Ubezpieczenie samochodu firmowego – kto może i czy warto je kupić?

Zakup ubezpieczenia firmowego może być kuszący, ponieważ OC, AC i NNW można wliczyć w koszty prowadzenia działalności. Jednak zasady rozliczenia różnią się w zależności od rodzaju polisy. Wyjaśniamy krok po kroku, jak i kiedy można ubezpieczyć pojazd jako firmowy.

Kto może ubezpieczyć samochód firmowy?

Z oferty polis firmowych mogą skorzystać wyłącznie przedsiębiorcy. Nie mogą oni jednak wykupić ubezpieczenia firmowego dla dowolnego auta, które jest ich własnością. Co więcej – nawet rozliczanie samochodu w kosztach działalności gospodarczej nie przesądza o tym, że z punktu widzenia ubezpieczycieli jest on pojazdem firmowym.

Branża ubezpieczeniowa stworzyła własną definicję samochodu firmowego. Zgodnie z nią najczęściej określa się tak pojazdy:

• wykorzystywane w celach zarobkowych w działalności firmy w sposób, który można udowodnić (np. fakturami),
• które nie mają przypisanego jednego kierowcy – może nimi jeździć zarówno właściciel firmy, jak i jego pracownicy,
• które zostały zakupione na firmę (lub w leasingu).

Dokładne warunki, które trzeba spełnić, aby ubezpieczyciel uznał auta za firmowe, zależą od polityki zakładu. Niektóre firmy koncentrują się na własności, inne wymagają, by z samochodu korzystało więcej osób niż jeden kierowca. Przedsiębiorca nie musi zgadzać się na ofertę firmową, jeżeli korzystniejsze będzie dla niego ubezpieczenie jako osoba indywidualna.

Wypowiedź eksperta

OC dla samochodu firmowego jest takie samo jak analogiczna polisa dla auta prywatnego. Przedsiębiorca nie zyskuje szerszej ochrony ani specjalnych przywilejów. Przyczyną, dla której niektórzy właściciele firm decydują się ubezpieczyć pojazd w ofercie firmowej, są przede wszystkim korzyści podatkowe.

Stefania Stuglik, Specjalista ds. ubezpieczeń komunikacyjnych

Prywatny samochód a samochód służbowy – czy może nim zostać?

Wielu przedsiębiorców posiada tylko jedno auto do użytku zarówno prywatnego, jak i służbowego. Tak często pracują samozatrudnieni instruktorzy nauki jazdy. Czy mogą oni ubezpieczyć samochód jako firmowy? Będzie trudno, jeśli pojazd nie został kupiony na firmę i korzysta z niego tylko jedna osoba. Ale nie jest to stała reguła.

Płynna definicja samochodu firmowego wynika z tego, że nie ma żadnych przepisów, które decydują, jakie pojazdy uznawać za firmowe, a jakie nie. Towarzystwa ubezpieczeniowe mają w tej kwestii dowolność, dlatego zdarza się, że wśród samochodów firmowych znajdują się auta:

• w leasingu operacyjnym (których formalnym właścicielem jest firma leasingowa) i leasingu finansowym (stanowiące własność przedsiębiorcy),
• stanowiące własność firmy (wykazane w jej majątku),
• stanowiące własność prywatną właściciela firmy (niewykazane w majątku firmy).

Dlaczego składki OC dla taksówek są wysokie?

Firmy ubezpieczeniowe mają zazwyczaj w ofercie odrębne polisy OC dla taksówkarzy. Traktują tę grupę zawodową w specjalny sposób – ani jak osoby prywatne, ani jak firmy. Powodem takiej decyzji jest szczególne przeznaczenie takiego pojazdu, jakim jest TAXI. Z założenia ma on zarabiać na swoje utrzymanie poprzez jazdę po ulicy, więc będzie intensywniej użytkowany niż zwykły samochód.

A to z kolei rodzi większe ryzyko spowodowania wypadku, co uwzględniają firmy ubezpieczeniowe w swoich kalkulacjach i podwyższają składki na OC dla taksówkarzy.

Wśród przyczyn droższych OC dla taksówek można wymienić:

• dłuższe użytkowanie samochodu (taksówkarz porusza się nim po mieście kilkanaście godzin dziennie, a osoba wykonująca inny zawód najwyżej kilka),
• użytkowanie samochodu w godzinach szczytu, w niesprzyjających warunkach atmosferycznych, kiedy nietrudno o kraksę,
• duże zużycie eksploatacyjne części pojazdu, mogące wywołać nie tylko awarię, ale i być przyczyną wypadku,
• podróże z trudnymi pasażerami rozpraszają kierowców, a w stresie łatwo o stłuczkę.

Te czynniki podwyższają ryzyko wypadku, co firmy przenoszą na zwyżkę w ubezpieczeniu. Taksówkarze mogą czuć się pokrzywdzeni taką polityką towarzystw, która nie bierze pod uwagę ich stażu jako kierowcy czy historii ubezpieczenia. Analogicznie niektóre zakłady obliczają składki dla instruktorów nauki jazdy i kurierów, którzy ubezpieczają swoje pojazdy jako firmowe.

Czy ubezpieczenie samochodu można wliczyć w koszty prowadzenia działalności gospodarczej?

Wiadomo, że koszty działalności gospodarczej pomniejszają podatki, co jest jedną z zalet własnej firmy. Czy można zatem zaliczyć do kosztów składki na ubezpieczenie samochodu? Tak, ale trzeba stosować się do przepisów.

Po pierwsze – inaczej rozlicza się OC, NNW i Autocasco. Opłaty za pierwsze dwie polisy można w całości wliczyć w koszty uzyskania przychodu. A dla AC obowiązują nieco odmienne zasady:

• jeśli ubezpieczamy samochód ciężarowy lub osobowy o wartości do 150 000 zł, można odliczyć całą składkę,
• jeśli ubezpieczamy samochód osobowy o wartości powyżej 150 000 zł, istnieje limit, który liczy się za pomocą schematu: 150 000 zł / wartość samochodu * wysokość składki na AC = kwota, którą można zaliczyć do kosztów firmowych.

Jak ubezpieczyć samochód na firmę?

Jeśli auto spełnia warunki samochodu firmowego wg kryteriów danego towarzystwa, właściciel firmy zawiera umowę z ubezpieczycielem i pojazd zyskuje ochronę. Natomiast jeżeli wybrany ubezpieczyciel nie kwalifikuje pojazdu jako firmowy, warto poszukać innego. Firmy mają różne regulaminy i odrzucenie w jednej nie oznacza, że pojazd jest definitywnie skreślony jako firmowy.

Jak oblicza się cenę OC auta firmowego?

W przypadku osób samozatrudnionych (które same nie są pracodawcami) ubezpieczyciel policzy składkę wg tych samych kryteriów, co dla klienta indywidualnego. Najważniejsze zatem będą dane pojazdu (marka, model, rok produkcji) i właściciela (wiek, staż jako kierowca, historia zniżek itp.).

Inaczej będzie, jeśli samochodów do ubezpieczenia jest więcej niż jeden lub pojazd będzie użytkowany także przez pracownika przedsiębiorcy. Wtedy (w zależności od dokładnej liczby aut) towarzystwo wciąż będzie traktowało takiego przedsiębiorcę jako osobę indywidualną, albo zaproponuje mu ubezpieczenie flotowe.

Jak kupić ubezpieczenie dla floty pojazdów?

Ubezpieczenie flotowe to jedna, zbiorcza polisa dla wszystkich pojazdów w firmie. Za flotę towarzystwa (np. Allianz) uznają ponad 20 samochodów, ale w Warcie wystarczy już tylko 5 aut, aby w ten sposób ubezpieczyć samochody w firmie. Przedsiębiorca zainteresowany nabyciem takiej polisy powinien zgłosić się do przedstawiciela zakładu ubezpieczeń i negocjować stawkę. Im więcej samochodów ma być objętych ubezpieczeniem, tym firmy dają lepsze warunki.

Zalety ubezpieczenia flotowego:

• niższa cena polisy w przeliczeniu na jeden pojazd,
• możliwość zamrożenia cen na dłuższy czas (np. niezmienna wysokość składki przez 2 lata),
• priorytetowe traktowanie przy likwidacji szkód,
• dodatkowe bonusy i udogodnienia niedostępne dla mniejszych klientów,
• nie trzeba pamiętać o kończących się polisach dla każdego samochodu – wszystko załatwia się jednorazowo.

Jak wybrać tanie ubezpieczenie dla auta firmowego?

Wybierając polisę dla samochodu firmowego, nie można się kierować wyłącznie ceną. Chyba że myślimy o OC, to wtedy jak najbardziej. Zakres polisy OC regulują przepisy i jest on taki sam w każdej firmie ubezpieczeniowej, więc nie warto przepłacać, bo się na tym nic nie zyskuje. Jednakże OC często to za mało. Zwłaszcza w odniesieniu do aut firmowych, które są intensywniej użytkowane i obchodzenie z takim samochodem jest inne, niż z pojazdem prywatnym. Chodzi tutaj o:

• częstą zmianę kierowców (pracowników), wśród których zdarzają się tzw. niedzielni kierowcy powodujący stłuczki – warto wykupić AC, które pokryje koszt naprawy szkód,
• wyjazdy w dłuższe trasy i za granicę – przyda się assistance z odpowiednim limitem kilometrów do holowania,
• jeśli samochód jest niezbędny w firmie, należy zadbać o polisę z autem zastępczym, które uratuje ciągłość pracy, jeśli samochód firmowy będzie poważniej uszkodzony.

Gdzie kupić OC dla samochodu firmowego?

Najlepsze OC dla samochodu firmowego to to najtańsze. Niezależnie, ile kosztuje ono u ubezpieczycieli, zawiera taką samą ochronę. Szybki sposób na znalezienie najtańszej oferty OC dla działalności to zrobienie kalkulacji w porównywarce rankomat. Jednoosobowi przedsiębiorcy użytkujący auta prywatnie powinni zaznaczyć w części formularza pytania dotyczące pojazdu okienko „Na 1-os. działalność gospodarczą”. Zobaczą oferty od kilkunastu firm, które będą mogli porównać cenowo i zastanowić się nad rozszerzeniem ubezpieczenia o dodatkowe polisy.

Oto przykładowa kalkulacja oferty, dla Magdy z Opola, 53-letniej właścicielki jednoosobowej działalności i posiadaczki Citroena Berlingo 1.6 z 2021 r.

Kalkulacja z 22.09.2023 r., Citroen Berlingo 2021 r., poj. silnika 1199 cm3