0,89 zł lub 1,15 zł – tyle wynosi kilometrówka w 2026 r. dla samochodów osobowych z silnikiem o pojemności skokowej odpowiednio poniżej i powyżej 900 cm3. Ale kilometrówka może też przysługiwać za inne pojazdy – motocykle lub motorowery. Dowiedz się, od czego zależy wysokość kilometrówki i kiedy jej prowadzenie tokonieczność.

Najważniejsze informacje

  • Stawki kilometrówki w 2026 r. wynoszą: 0,89 zł dla aut osobowych o pojemności silnika do 900 cm³, 1,15 zł dla aut osobowych z silnikiem o większej pojemności, 0,69 zł dla motocykli i 0,42 zł dla motorowerów.
  • Kilometrówka to forma rozliczenia wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu prywatnego w celach służbowych.
  • Kilometrówkę rozlicza się na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu – chyba, że pracownik otrzymuje zwrot kosztów w postaci ryczałtu. Wówczas kilometrówka nie jest wymagana.
  • Ewidencja przebiegu pojazdów nie jest konieczna w przypadku samochodów ciężarowych i specjalnego przeznaczenia, np. koparek.
Z tego artykułu dowiesz się:

Czym jest kilometrówka?

Kilometrówka to potoczne określenie ewidencji przebiegu pojazdu – samochodu osobowego, motocykla czy motoroweru. Prowadzenie kilometrówki w sposób rzetelny umożliwia zaliczenie wydatków związanych z eksploatacją pojazdu do firmowych kosztów lub precyzyjne wyliczenie kwoty, jaką powinien otrzymać pracownik wykorzystujący prywatny pojazd do celów służbowych.

Obowiązek prowadzenia kilometrówki może spoczywać na:

  • pracowniku – gdy korzysta on z prywatnego samochodu do celów służbowych;
  • przedsiębiorcy – gdy używa on auta osobowego w działalności gospodarczej i chce odliczyć 100 proc. ponoszonych z tego tytułu wydatków.

Warto wiedzieć

Kilometrówka to zagadnienie, które nie dotyczy przedsiębiorców wykorzystujących samochody o masie całkowitej powyżej 3,5 tony lub pojazdy specjalne (np. koparki). Od stycznia 2019 r. zniesiono obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów podatku dochodowego (PIT) przez przedsiębiorców wykorzystujących prywatne samochody osobowe w działalności gospodarczej.

Ile wynosi kilometrówka w 2026 roku?

W 2026 r. kilometrówka dla poszczególnych rodzajów pojazdów wynosi:

  • samochody osobowe o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,89 zł;
  • samochody osobowe o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł;
  • motocykle – 0,69 zł;
  • motorowery – 0,42 zł.

Stawki kilometrówki nie zmieniły się od stycznia 2023 r. Wówczas w życie weszło rozporządzenie Ministra Infrastruktury zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Których pojazdów dotyczy kilometrówka?

Aktualne przepisy są skonstruowane w taki sposób, że kilometrówka jest przewidziana wyłącznie dla pojazdów spalinowych – nie ma zastosowania do samochodów elektrycznych, hybrydowych i napędzanych wodorem. Co to oznacza dla pracodawców i pracowników, którzy do załatwienia spraw służbowych wykorzystują prywatne auto elektryczne?

W przypadku samochodów elektrycznych nie ma ograniczeń przewidzianych dla pojazdów spalinowych. Zwrot kosztów podróży służbowych odbywanych prywatnym pojazdem elektrycznym może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, a wysokość tych kosztów nie ma w tym przypadku znaczenia. Tak wynika ze stanowiska Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Warto wiedzieć

W 2025 r. Ministerstwo Infrastruktury zapowiadało istotne zmiany zasad rozliczania kilometrówek – w planach było m.in. zróżnicowanie stawek w zależności od rodzaju napędu. Ma to związek właśnie z niedopasowaniem przepisów do realiów – auta elektryczne nie są dziś uwzględniane w przepisach dotyczących kilometrówek.

Limit kilometrówki – ile wynosi?

Kilometrówka nie przysługuje za każdy pokonany kilometr – w przypadku jazd lokalnych przedsiębiorcy muszą przestrzegać następujących limitów:

  • 300 km – gdy pracownik jest zatrudniony w mieście lub gminie do 100 tys. mieszkańców;
  • 500 km – gdy pracownik jest zatrudniony w mieście lub gminie od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;
  • 700 km – gdy pracownik jest zatrudniony w mieście lub gminie ponad 500 tys. mieszkańców.

W przypadku niektórych służb, takich jak służba leśna czy ratownicza, obowiązują wyższe limity kilometrów – 1500 km czy nawet 3000 km. Limity te mogą zostać też podniesione przez przedsiębiorców, jednak wiąże się to z wyzwaniami na gruncie podatkowym.

Jak obliczyć kilometrówkę?

Wysokość kilometrówki obliczysz, mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez odpowiednią stawkę za 1 km – 0,89 zł, 1,15 zł, 0,69 zł lub 0,42 zł. Wzór na wyliczenie kilometrówki jest następujący:

kwota zwrotu = liczba przejechanych kilometrów*stawka za 1 km

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w mieście liczącym ponad 500 tys. mieszkańców, a do celów służbowych używa prywatnego samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm³. W poprzednim miesiącu przejechał lokalnie 550 km. Przysługuje mu zwrot w wysokości 632,50 zł (550 km x 1,15 zł = 632,50 zł).

Jakie informacje powinna zawierać kilometrówka pracownika?

Rzetelna kilometrówka prowadzona przez pracownika nie może zawierać jedynie lakonicznych informacji – wymagane są dość szczegółowe dane, które obejmują:

  • dane podatnika (może je zastąpić pieczątka),
  • imię, nazwisko i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • informacja o okresie (miesiąc, rok), dla którego kilometrówka jest prowadzona,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd i dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika (pracodawcy).

Jakie informacje powinna zawierać kilometrówka pracodawcy?

Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów odliczenia 100% VAT i 100% kosztów związanych z pojazdem powinna uwzględniać:

  • numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Dodatkowo należy uwzględnić w niej wpis osoby kierującej pojazdem z rozróżnieniem na każde użycie do celów służbowych, a więc:

  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd i dokąd),
  • liczbę przejechanych kilometrów na danej trasie,
  • imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem,
  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Jakie wydatki można rozliczyć w ramach kilometrówki?

W ramach kilometrówki można rozliczyć wydatki związane z eksploatacją samochodu, do których należą choćby:

  • paliwo,
  • przeglądy i badania techniczne,
  • ubezpieczenie OC i AC,
  • naprawy i części zamienne,
  • opony i wymiana ogumienia,
  • opłaty za parkowanie i autostrady – w niektórych przypadkach kilometrówka może uwzględniać opłaty związane z korzystaniem z płatnych dróg i parkingów podczas podróży służbowych, choć często pracodawcy refundują je na podstawie przedstawionych rachunków.

Czego nie można rozliczyć w ramach kilometrówki?

Kilometrówka nie obejmuje:

  • kosztów prywatnych podróży pracownika,
  • mandatów i kar drogowych,
  • kosztów leasingu lub kredytu na zakup pojazdu,
  • kosztów związanych z dodatkowym wyposażeniem (np. nawigacją, bagażnikiem dachowym).

Czy kilometrówka może być wyższa niż w rozporządzeniu?

Przedsiębiorca może ustalić wyższe stawki za kilometr przebiegu pojazdu niż te wskazane w przepisach. Takie działanie ma jednak swoje skutki podatkowe – kosztem podatkowym będzie wyłącznie kwota, która została obliczona na zasadach określonych przepisami. Nadwyżka nie może zostać zaliczona do kosztów podatkowych.

Przykład

Pracownik przejechał 1 000 km służbowo. Standardowa stawka dla jego auta to 1,15 zł/km. Firma ustala jednak wyższą stawkę – 1,40 zł/km. W praktyce oznacza to, że:

  • 1 150 zł (1 000 km × 1,15 zł) jest zwolnione z podatku,

  • 250 zł (1 000 km × 0,25 zł nadwyżki) podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Niedopuszczalne jest z kolei zastosowanie wyższych stawek niż wynikające z rozporządzenia, gdy mowa o pracownikach samorządowej sfery budżetowej. W ich przypadku obowiązują stawki wskazane w rozporządzeniu.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

  1. Od czego zależy wysokość kilometrówki?

    Na wysokość zwrotu w ramach rozliczenia wykorzystania prywatnego pojazdu do pracy wpływa rodzaj pojazdu i liczba przejechanych kilometrów. W przypadku samochodów osobowych znaczenie ma również pojemność silnika – granicą jest pojemność skokowa silnika w wysokości 900 cm³.

  2. Czy wysokość kilometrówki 2026 zależy od rodzaju pojazdu?

    Tak – inne stawki stosuje się dla samochodów osobowych, a inne dla motocykli czy motorowerów. W przypadku samochodów osobowych znaczenie ma również pojemność silnika, a granicą jest 900 cm³.

  3. Czy kilometrówka jest opodatkowana?

    Kwota wypłacana w ramach kilometrówki jest zwolniona z podatku dochodowego, gdy zostaną spełnione warunki: ewidencja pojazdu jest prowadzona w sposób rzetelny, a limit wskazany w przepisach nie zostały przekroczony. Nadwyżka ponad limit może być traktowana jako przychód pracownika.

  4. Czy kilometrówka opłaca się każdej firmie?

    Nie w każdej firmie kilometrówka jest najbardziej opłacalnym rozwiązaniem. Jeżeli uwzględnić konieczność prowadzenia ewidencji i czas, jaki trzeba poświęcić na formalności, niekiedy lepszym rozwiązaniem okazuje się rozliczenie 75% kosztów i 50% VAT.