Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r., to pracodawca odpowiada za zdrowie pracownika w czasie delegacji za granicą. Wielu przedsiębiorców, by uniknąć ewentualnych kosztów leczenia, wykupuje ubezpieczenie na czas podróży. Sprawdzamy, czy firma może taką polisę wliczyć w koszty uzyskania przychodu.
Wydatki poniesione na organizację wyjazdu w celach służbowych są rozliczane przez pracodawców i wrzucane w koszty przychodu. Zarówno koszty dojazdu, noclegu, wyżywienia można zaliczyć do takich wydatków pod warunkiem, że podróż służbowa ściśle wiąże się z działaniem firmy. W ustawie regulującej te kwestie jest też mowa o innych wydatkach związanych z wyjazdem w delegację. Czy można zaliczyć do nich również ubezpieczenie?
Ubezpieczenie podróży służbowej jako koszt uzyskania przychodu
W art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest mowa o tym, że koszty uzyskania przychodów są kosztami, które ponosi się w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Podróż służbowa – ściśle związana z wykonywaniem obowiązków zawodowych – do takich kosztów należy.
Pracodawca, wykupując ubezpieczenie dla pracownika, zabezpiecza majątek firmy przed ewentualnymi wydatkami z tytułu leczenia czy wypadku za granicą podczas podróży służbowej. Polisę można więc wliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Kiedy można wliczyć polisę w koszty uzyskania przychodu?
Oczywiście wiąże się z to z dopełnieniem wymogów formalnych. Ubezpieczenie pracownika na czas wykonywania obowiązków służbowych podczas wyjazdu za granicę może zostać wliczone w koszty uzyskania przychodu, jeśli:
- jest kupowane przez pracodawcę,
- ubezpieczonym jest jego pracownik,
- ma charakter jednorazowy,
- uprawnionym do odbioru świadczenia jest pracownik.
Dokument polisy może być dowodem na poniesienie kosztów przez pracodawcę pod warunkiem, że jest jednocześnie fakturą. Musi więc zawierać nazwę i adres firmy, NIP, dane osoby do kontaktu i dane ubezpieczanych pracowników.
Jak wybrać ubezpieczenie podróży służbowej dla pracownika?
Polisa może zostać wliczona w koszty uzyskania przychodu, jeśli zapewnia dwa elementy – pokrycie kosztów leczenia oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). Suma gwarantowana kosztów leczenia w przypadku delegacji do krajów europejskich powinna wynosić przynajmniej 30 000 euro, w przypadku wyjazdów poza Europę – najlepiej dopasować ją do kosztów leczenia w danym państwie.
Poza KL i NNW ubezpieczenie podróży służbowej może zawierać dodatkowe elementy:
- ochronę bagażu, w ramach której ubezpieczeniem objęty jest sprzęt służbowy (telefon lub laptop), oczywiście do wysokości ustalonej w OWU,
- Assistance– wsparcie informacyjne i prawne w razie problemów za granicą, związane z pokryciem kosztów podróży dla pracownika wysłanego w zastępstwie za tego, który zachorował lub uległ wypadkowi, przekazanie informacji o niemożności wykonywania obowiązków w razie nadzwyczajnych sytuacji, takich jak strajk, uprowadzenie samolotu, wypadek lub choroba, kontynuowanie podróży służbowej, organizacja kierowcy zastępczego,
- ubezpieczenie od opóźnienia lotu i bagażu (zwykle powyżej 5-6 h),
- rozszerzenie o pracę fizyczną - wymagane w przypadku pracowników, których wyjazd wiąże się z wykonywaniem pracy fizycznej, które jest traktowana jako większe ryzyko niż praca umysłowa.
Ile kosztuje ubezpieczenie podróży służbowej?
Cena polisy zależy od wielu czynników, między innymi:
- kierunku wyjazdu,
- liczby ubezpieczanych pracowników,
- celu wyjazdu (podróż związana z wykonywaniem pracy umysłowej lub fizycznej),
- wybranego zakresu ochrony.
Wypowiedź eksperta
Patrycja Pałka, Specjalista ds. ubezpieczeń turystycznych
Wybrane ubezpieczenie można zakupić w naszym kalkulatorze. Wystarczy wypełnić formularz, podając kierunek i cel wyjazdu oraz liczbę wyjeżdżających wraz z ich datami urodzenia. Następnie można zapoznać się z kilkunastoma ofertami i dopasować ochronę do potrzeb pracownika.
| Ubezpieczyciel | Zakres ubezpieczenia | Cena | ||
|---|---|---|---|---|
Koszty leczenia 60 000 eur | Ratownictwo 60 000 eur | Bagaż - | 10,00 zł 1 os. / 1 dzień | |
| Dodatkowo: NNW: 20 000 złOC: 25 000 eurOC sportowe: 25 000 eurosporty objęte polisą: 17zdarzenia pod wpływem alkoholuzachorowanie COVID-19 | ||||
Koszty leczenia 300 000 zł | Ratownictwo 300 000 zł | Bagaż - | 11,00 zł 1 os. / 1 dzień | |
| Dodatkowo: NNW: 30 000 złOC: 50 000 złzdarzenia pod wpływem alkoholuzachorowanie COVID-19 | ||||
Koszty leczenia 600 000 zł | Ratownictwo 600 000 zł | Bagaż 3 000 zł | 13,74 zł 1 os. / 1 dzień | |
| Dodatkowo: NNW: 50 000 złOC: 250 000 złOC sportowe: 250 000 złsporty objęte polisą: 114zdarzenia pod wpływem alkoholusprzęt sportowyzachorowanie COVID-19 | ||||
Koszty leczenia 100 000 eur | Ratownictwo 7 000 eur | Bagaż 1 000 eur | 14,00 zł 1 os. / 1 dzień | |
| Dodatkowo: NNW: 10 000 eurOC: 100 000 eurOC sportowe: 100 000 eurosporty objęte polisą: 10zdarzenia pod wpływem alkoholusprzęt sportowyzachorowanie COVID-19 | ||||
Wybraną polisę można zakupić online, dokument będący jednocześnie fakturą zostanie przesłany na maila. Można go pobrać i wydrukować.
Co warto wiedzieć?
- Wydatki związane z podróżą służbową można wliczyć do kosztów przychodu.
- Polisa turystyczna przeznaczona dla pracownika na czas delegacji również może zostać rozliczona jako koszt przychodu.
- Ubezpieczenie podróży służbowej musi zapewniać pokrycie kosztów leczenia i NNW.
- Aby dokument ubezpieczenia był fakturą, musi zawierać nazwę i adres firmy, NIP, dane osoby do kontaktu i dane ubezpieczanych pracowników.
- Polisę na wyjazd służbowy można mieć już od około 4 zł dziennie.
Najczęściej zadawane pytania
Czy pracodawca ma obowiązek ubezpieczyć pracownika na podróż służbową?
Tak, pracodawca ma obowiązek ubezpieczyć pracownika na podróż służbową. Taka polisa obejmuje ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków, pokrycie kosztów leczenia czy ubezpieczenie bagażu służbowego.
Czy ubezpieczenie podróży służbowej można wliczyć w koszty uzyskania przychodu?
Tak, ale pod pewnymi warunkami. Polisa musi być zakupiona przez pracodawcę, ubezpieczonym na dokumencie jest pracownik. Samo ubezpieczenie musi mieć ma charakter jednorazowy, a uprawnionym do odbioru świadczenia być pracownik.
Co powinno znaleźć się na polisie, by ta mogła być fakturą VAT za zakupu ubezpieczenia?
Musi tam pojawić się nazwa i adres firmy, NIP, dane osoby do kontaktu i dane ubezpieczanych pracowników.
