Kilometrówka 2025. Sprawdź nowe stawki za 1 km przebiegu pojazdu

Kilometrówka to rozwiązanie, które pozwala na zwrot kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego pojazdu do celów służbowych. Choć w 2025 roku zasady kilometrówki pozostają podobne do tych z poprzednich lat, wciąż mogą budzić wątpliwości. Spróbujmy je zatem wyjaśnić.

Czym jest kilometrówka?

Kilometrówka to potoczne określenie ewidencji przebiegu pojazdu, która umożliwia rozliczanie kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu do celów służbowych. Stosuje się ją, gdy pracownik wykorzystuje własny pojazd w ramach obowiązków zawodowych lub przedsiębiorca używa prywatnego auta w działalności gospodarczej i zamierza odliczyć 100% kosztów w KPiR.

Dzięki prowadzeniu kilometrówki możliwe jest precyzyjne określenie liczby przejechanych kilometrów oraz obliczenie należnego zwrotu kosztów na podstawie ustalonych stawek za każdy kilometr.

Od czego zależy wysokość kilometrówki?

Na wysokość zwrotu w ramach rozliczenia wykorzystania prywatnego pojazdu do pracy wpływają:

• rodzaj pojazdu,
• pojemność silnika,
• liczba przejechanych kilometrów.

Limit kilometrówki – ile wynosi?

Ustawa o transporcie drogowym podaje maksymalny miesięczny limit kilometrów, za które przysługuje zwrot kosztów. Limit ten zależy od liczby mieszkańców miejscowości, w której zatrudniony jest pracownik:

• do 100 tys. mieszkańców - limit wynosi 300 km,
• od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców - limit to 500 km,
• powyżej 500 tys. mieszkańców - limit wynosi 700 km.

Warto pamiętać, że powyższe limity dotyczą standardowych sytuacji. W przypadku niektórych służb, takich jak służba leśna czy ratownicza, obowiązują wyższe limity kilometrów. Dodatkowo, pracodawca i pracownik mogą ustalić indywidualne warunki zwrotu kosztów, jednak stawki przekraczające określone limity mogą podlegać opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Ile wynosi kilometrówka?

W 2025 roku stawki kilometrówki w Polsce pozostają na poziomie ustalonym w styczniu 2023 roku. Oznacza to, że pracodawcy zwracają pracownikom koszty używania prywatnych pojazdów do celów służbowych według następujących stawek za 1 kilometr przebiegu:

• samochody osobowe:

- o pojemności skokowej silnika do 900 cm³: 0,89 zł

- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³: 1,15 zł

• motocykle: 0,69 zł
• motorowery: 0,42 zł

Jak obliczyć kilometrówkę?

Aby samodzielnie obliczyć wysokość kilometrówki, pomnóż liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu podaną powyżej. Zrobisz to za pomocą wzoru:

kwota zwrotu = liczba przejechanych kilometrów*stawka za 1 km przebiegu prywatnego samochodu

Kto nie musi prowadzić kilometrówki?

Od stycznia 2019 roku zniesiono obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów podatku dochodowego (PIT) przez przedsiębiorców wykorzystujących prywatne samochody osobowe w działalności gospodarczej. Obecnie mogą oni zaliczać do kosztów uzyskania przychodu 20% poniesionych wydatków związanych z eksploatacją takiego pojazdu bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu.

Ewidencji przebiegu pojazdu w celu odliczenia 100% VAT nie trzeba prowadzić także w przypadku pojazdów o masie całkowitej powyżej 3,5 tony lub pojazdów specjalnych, które z racji swojej konstrukcji są przeznaczone wyłącznie do działalności gospodarczej (np. koparki, ładowarki).

Jakie informacje powinna zawierać kilometrówka pracownika?

Aby prawidłowo rozliczyć koszty używania pojazdów prywatnych do celów służbowych, należy pamiętać o kilku niezbędnych elementach w zależności od tego, kto wnioskuje o zwrot.

Ustawa o PIT określa informacje, jakie musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona przez pracowników. Są to:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• opis trasy (skąd i dokąd),
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Jakie informacje powinna zawierać kilometrówka pracodawcy?

Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów odliczenia 100% VAT i 100% kosztów związanych z pojazdem powinna uwzględniać:

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Dodatkowo należy uwzględnić w niej wpis osoby kierującej pojazdem z rozróżnieniem na każde użycie do celów służbowych, a więc:

• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd i dokąd),
• liczbę przejechanych kilometrów na danej trasie,
• imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem,
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Jakie wydatki można rozliczyć w ramach kilometrówki?

Pracownik lub przedsiębiorca, który prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu, może rozliczyć różne wydatki związane z eksploatacją auta. W ramach kilometrówki rozliczysz więc np.:

✔ paliwo

✔ koszty przeglądów i badań technicznych,

✔ ubezpieczenie OC i AC,

✔ koszty napraw i części zamiennych,

✔ opony i wymiana ogumienia,

✔ opłaty za parkowanie i autostrady – w niektórych przypadkach kilometrówka może uwzględniać opłaty związane z korzystaniem z płatnych dróg i parkingów podczas podróży służbowych, choć często pracodawcy refundują je na podstawie przedstawionych rachunków.

Czego nie można rozliczyć w ramach kilometrówki?

Kilometrówka nie obejmuje:
❌ kosztów prywatnych podróży pracownika,
❌ mandatów i kar drogowych,
❌ kosztów leasingu lub kredytu na zakup pojazdu,
❌ dodatkowych kosztów wyposażenia (np. nawigacji, bagażnika dachowego).

Kilometrówka 2025 według indywidualnych stawek w firmie – czy to możliwe?

Przedsiębiorstwo może ustalić wyższe stawki za kilometr przebiegu pojazdu niż te określone przez prawo. Takie działanie będzie miało jednak swoje skutki podatkowe i w ramach ubezpieczeń społecznych.

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury precyzuje, że pracodawca, który wypłaca swoim pracownikom kilometrówkę za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, jako koszt uzyskania przychodu może uwzględnić jedynie tyle, ile wynosi stawka wskazana w tym akcie. Każdą nadwyżkę wypłaconą nad tę kwotę będzie musiał opodatkować.