Gdzie zgłosić zmianę firmowego rachunku bankowego?

Zmiana firmowego rachunku bankowego powinna być zgłoszona przede wszystkim do Urzędu Skarbowego i ZUS. Możesz to zrobić poprzez aktualizację danych w CEIDG lub złożenie deklaracji NIP-8, w zależności od formy prowadzenia działalności. O nowym numerze konta powinieneś również poinformować swoich kontrahentów oraz inne podmioty, z którymi rozlicza się firma. Sprawdź, gdzie zgłosić zmianę rachunku firmowego oraz w jaki sposób to zrobić.

Czy można zmienić firmowy rachunek bankowy?

Firmowy rachunek bankowy można zmienić i to w dowolnym momencie prowadzenia działalności. Możesz to zrobić poprzez przeniesienie dotychczasowego konta do innego banku lub otworzenie nowego rachunku w tej samej instytucji. Na zmianę konta firmowego często wręcz warto się zdecydować, ponieważ może to zapewnić Twojej firmie szereg korzyści. Zyskać możesz np.:

• obniżenie opłat – za prowadzenie rachunku i poszczególne usługi,
• dostęp do dodatkowych narzędzi – np. programu do fakturowania i księgowania,
• korzystniejsze opcje finansowania – np. możliwość skorzystania z tańszego kredytu firmowego lub leasingu.

Korzystny rachunek znajdziesz w naszym rankingu kont firmowych, który pomoże Ci również porównać oferty w różnych bankach. Samo założenie lub przeniesienie rachunku do innego banku jest natomiast proste. Zazwyczaj wymaga jedynie wypełnienia wniosku, potwierdzenia tożsamości oraz zawarcia z bankiem stosownej umowy. W zależności od instytucji wszystkie formalności załatwisz całkowicie online lub w najbliższym oddziale banku podczas jednej wizyty.

Zmiana firmowego rachunku bankowego wiąże się jednak z dodatkowymi obowiązkami. Najważniejszym z nich jest konieczność powiadomienia o zmianie konta urzędy oraz inne podmioty, z którymi firma prowadzi rozliczenia. Zanim zmienisz bank, sprawdź nasz Ranking kont firmowych – porównaj opłaty za prowadzenie rachunku, przelewy i karty oraz aktualne premie za założenie konta.

Gdzie należy zgłosić nowe konto firmowe?

Nowe konto firmowe należy zgłosić przede wszystkim do Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, ponieważ obowiązek ten wynika wprost z przepisów. Sposób dokonania zgłoszenia zmiany rachunku bankowego zależy od formy prawnej firmy:

• jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – w tym przypadku aktualizujesz dane konta wyłącznie w CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej. Zostaną one wówczas automatycznie przekazane do US i ZUS;
• spółka – zmianę rachunku zgłaszasz samodzielnie do Urzędu Skarbowego i ZUS poprzez wypełnienie stosownych formularzy.

Oprócz tego o zmianie firmowego rachunku bankowego powinieneś powiadomić swoich kontrahentów oraz wszelkie inne instytucje i podmioty, z którymi prowadzisz rozliczenia finansowe. Przepisy nie zawsze Cię do tego nie zobowiązują, ale warto to zrobić ze względów praktycznych. Dzięki temu unikniesz opóźnień w płatnościach, problemów z rozliczeniem VAT, a w niektórych przypadkach także ryzyka naruszenia warunków kontraktów.

Zobacz w tabeli, gdzie trzeba zgłosić zmianę rachunku bankowego firmy i jak to zrobić w zależności od formy prowadzenia działalności.

Zmiana rachunku firmowego – gdzie zgłosić?

Jak zgłosić zmianę firmowego konta bankowego w CEIDG?

Zmianę firmowego konta bankowego w CEIDG możesz zgłosić online na stronie Biznes.gov.pl, osobiście w urzędzie miasta lub gminy lub listownie. Na zgłoszenie masz tylko 7 dni, dlatego najlepiej zrobić to przez internet.

W CEIDG zmiana numeru konta bankowego online jest bardzo prosta i zajmuje dosłownie kilka minut. Zobacz, jak zgłosić taką zmianę krok po kroku:

1. Wejdź na stronę Biznes.gov.pl.
2. Zaloguj się na swoje konto – w tym celu skorzystaj np. z Profilu Zaufanego lub e-Dowodu.
3. Wybierz usługę „Zmień dane w CEIDG”.
4. Przejdź do sekcji dotyczącej rachunków bankowych.
5. Wybierz opcję zmiany konta bankowego firmy.
6. Wprowadź dane nowego rachunku.
7.  Opcjonalnie: usuń dane dotychczasowego konta firmowego.
8. Podpisz wniosek Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
9. Zaczekaj na potwierdzenie aktualizacji danych – powinieneś go otrzymać w ciągu 1-2 dni roboczych w wiadomości e-mail lub na adres e-Doręczeń.

A jak zmienić numer konta firmy w CEIDG podczas wizyty w urzędzie lub listownie? W tym przypadku musisz złożyć papierowy wniosek na formularzu CEIDG-1. Formularz ten otrzymasz w urzędzie lub możesz go pobrać ze strony rządowej. Jeśli wniosek chcesz wysłać pocztą, zrób to listem poleconym. Pamiętaj również, że Twój podpis pod formularzem wysyłanym pocztą musi być potwierdzony przez notariusza.

Jak zgłosić zmianę konta bankowego firmy w urzędzie skarbowym?

Sposób zgłoszenia zmiany konta bankowego firmy w Urzędzie Skarbowym zależy od formy prowadzenia działalności. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), to wystarczy, że dokonasz aktualizacji wpisu w CEIDG. Wprowadzone przez Ciebie do rejestru dane nowego rachunku zostaną wówczas automatycznie przekazane do Urzędu Skarbowego. W przypadku spółki konieczne jest złożenie stosownego formularza bezpośrednio w urzędzie. W zależności od rodzaju spółki powinieneś wypełnić:

• NIP-2 – formularz ten składają spółki cywilne,
• NIP-8 – jest to formularz przeznaczony dla spółek wpisanych do KRS, czyli np. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek akcyjnych.

Zgłoszenia zmiany konta firmowego możesz dokonać osobiście w miejscowym Urzędzie Skarbowym, pocztą lub online. W każdym przypadku wypełniasz formularz NIP-2 lub NIP-8. Przez internet zrobisz do na portalu Biznes.gov.pl lub w eUrzędzie Skarbowym.

Przy wypełnianiu formularza NIP-2 lub NIP-8 zaznacz właściwy cel jego złożenia, czyli „Zgłoszenie aktualizacyjne”. Nowy numer rachunku bankowego firmy wpisz natomiast w sekcji „Informacje dotyczące rachunków bankowych lub w SKOK”.

Jak zmienić rachunek firmowy na białej liście VAT?

Zmiana firmowego rachunku bankowego na białej liście VAT dokona się automatycznie, gdy zrobisz aktualizację wpisu w CEIDG lub złożysz w Urzędzie Skarbowym formularz NIP-2/ NIP-8. Nie musisz więc osobno zgłaszać na białą listę VAT nowego numeru konta.

Pamiętaj, że na białej liście VAT publikowane są wyłącznie konta firmowe. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, to nie możesz do rozliczeń firmowych wykorzystywać swojego konta osobistego (ROR).

Czy trzeba zgłosić zmianę konta firmowego do ZUS?

Zmianę konta firmowego trzeba zgłosić do ZUS w ciągu 7 dni, zwłaszcza gdy firma jest płatnikiem składek. W większości przypadków jednak nie musisz samodzielnie informować urzędu o zmianie rachunku. Jego zgłoszenie do ZUS nastąpi automatycznie, jeżeli:

• dokonasz aktualizacji wpisu w CEIDG – czyli zgłosisz zmianę rachunku jako osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą,
• złożysz formularz NIP-2 lub NIP-8 – czyli gdy zgłosisz zmianę firmowego konta spółki do Urzędu Skarbowego.

Zarówno CEIDG, jak i Urząd Skarbowy są zobowiązane do przekazywania danych firm i podatników do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP). Instytucja ta wysyła je potem do ZUS, KRUS i GUS.

Jaki druk należy złożyć, aby zmienić konto bankowe bezpośrednio w ZUS?

Aby zmienić konto bankowe bezpośrednio w ZUS, należy wypełnić i złożyć formularz ZUS ZBA. Możesz to zrobić online na platformie PUE ZUS. Formularz znajdziesz w aplikacji ePłatnik, w sekcji „Dokumenty ubezpieczeniowe” i zakładce „Dodaj dokument”. Wyświetlą Ci się tam różne deklaracje, w tym formularz ZUS ZBA „Informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek”. Po wybraniu tego dokumentu skorzystaj z kreatora, który krok po kroku pomoże Ci prawidłowo wypełnić formularz.

Kogo jeszcze powiadomić o zmianie konta bankowego firmy?

O zmianie firmowego konta bankowego warto powiadomić także swoich klientów oraz wszelkie inne podmioty, z którymi prowadzisz rozliczenia. Jeśli wobec firmy toczy się postępowanie egzekucyjne lub upadłościowe, o zmianie rachunku należy również poinformować komornika lub syndyka.

Oto lista najważniejszych podmiotów, które powinieneś poinformować o zmianie firmowego rachunku bankowego:

• kontrahenci i klienci,
• biuro rachunkowe,
• komornik lub syndyk,
• operatorzy płatności,
• platformy sprzedażowe i marketplace’y,
• firma faktoringowa,
• firma leasingowa,
• kredytodawcy,
• instytucje, od których otrzymujesz dotacje np. PFRON,
• inne podmioty, które wykonują przelewy na dotychczasowy rachunek.

Informację o zmianie konta najlepiej przekaż poszczególnym podmiotom w oficjalnym piśmie wysłanym pocztą oraz dodatkowo drogą elektroniczną. W przypadku klientów i kontrahentów pismo o zmianie rachunku warto dołączyć dodatkowo do kolejnej wysyłanej im faktury. Dzięki temu zyskasz większą pewność, że należność zostanie uregulowana na właściwe konto.

Co zrobić z dotychczasowym rachunkiem firmowym?

Dotychczasowy rachunek firmowy najlepiej zamknąć. Zrób to jednak dopiero wtedy, gdy upewnisz się, że nie wpłyną na niego już żadne oczekiwane należności. Może się natomiast zdarzyć, że niektórzy kontrahenci będą jeszcze przez pewien czas pomyłkowo regulować faktury na stare konto. W praktyce zatem warto je zamknąć dopiero po upływie co najmniej 1-3 miesięcy.

Zanim zamkniesz poprzedni rachunek firmowy, pamiętaj o kilku kwestiach:

• pozostaw na nim środki, które pokryją bieżące opłaty bankowe,
• przenieś zlecenia stałe i płatności cykliczne na nowe konto,
• dopilnuj, aby bank przelał środki z rachunku VAT na jego nowy odpowiednik (w przeciwnym razie będziesz musiał złożyć specjalny wniosek do Urzędu Skarbowego),
• rozważ ustawienie automatycznego przelewu środków na nowe konto, które mogą jeszcze wpływać na stary rachunek.

Przed zamknięciem rachunku warto również pobrać z niego wyciągi bankowe z ostatnich 5 lat, ponieważ mogą być potrzebne np. w przypadku kontroli skarbowej. Takie wyciągi możesz uzyskać potem także bezpośrednio z banku, który powinien je przechowywać w archiwum przez 10 lat. Usługa ta jest jednak zazwyczaj płatna i dość kosztowna.

Jeśli zamykasz stare konto, bo jest dla Ciebie za drogie, porównaj aktualne oferty kont firmowych i wybierz rachunek bez opłat lub z bonusem na start.

Katarzyna Zuba

Redaktor

redakcja@rankomat.pl

Z wykształcenia jestem ekonomistką, a zawodowo od ponad dziesięciu lat zajmuję się tworzeniem dla portali internetowych treści o tematyce z zakresu finansów, bankowości, prawa i biznesu. W swoich artykułach dzielę się z czytelnikami swoją wiedzą zdobytą podczas studiów, ale też praktycznym doświadczeniem wynikającym z wieloletniej pracy w branży finansowej. Prywatnie jestem miłośniczką kotów, pieszych wędrówek, jazdy na rowerze oraz nowinek technologicznych.

Zobacz inne wpisy tego autora »

Komentarze: