Posiadanie samochodu jest niewątpliwie ułatwieniem prowadzenia działalności gospodarczej, a dodatkowo może generować koszty uzyskania przychodu, obniżając zobowiązania podatkowe. Jednak z jednej strony mamy osoby naginające prawo, a z drugiej regulacje prawne, które mając za zadanie ograniczenie kombinowania, w rzeczywistości utrudniają ludziom życie. Jak się w tym połapać? Jak księgować ubezpieczenie samochodu firmowego? Odpowiadamy. 

Prawo podatkowe w Polsce nie należy do najłatwiejszych. W rankingu International Tax Competitiveness Polska zajęła 36. miejsce na 37. To oznacza, że mamy drugi najbardziej skomplikowany system podatkowy, i ustępujemy jedynie Włochom. Po wprowadzeniu Nowego Ładu mamy efektywnie dwa systemy podatkowe, co daje nam szansę na wyprzedzenie Włochów, i zajęcie dwóch ostatnich miejsc na raz. 

Znajdź OC już od 348zł!
Bez wychodzenia z domu

  • Ceny OC w 5 minut
  • Oferty 14 towarzystw ubezpieczeniowych
  • Pomoc 200 agentów

Jak księgować ubezpieczenie w zależności od formy własności

W Polsce istnieją różne formy własności pojazdu w firmie i od tego będzie zależało to, jak należy uwzględnić ubezpieczenie samochodu w kosztach podatkowych. Są to najczęściej:

  • własność firmowa - pojazd jest wprowadzony do rejestru środków trwałych i używany wyłącznie w związku z działalnością,  
  • własność prywatna - pojazd należy do osoby fizycznej i jest używany w związku z prowadzeniem działalności,  
  • leasing operacyjny - auta nie wprowadza się do rejestru środków trwałych,
  • leasing finansowy - pojazd jest wprowadzony do rejestru środków trwałych, 
  • najem, dzierżawa lub użyczenie - pojazd nie stanowi własności podatnika (ani firmowej, ani prywatnej), a jego wykorzystanie odbywa się na podstawie umowy.

Własność firmowa

Możliwości są dwie. 

  1. Pojazdy wskazane jako własność firmowa mogą być wykorzystywane tylko do działalności gospodarczej. Trzeba je zarejestrować jako firmowe, opracować regulamin korzystania, zgłosić do Urzędu skarbowego na druku VAT-26 i prowadzić rejestr użytkowania. 
  2. Pojazdy są zarejestrowane jako firmowe, ale będziesz je wykorzystywać też prywatnie. 

Według aktualnej linii orzecznictwa Krajowej Administracji Skarbowej do kosztów uzyskania przychodu możesz zaliczyć 100% wydatków na OC, AC i NNW. Przy czym w ubezpieczeniu autocasco obowiązuje limit 150 000 zł wartości pojazdu. 

Własność prywatna

Dojeżdżasz prywatnym samochodem do firmy? Nie chcesz wprowadzać go do rejestru środków trwałych? W takim razie możesz odliczyć 20% kosztów poniesionych na OC, NNW, AC. 

Leasing operacyjny i finansowy

Zarówno w leasingu operacyjnym, jak i finansowym, koszt opłacenia polisy ubezpieczeniowej spoczywa na leasingobiorcy. Główna różnica polega na tym, że w leasingu operacyjnym pojazdu nie wprowadza się do rejestru środków trwałych, a w przypadku leasingu finansowego już tak. 

W obu przypadkach do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej można zaliczyć całość kosztów poniesionych na zakup polisy ubezpieczeniowej.

Najem, użyczenie, dzierżawa

Popularną w ostatnim czasie alternatywą dla leasingu operacyjnego jest najem długoterminowy. 

  • Najem - właściciel pojazdu oddaje pojazd do użytku najemcy w zamian za umówiony czynsz,
  • Użyczenie - właściciel auta oddaje pojazd do użytku biorącemu bezpłatnie. 
Uwaga! Samochód można oddać drugiej osobie w dzierżawę, gdzie umowa zezwalać będzie na korzystanie z przedmiotu najmu wraz z pożytkami. Jednak z racji tego, że pojazd nie generuje pożytków, a korzyści z jego użytkowania generuje podmiot dzierżawiący, bardziej zasadne będzie podpisanie umowy najmu. 

Zarówno w przypadku najmu jak i użyczenia właściciel przekazuje pojazd bez przeniesienia własności. Oznacza to, że kwestie związane z zawarciem umowy ubezpieczenia pozostają przy właścicielu. 

Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by właściciel w umowie najmu lub użyczenia przeniósł zobowiązania wynikające z obowiązku ubezpieczenia na najemcę/biorącego. 

W świetle Ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych to właściciel pojazdu ma obowiązek zadbać o obowiązkowe OC. Nawet po zawarciu w umowie najmu lub użyczenia stosownych zapisów przenoszących ciężar ubezpieczenia na najemcę lub biorącego, w przypadku niewykupienia OC UFG będzie ścigać właściciela. Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego nie będzie interesowała umowa najmu lub użyczenia oraz to, kogo właściciel pojazdu zobowiązał do opłaty składki. Zobowiązanie wobec UFG jest zobowiązaniem wobec państwa a kara za brak OC - karą administracyjną. Właścicielowi pojazdu przysługuje roszczenie zwrotne. 

Stefania Stuglik, ekspert ds. ubezpieczeń komunikacyjnych w rankomat.pl.Stefania Stuglik, ekspert ds. ubezpieczeń komunikacyjnych w rankomat.pl.

Jak księgować koszt ubezpieczenia samochodu ze względu na rodzaj użytkowania?

W 2019 roku ustawodawca wprowadził limity w uwzględnianiu kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu w działalności gospodarczej. Miało to związek szczególnie z praktyką brania drogich samochodów w leasing, aby tworzyć koszty prowadzenia działalności i tym samym obniżać podatek dochodowy. 

Obecnie rozróżnia się trzy sposoby ujmowania tychże kosztów:

  • pojazd jest używany tylko w firmie - 100% kosztów, 
  • pojazd wprowadzony do rejestru środków trwałych jest używany także prywatnie - 75% kosztów, 
  • pojazd jako własność prywatna używany także w firmie - 20% kosztów. 

100% kosztów użytkowania samochodu

Aby móc zaliczyć 100% wydatków na pojazd jako koszty prowadzenia działalności gospodarczej, trzeba spełniać szereg określonych w ustawie warunków, tj.:

  • zgłosić pojazd do właściwego urzędu skarbowego (druk VAT-26), 
  • stworzyć regulamin korzystania z samochodu w przedsiębiorstwie, 
  • prowadzić ewidencję przebiegu (kilometrówkę) w celu udowodnienia, że pojazd jest wykorzystywany tylko w firmie. 

Trzeba pamiętać, że w tym modelu rozliczania kosztów, samochodu firmowego nie wolno pod żadnym pozorem używać w celach prywatnych. Auta ujęte w rejestrze środków trwałych w ten sposób i oznaczone jako w 100% firmowe muszą być zabezpieczone przed użytkiem prywatnym i wyposażone w GPS. W przeciwnym razie urząd skarbowy zakwestionuje część wydatków. 

75% kosztów użytkowania samochodu

Jeżeli samochodu uwzględnionego w rejestrze środków trwałych używasz także prywatnie (tzw. użytek mieszany), możesz odliczyć 75% kosztów, jakie na niego poniesiesz. 

Ważne! Limit 75% nie dotyczy wydatków na OC, AC i NNW. 

Należy tutaj mieć na uwadze, że Urząd Skarbowy nie dba o to, czy faktycznie używasz samochodu firmowego prywatnie, czy nie. Rozgraniczenie stosuje się do celów podatkowych. Jeżeli nie złożysz druku VAT-26 i nie masz zamiaru prowadzić kilometrówki, przyjmuje się, że rezygnujesz z możliwości odliczania 100% kosztów poniesionych na samochód. A jeżeli jednak chcesz odliczać 100% kosztów, musisz zgłosić auto i prowadzić ewidencję użytkowania. 

20% kosztów użytkowania samochodu

W sytuacji odwrotnej, gdy samochód prywatny, nieujęty w rejestrze środków trwałych użytkujesz do prowadzenia działalności gospodarczej, masz prawo ująć w KUP 20% kosztów poniesionych na pojazd. Dotyczy to także ubezpieczenia samochodu

Jak księgować ubezpieczenie z limitem 150 000 zł?

Zmiana w przepisach, która weszła w życie w 2019 roku, wprowadziła także limit wartości pojazdu, do jakiego można odliczać koszty - 150 000 zł. Oznacza to, że w momencie, gdy weźmiesz na firmę samochód o wartości przekraczającej 150 000 zł, koszty ubezpieczeń dobrowolnych (np. wartość ubezpieczenia AC) można księgować proporcjonalnie do wartości auta. Zasady księgowania ubezpieczenia w tym przypadku określa art. 23 ust. 1 pkt 47 Ustawy o podatku dochodowym, który brzmi:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia

Na przykład dla samochodu o wartości początkowej 300 000 zł księgować można 50% poniesionych kosztów. 

Ważne! Dla samochodów z napędem elektrycznym (nie dotyczy hybryd) lub wodorowym limit wynosi 225 000 zł

Ubezpieczenia obowiązkowe, niezależne od wartości pojazdu (jak OC czy NNW w określonych przypadkach) można w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Ubezpieczenia dobrowolne (AC, GAP) zależne od wartości pojazdu podlegają pod limit 150 000 zł. 

Przykład. Pani Aneta prowadzi firmę zajmującą się wynajmem aut luksusowych. W swojej flocie posiada między innymi Mercedesa S 500 o wartości 480 000 zł, BMW serii 7 warte 400 000 zł i Audi A8 o wartości 420 000 zł. Wszystkie auta są wzięte w leasing operacyjny. Przed zmianami z 2019 roku mogła księgować koszty związane z użytkowaniem tych samochodów (raty leasingu, czynsz inicjalny, składki za ubezpieczenie dobrowolne) bez ograniczeń. Obecnie może wrzucić w koszty jedynie kwoty proporcjonalne do limitu 150 000 zł. Załóżmy, że AC na Mercedesa kosztowałoby panią Anetę 5 000 zł. Kwota 150 000 zł stanowi 31,25% wartości auta, więc w koszty może wrzucić tylko 31,25% z 5 000 zł, czyli 1562 zł 50 gr. 

Należy zaznaczyć, że limit 150 000 zł nie dotyczy wydatków eksploatacyjnych, czyli kosztów zakupu paliwa, płynów eksploatacyjnych, bieżących napraw, przeglądów, konserwacji, opłat za autostrady itd. W przypadku tych kosztów stosuje się limity:

  • 75%, gdy samochodu firmowego używamy także prywatnie, 
  • 100%, gdy samochodu używamy tylko w firmie. 

Ubezpieczenie samochodu netto czy brutto?

Polisa ubezpieczenia Autocasco powinna opiewać na konkretną sumę ubezpieczenia, która odpowiada wartości pojazdu. No właśnie - jakiej wartości? Netto? Brutto? A może netto + 50% VAT? Jak ubezpieczyć? 

Odpowiedź na pytanie: "Jakie ubezpieczenie wybrać?" czy "Jaką wartość samochodu wstawić do ubezpieczenia" jest w rzeczywistości bardzo prosta. Wartość, jaką należy wstawić, ma być zgodna z tym, co zgłaszasz do Urzędu Skarbowego. Gdy odliczasz 100% VAT, należy uwzględnić to w ubezpieczeniu. Podobnie gdy odliczeniu podlega tylko 50% VAT. Osoba fizyczna zaś powinna uwzględnić pełną wartość pojazdu. 

Z tego też powodu nasz formularz w kalkulatorze pyta, czy samochód jest na firmę, a następnie pozwala wybrać rodzaj odliczenia VAT. 

Co warto wiedzieć?

  • Możliwość i forma ujmowania składki za ubezpieczenie w kosztach prowadzenia działalności zależy od formy własności pojazdu. 
  • Pojazd może być własnością firmową, własnością prywatną, wzięty w leasing operacyjny lub finansowy. Możesz też wynająć, wydzierżawić lub skorzystać z użyczenia pojazdu należącego do kogoś innego, 
  • Składki za ubezpieczenie, które są obowiązkowe (OC, w niektórych przypadkach NNW), możesz wpisać w koszty w 100%. Ujmowanie pozostałych ubezpieczeń zależeć będzie od formy własności pojazdu, 
  • Jeżeli chcesz odliczać 100% składek za ubezpieczenie pojazdu, musisz używać pojazdu jedynie w ramach działalności oraz spełnić określone ustawą warunki, tj.: zgłosić pojazd do US jako firmowy (druk VAT-26), prowadzić ewidencję użytkowania (kilometrówkę) i stworzyć regulamin korzystania z pojazdu, 
  • Składki za ubezpieczenie samochodu o wartości powyżej 150 000 zł (225 000 zł dla pojazdów z napędem elektrycznym i wodorowym) mogą być ujęte w kosztach proporcjonalnie do wartości auta, 
  • Ubezpieczenia są zwolnione z podatku VAT. 

FAQ - najczęściej zadawane pytania o to, jak zaksięgować składkę za ubezpieczenie samochodu

  1. Czy ubezpieczenie OC zawsze mogę zaliczyć do kosztów podatkowych?

    Tak. Ubezpieczenia obowiązkowe (a takim jest OC) zawsze i w 100% liczą się do kosztów podatkowych. 

  2. Czy ubezpieczenie samochodu osobowego księguje się tak samo jak ubezpieczenie samochodu ciężarowego?

    Tak. Polisy na samochód osobowy i ciężarowy podlegają tym samym przepisom. Różnica między samochodem osobowym a samochodem ciężarowym jest głównie w kwestiach związanych z podatkiem VAT. 

  3. Skoro leasing wymaga ode mnie zakupu autocasco, to czy to nie czyni ubezpieczenia AC obowiązkowym?

    Posiadanie ubezpieczenia AC w przypadku samochodu w leasingu jest wymogiem leasingu, nie prawa. Jest obowiązkowe, jeśli chcesz wziąć leasing, ale sam leasing nie jest obowiązkowy. Żaden z przepisów nie nakazuje posiadania leasingu w określonych sytuacjach. Co innego OC. Niezależnie od tego, czy masz auto w leasingu, czy prywatnie, musisz na nie mieć OC, bo tak każe Ustawa o ubezpieczeniach obowiązkowych.