu.  

Kiedy ubezpieczenie pracy za granicą nie zadziała?

Ubezpieczyciele oferują także ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, ale tylko i wyłącznie w życiu prywatnym. Jeśli pracownik oddelegowany za granicę spowoduje szkody na mieniu czy innych osobach w czasie wykonywania obowiązków służbowych polisa z OC wystawiona na firmę nie zapewni pokrycia tych szkód. Poza tym – jak każde ubezpieczenie – również i polisa dla pracowników w podróży służbowej ma szereg wyłączeń. Ochrona nie zadziała, gdy:

  • zdarzenie nie zostanie zgłoszone do centrum informacyjnego ubezpieczyciela w określonym terminie,

  • ubezpieczycielowi nie zostaną dostarczone wymagane dokumenty medyczne, faktury czy rachunki,

  • pracownik złamie prawo lub dopuści się do rażącego niedbalstwa,

  • koszty leczenia będą związane z wykonaniem operacji plastycznych, usuwaniem ciąży, próbami samobójczymi, chorobami psychicznymi, medycyną niekonwencjonalną itp.,

  • do nieszczęśliwych zdarzeń dojedzie na skutek działań wojennych, zamieszek, protestów, zamachów stanu, ataków terrorystycznych itp., chyba że zastosowanie ma tzw. klauzula nieoczekiwanej wojny lub terroru (ubezpieczony otrzyma pomoc, jeśli do takich sytuacji doszło w krajach niezagrożonych zamieszkami, wojną czy terroryzmem itp.) czy klęsk żywiołowych,

  • wymagana jest franczyza, tzw. udział własny – oznacza to, że część szkód jest pokrywana przez osobę ubezpieczoną, jeśli w OWU określono, że ubezpieczyciel pokrywa koszty dopiero wtedy, gdy przekroczą one ustaloną sumę, np. odszkodowanie za zniszczony bagaż zostanie wypłacone jeśli szkody będą wyższe niż 500 zł,

  • wybrana suma gwarantowana jest zbyt mała – jeśli koszty leczenia będą wyższe niż wybrana kwota, resztę opłat pokryje ubezpieczony.

Ile kosztuje ubezpieczenie dla pracownika wyjeżdżającego za granicę?

Koszt polisy zależy od bardzo wielu czynników. Na cenę wpływa kierunek podróży służbowej, wybrane rozszerzenie, zakres ochrony, a także długość wyjazdu. Ubezpieczenie dla pracowników wykonujących pracę umysłową można znaleźć już od około 3 zł dziennie. Polisa z rozszerzeniem o pracę fizyczną to koszt od około 6 zł/dzień.

Ubezpieczenie na wyjazd do pracy fizycznej
UbezpieczycielZakres ubezpieczeniaCena
AXA Partners
Koszty leczenia
200 000 zł
Ratownictwo
200 000 zł
Bagaż
-
6,47 zł
1 os. / 1 dzień
Dodatkowo: NNW: 20 000 złubezpieczenie Covid-19114 sportów objętych ochroną
Proama
Koszty leczenia
300 000 zł
Ratownictwo
300 000 zł
Bagaż
-
10,00 zł
1 os. / 1 dzień
Dodatkowo: NNW: 30 000 złOC: 50 000 złubezpieczenie Covid-19
Generali
Koszty leczenia
800 000 zł
Ratownictwo
800 000 zł
Bagaż
4 000 zł
15,00 zł
1 os. / 1 dzień
Dodatkowo: NNW: 50 000 złOC: 200 000 złubezpieczenie Covid-19
Europa Ubezpieczenia
Koszty leczenia
1 377 101 zł
Ratownictwo
45 903 zł
Bagaż
4 590 zł
29,00 zł
1 os. / 1 dzień
Dodatkowo: NNW: 45 903 złOC: 459 034 złubezpieczenie Covid-19OC sportowe: 459 034 zł 27 sportów objętych ochronąsprzęt sportowy
Ubezpieczenie na wyjazd do pracy fizycznej
AXA Partners
6,47 zł 1 os. / 1 dzień
Koszty leczenia
200 000 zł
Ratownictwo
200 000 zł
Bagaż
-
Dodatkowo: NNW: 20 000 złubezpieczenie Covid-19114 sportów objętych ochroną
Proama
10,00 zł 1 os. / 1 dzień
Koszty leczenia
300 000 zł
Ratownictwo
300 000 zł
Bagaż
-
Dodatkowo: NNW: 30 000 złOC: 50 000 złubezpieczenie Covid-19
Generali
15,00 zł 1 os. / 1 dzień
Koszty leczenia
800 000 zł
Ratownictwo
800 000 zł
Bagaż
4 000 zł
Dodatkowo: NNW: 50 000 złOC: 200 000 złubezpieczenie Covid-19
Europa Ubezpieczenia
29,00 zł 1 os. / 1 dzień
Koszty leczenia
1 377 101 zł
Ratownictwo
45 903 zł
Bagaż
4 590 zł
Dodatkowo: NNW: 45 903 złOC: 459 034 złubezpieczenie Covid-19OC sportowe: 459 034 zł 27 sportów objętych ochronąsprzęt sportowy

Wybrane ubezpieczenie można zakupić online. Wystarczy wypełnić krótki formularz, podając dane swojej firmy – dzięki temu polisa będzie fakturą. Dokument zostanie przesłany na maila – można go wydrukować i przekazać pracownikowi wysłanemu w delegację.

Czy ubezpieczenie pracownika na podróż służbową można wliczyć w koszty przychodu?

Pracodawca może wliczyć wydatek związany z zakupem ubezpieczenie dla pracownika na podróż służbową, ale pod pewnymi warunkami. Przede wszystkim:

  • ubezpieczenie jest kupowane przez pracodawcą,
  • ubezpieczonym jest jego pracownik,
  • polisa ma charakter jednorazowy,
  • uprawnionym do odbioru świadczenia jest pracownik.

 Na jaki czas można wykupić ubezpieczenie do pracy za granicę?

W naszym kalkulatorze polisę można zakupić na czas od jednego miesiąca do maksymalnie 365 dni (czyli pełnego roku). Można więc dowolnie wybrać, na jak długo potrzeba i samemu zdecydować, do kiedy ona potrwa.

Czy można ubezpieczyć pracownika od Covid-19?

Tak, jak już wspominaliśmy wcześniej większość ubezpieczycieli aktualnie zapewnia ochronę w razie zarażenia się koronawirusem. Do wyboru są różne opcje tego wsparcia. Każdy pracownik i pracodawca może sam zdecydować, jakiej ochrony dokładnie potrzebuje. W naszym kalkulatorze można łatwo porównać, na co można liczyć w tym aspekcie.

ubezpieczenie od Covid-19
UbezpieczycielZakres ubezpieczeniaCena
Nationale-Nederlanden
Koszty leczenia
1 000 000 zł
Ratownictwo
100 000 zł
Bagaż
5 000 zł
3,21 zł
1 os. / 1 dzień
Dodatkowo: zwrot za odwołaną lub skróconą wycieczkępokrycie kosztów leczenia, izolacji (zakwaterowania i wyżywienia) oraz powrotu do domu w razie zachorowania na Covid-19pokrycie zobowiązań po szkodzie nawet do 1 mln zł
Signal Iduna
Koszty leczenia
90 357 zł
Ratownictwo
27 161 zł
Bagaż
-
3,84 zł
1 os. / 1 dzień
Dodatkowo: NNW: 15 000 złleczenie w razie zachorowania na Covid-19pokrycie kosztów testu zleconego przez lekarzaprzedłużony pobyt opiekuna w razie zachorowania dziecka
AXA Partners
Koszty leczenia
600 000 zł
Ratownictwo
600 000 zł
Bagaż
3 000 zł
7,70 zł
1 os. / 1 dzień
Dodatkowo: NNW: 50 000 złOC: 250 000 złleczenie w razie zachorowania na Covid-19pokrycie kosztu testu zleconego przez lekarzapokrycie kosztów izolacji w wyniku pozytywnego testupokrycie kosztów kwarantanny
Proama
Koszty leczenia
100 000 zł
Ratownictwo
100 000 zł
Bagaż
-
10,00 zł
1 os. / 1 dzień
Dodatkowo: NNW: 20 000 złleczenie w razie zachorowania na Covid-19pokrycie kosztu testu z wynikiem pozytywnym zleconego przez lekarza lub placówkę medycznąprzedłużony pobyt z powodu zachorowania dzieckapokrycie kosztów izolacji w wyniku pozytywnego testu
Europa Ubezpieczenia
Koszty leczenia
1 354 651 zł
Ratownictwo
451 550 zł
Bagaż
4 516 zł
19,00 zł
1 os. / 1 dzień
Dodatkowo: NNW: 45 155 złOC: 451 550 złleczenie w razie zachorowania na Covid-19pokrycie kosztu testu z wynikiem pozytywnymprzedłużony pobyt z powodu zachorowania dzieckapokrycie kosztów izolacji w wyniku pozytywnego testupokrycie kosztów kwarantanny
ubezpieczenie od Covid-19
Nationale-Nederlanden
3,21 zł 1 os. / 1 dzień
Koszty leczenia
1 000 000 zł
Ratownictwo
100 000 zł
Bagaż
5 000 zł
Dodatkowo: zwrot za odwołaną lub skróconą wycieczkępokrycie kosztów leczenia, izolacji (zakwaterowania i wyżywienia) oraz powrotu do domu w razie zachorowania na Covid-19pokrycie zobowiązań po szkodzie nawet do 1 mln zł
Signal Iduna
3,84 zł 1 os. / 1 dzień
Koszty leczenia
90 357 zł
Ratownictwo
27 161 zł
Bagaż
-
Dodatkowo: NNW: 15 000 złleczenie w razie zachorowania na Covid-19pokrycie kosztów testu zleconego przez lekarzaprzedłużony pobyt opiekuna w razie zachorowania dziecka
AXA Partners
7,70 zł 1 os. / 1 dzień
Koszty leczenia
600 000 zł
Ratownictwo
600 000 zł
Bagaż
3 000 zł
Dodatkowo: NNW: 50 000 złOC: 250 000 złleczenie w razie zachorowania na Covid-19pokrycie kosztu testu zleconego przez lekarzapokrycie kosztów izolacji w wyniku pozytywnego testupokrycie kosztów kwarantanny
Proama
10,00 zł 1 os. / 1 dzień
Koszty leczenia
100 000 zł
Ratownictwo
100 000 zł
Bagaż
-
Dodatkowo: NNW: 20 000 złleczenie w razie zachorowania na Covid-19pokrycie kosztu testu z wynikiem pozytywnym zleconego przez lekarza lub placówkę medycznąprzedłużony pobyt z powodu zachorowania dzieckapokrycie kosztów izolacji w wyniku pozytywnego testu
Europa Ubezpieczenia
19,00 zł 1 os. / 1 dzień
Koszty leczenia
1 354 651 zł
Ratownictwo
451 550 zł
Bagaż
4 516 zł
Dodatkowo: NNW: 45 155 złOC: 451 550 złleczenie w razie zachorowania na Covid-19pokrycie kosztu testu z wynikiem pozytywnymprzedłużony pobyt z powodu zachorowania dzieckapokrycie kosztów izolacji w wyniku pozytywnego testupokrycie kosztów kwarantanny

Ubezpiecz pracownika na podróż służbową

Pracodawca nie ma obowiązku ubezpieczyć swojego pracownika wysłanego za granicę w delegację. Niemniej jednak ewentualne koszty leczenia będą spoczywać już na nim. Lepiej więc wydać kilkanaście złotych na zakup polisy, którą można wliczyć w koszty przychodu niż płacić astronomiczne kwoty za leczenie w zagranicznych szpitalach czy przychodniach.

Co warto wiedzieć?

  1. Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. za zdrowie pracownika w czasie delegacji za granicą jest odpowiedzialny pracodawca.
  2. Pracownik może domagać się zwrotu kosztów leczenia poniesionych w zagranicznych placówkach medycznych.
  3. Pracodawca może ubezpieczyć się na wypadek takich roszczeń - wystarczy standardowe ubezpieczenie turystyczne, które w przypadku pracowników fizycznych należy rozszerzyć o dodatkowe ryzyko.
  4. Ubezpieczenie podróży służbowej powinno obejmować koszty leczenia, NNW i rozszerzony Assistance.
  5. Polisę tego typu można wliczyć w koszty uzyskania przychodu. 

Najczęściej zadawane pytania

  1. Czy EKUZ nie wystarczy na podroż służbową?

    Nie. Karta zapewnia tylko dostęp do podstawowych usług medycznych i jest honorowana tylko w krajach należących do Unii Europejskiej oraz EFTA . Nie gwarantuje pełnej pomocy, wiele świadczeń medycznych nie jest refundowanych, jak np. ratownictwo, powrót do kraju, leczenie stomatologiczne. Za wizyty u specjalistów czy leczenie szpitalne trzeba dodatkowo zapłacić.

  2. Czy ubezpieczenie pracownika jest obowiązkowe?

    Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. za zdrowie pracownika w czasie delegacji za granicą jest odpowiedzialny pracodawca. Pracownik może domagać się zwrotu kosztów leczenia poniesionych w zagranicznych placówkach medycznych.

  3. Czy można ubezpieczyć pracowników obcokrajowców?

    To zależy od indywidualnych ustaleń danego towarzystwa. Nie każda firma daje taką możliwość.