Czy ubezpieczenie podróży służbowej można wliczyć w koszty uzyskania przychodu? [ANALIZA]

Wydatki poniesione na organizację wyjazdu w celach służbowych są rozliczane przez pracodawców i wrzucane w koszty przychodu. Zarówno koszty dojazdu, noclegu, wyżywienia można zaliczyć do takich wydatków pod warunkiem, że podróż służbowa ściśle wiąże się z działaniem firmy. W ustawie regulującej te kwestie jest też mowa o innych wydatkach związanych z wyjazdem w delegację. Czy można zaliczyć do nich również ubezpieczenie?

Ubezpieczenie podróży służbowej jako koszt uzyskania przychodu

W art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest mowa o tym, że koszty uzyskania przychodów są kosztami, które ponosi się w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Podróż służbowa – ściśle związana z wykonywaniem obowiązków zawodowych – do takich kosztów należy.

Pracodawca, wykupując ubezpieczenie dla pracownika, zabezpiecza majątek firmy przed ewentualnymi wydatkami z tytułu leczenia czy wypadku za granicą podczas podróży służbowej. Polisę można więc wliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Kiedy można wliczyć polisę w koszty uzyskania przychodu?

Oczywiście wiąże się z to z dopełnieniem wymogów formalnych. Ubezpieczenie pracownika na czas wykonywania obowiązków służbowych podczas wyjazdu za granicę może zostać wliczone w koszty uzyskania przychodu, jeśli:

• jest kupowane przez pracodawcę,
• ubezpieczonym jest jego pracownik,
• ma charakter jednorazowy,
• uprawnionym do odbioru świadczenia jest pracownik.

Dokument polisy może być dowodem na poniesienie kosztów przez pracodawcę pod warunkiem, że jest jednocześnie fakturą. Musi więc zawierać nazwę i adres firmy, NIP, dane osoby do kontaktu i dane ubezpieczanych pracowników.

Jak wybrać ubezpieczenie podróży służbowej dla pracownika?

Polisa może zostać wliczona w koszty uzyskania przychodu, jeśli zapewnia dwa elementy – pokrycie kosztów leczenia oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). Suma gwarantowana kosztów leczenia w przypadku delegacji do krajów europejskich powinna wynosić przynajmniej 30 000 euro, w przypadku wyjazdów poza Europę – najlepiej dopasować ją do kosztów leczenia w danym państwie. Poza KL i NNW ubezpieczenie podróży służbowej może zawierać dodatkowe elementy:

• ochronę bagażu, w ramach której ubezpieczeniem objęty jest sprzęt służbowy (telefon lub laptop), oczywiście do wysokości ustalonej w OWU,
• assistance– wsparcie informacyjne i prawne w razie problemów za granicą, związane z pokryciem kosztów podróży dla pracownika wysłanego w zastępstwie za tego, który zachorował lub uległ wypadkowi, przekazanie informacji o niemożności wykonywania obowiązków w razie nadzwyczajnych sytuacji, takich jak strajk, uprowadzenie samolotu, wypadek lub choroba, kontynuowanie podróży służbowej, organizacja kierowcy zastępczego,
• ubezpieczenie od opóźnienia lotu i bagażu (zwykle powyżej 5-6 h),
• rozszerzenie o pracę fizyczną - wymagane w przypadku pracowników, których wyjazd wiąże się z wykonywaniem pracy fizycznej, które jest traktowana jako większe ryzyko niż praca umysłowa.

Ile kosztuje ubezpieczenie podróży służbowej?

Cena polisy zależy od wielu czynników, między innymi:

• kierunku wyjazdu,
• liczby ubezpieczanych pracowników,
• celu wyjazdu (podróż związana z wykonywaniem pracy umysłowej lub fizycznej),
• wybranego zakresu ochrony.

Standardową polisę dla pracowników wyjeżdżających w delegację na terenie Europy można znaleźć już od 3,1 zł dziennie. Taka ochrona zapewnia pokrycie kosztów leczenia do 20 000 euro, ratownictwa do 6 000 euro, NNW na 15 000 zł oraz ubezpieczenie od opóźnienia lotu powyżej 5 godzin.

Wybrane ubezpieczenie można zakupić w naszym kalkulatorze. Wystarczy wypełnić formularz, podając kierunek i cel wyjazdu oraz liczbę wyjeżdżających wraz z ich datami urodzenia. Następnie można zapoznać się z kilkunastoma ofertami i dopasować ochronę do potrzeb pracownika. Wybraną polisę można zakupić online, dokument będący jednocześnie fakturą zostanie przesłany na maila. Można go pobrać i wydrukować.