Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r., to pracodawca odpowiada za zdrowie pracownika w czasie delegacji za granicą. Wielu przedsiębiorców, by uniknąć ewentualnych kosztów leczenia, wykupuje ubezpieczenie na czas podróży. Sprawdzamy, czy firma może taką polisę wliczyć w koszty uzyskania przychodu.

Wydatki poniesione na organizację wyjazdu w celach służbowych są rozliczane przez pracodawców i wrzucane w koszty przychodu. Zarówno koszty dojazdu, noclegu, wyżywienia można zaliczyć do takich wydatków pod warunkiem, że podróż służbowa ściśle wiąże się z działaniem firmy. W ustawie regulującej te kwestie jest też mowa o innych wydatkach związanych z wyjazdem w delegację. Czy można zaliczyć do nich również ubezpieczenie?

Ubezpieczenie podróży służbowej jako koszt uzyskania przychodu

W art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest mowa o tym, że koszty uzyskania przychodów są kosztami, które ponosi się w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Podróż służbowa – ściśle związana z wykonywaniem obowiązków zawodowych – do takich kosztów należy.

Pracodawca, wykupując ubezpieczenie dla pracownika, zabezpiecza majątek firmy przed ewentualnymi wydatkami z tytułu leczenia czy wypadku za granicą podczas podróży służbowej. Polisę można więc wliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Kiedy można wliczyć polisę w koszty uzyskania przychodu?

Oczywiście wiąże się z to z dopełnieniem wymogów formalnych. Ubezpieczenie pracownika na czas wykonywania obowiązków służbowych podczas wyjazdu za granicę może zostać wliczone w koszty uzyskania przychodu, jeśli:

  • jest kupowane przez pracodawcę,
  • ubezpieczonym jest jego pracownik,
  • ma charakter jednorazowy,
  • uprawnionym do odbioru świadczenia jest pracownik.

Dokument polisy może być dowodem na poniesienie kosztów przez pracodawcę pod warunkiem, że jest jednocześnie fakturą. Musi więc zawierać nazwę i adres firmy, NIP, dane osoby do kontaktu i dane ubezpieczanych pracowników.

jakie dane firmy są potrzebne aby dostać fakturę za zakup polisy

Jak wybrać ubezpieczenie podróży służbowej dla pracownika?

Polisa może zostać wliczona w koszty uzyskania przychodu, jeśli zapewnia dwa elementy – pokrycie kosztów leczenia oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). Suma gwarantowana kosztów leczenia w przypadku delegacji do krajów europejskich powinna wynosić przynajmniej 30 000 euro, w przypadku wyjazdów poza Europę – najlepiej dopasować ją do kosztów leczenia w danym państwie. Poza KL i NNW ubezpieczenie podróży służbowej może zawierać dodatkowe elementy:

  • ochronę bagażu, w ramach której ubezpieczeniem objęty jest sprzęt służbowy (telefon lub laptop), oczywiście do wysokości ustalonej w OWU,
  • assistance – wsparcie informacyjne i prawne w razie problemów za granicą, związane z pokryciem kosztów podróży dla pracownika wysłanego w zastępstwie za tego, który zachorował lub uległ wypadkowi, przekazanie informacji o niemożności wykonywania obowiązków w razie nadzwyczajnych sytuacji, takich jak strajk, uprowadzenie samolotu, wypadek lub choroba, kontynuowanie podróży służbowej, organizacja kierowcy zastępczego,
  • ubezpieczenie od opóźnienia lotu i bagażu (zwykle powyżej 5-6 h),
  • rozszerzenie o pracę fizyczną - wymagane w przypadku pracowników, których wyjazd wiąże się z wykonywaniem pracy fizycznej, które jest traktowana jako większe ryzyko niż praca umysłowa.

Ile kosztuje ubezpieczenie podróży służbowej?

Cena polisy zależy od wielu czynników, między innymi:

  • kierunku wyjazdu,
  • liczby ubezpieczanych pracowników,
  • celu wyjazdu (podróż związana z wykonywaniem pracy umysłowej lub fizycznej),
  • wybranego zakresu ochrony.

Standardową polisę dla pracowników wyjeżdżających w delegację na terenie Europy można znaleźć już od 3,1 zł dziennie. Taka ochrona zapewnia pokrycie kosztów leczenia do 20 000 euro, ratownictwa do 6 000 euro, NNW na 15 000 zł oraz ubezpieczenie od opóźnienia lotu powyżej 5 godzin.

ile kosztuje ubezpieczenie do pracy za granicą

Wybrane ubezpieczenie można zakupić w naszym kalkulatorze. Wystarczy wypełnić formularz, podając kierunek i cel wyjazdu oraz liczbę wyjeżdżających wraz z ich datami urodzenia. Następnie można zapoznać się z kilkunastoma ofertami i dopasować ochronę do potrzeb pracownika. Wybraną polisę można zakupić online, dokument będący jednocześnie fakturą zostanie przesłany na maila. Można go pobrać i wydrukować.

Co warto wiedzieć?

  1. Wydatki związane z podróżą służbową można wliczyć do kosztów przychodu.
  2. Polisa turystyczna przeznaczona dla pracownika na czas delegacji również może zostać rozliczona jako koszt przychodu.
  3. Ubezpieczenie podróży służbowej musi zapewniać pokrycie kosztów leczenia i NNW.
  4. Aby dokument ubezpieczenia był fakturą, musi zawierać nazwę i adres firmy, NIP, dane osoby do kontaktu i dane ubezpieczanych pracowników.
  5. Polisę na wyjazd służbowy można mieć już od 3,1 zł dziennie.