Zmiana danych w banku – jak możemy to zrobić?

Miałeś darmowe przelewy z banku, a nagle zrobiły się płatne, a Ty nic o tym nie wiesz? Być może zapomniałeś zaktualizować w banku adres e-mail, na który instytucja finansowa przesyła istotne informacje, np. o nowym cenniku. Zapoznaj się z artykułem, a dowiesz się, jakie dane w banku należy aktualizować, dlaczego to takie ważne i jak to zrobić.

Według danych Banku Światowego za 2025 r. około 86% dorosłych Polaków ma konto w banku. Oznacza to dla kilkudziesięciu milionów osób konieczność aktualizacji danych za każdym razem, gdy zmienią numer kontaktowy, adres do korespondencji lub wymienią dowód osobisty.

Dlaczego bank musi znać aktualne dane klienta?

Obowiązek aktualizacji danych klientów banków wynika z przepisów. Przede wszystkim ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (zwana potocznie ustawą AML) i prawa bankowego. Zgodnie z art. 34 ust. 1 ustawy AML, instytucje finansowe są zobowiązane do stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, co obejmuje identyfikację klienta i weryfikację jego tożsamości.

Banki mają też obowiązek monitorować, czy dane klientów są aktualne. Wynika to z tzw. zasady Poznaj Swojego Klienta (z ang. Know Your Customer, w skrócie KYC), będącej częścią procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. W praktyce oznacza to, że bank ma obowiązek stale oceniać ryzyko związane z relacją z danym klientem, a więc musi mieć pewność, że rozmawia z właściwą osobą.

Jeśli w dokumentach znajdują się nieaktualne dane, instytucja może błędnie ocenić sytuację prawną lub finansową klienta, a w skrajnych przypadkach nawet naruszyć przepisy AML. Dlatego banki okresowo proszą klientów o potwierdzenie danych lub przesłanie aktualnego dokumentu tożsamości. Nie jest to zatem przejaw nadgorliwości, ale wymóg wynikający z prawa.

Ale aktualność danych to nie tylko element systemu bezpieczeństwa prawnego, ale i sposób, aby bank mógł sprawnie się z Tobą kontaktować i realizować Twoje dyspozycje bez komplikacji.

Instytucja finansowa korzysta z danych, które aktualnie widzi w systemie. Powiadamia Cię np. o zmianie cennika na adres mailowy, który podałeś czy wysyła papierowy list na wskazany przez Ciebie adres korespondencyjny. Jeżeli zatem Twoje dane kontaktowe nie będą aktualne, bank nie będzie w stanie Cię skutecznie poinformować o istotnych sprawach, a Ty możesz stracić prawo do odwołania lub reklamacji.

Jakie dane trzeba zaktualizować w banku?

Bank powinien znać Twoje aktualne dane, istotne z punktu identyfikacji tożsamości i kontaktu z Tobą. W praktyce chodzi tu o dane osobowe, adresowe i kontaktowe.

Przede wszystkim są to:

• imię i nazwisko,
• nr PESEL,
• nr i seria dokumentu tożsamości,
• obywatelstwo,
• adres zameldowania,
• adres korespondencyjny,
• e-mail,
• numer telefonu.

Zakres danych, które bank powinien posiadać, nie ogranicza się wyłącznie do podstawowych informacji osobowych. Niektóre instytucje finansowe wymagają podania np. wykształcenia, źródła dochodów lub dodatkowych informacji, zwłaszcza gdy ubiegasz się o kredyt lub inny produkt bankowy.

Jeżeli jesteś klientem firmowym banku, czyli np. otwierasz w nim rachunek firmowy lub składasz wniosek o kredyt na firmę, instytucja finansowa będzie potrzebowała także danych z rejestrów CEiDG, NIP i REGON. W przypadku spółek bank może być jeszcze bardziej dociekliwy i poprosić o wypis z KRS oraz dane osób uprawnionych do reprezentacji spółki.

Każda informacja na temat Twoich danych osobowych w banku powinna być aktualna. Tzn. musisz zgłosić zarówno poważniejsze zmiany jak np. zmiana nazwiska, jak i zaktualizować z pozoru drobniejszą zmianę typu nowy adres e-mail.

Bank ma prawo poprosić o dokumenty potwierdzające poprawność zmiany. Oznacza to, że kiedy zmieniasz np. nazwisko, instytucja finansowa może zażądać wglądu do nowego dowodu osobistego albo w stosowne dokumenty z Urzędu Stanu Cywilnego. W przypadku mniej newralgicznych zmian typu nowy adres e-mailowy potwierdzenia tego typu nie są konieczne.

Dodatkowo, również od 30 czerwca 2026 r. banki dostaną dostępy do zdjęć twarzy w Rejestrze Dowodów Osobistych. Oznacza to, że instytucje finansowe będą mogły zweryfikować, czy zdjęcie w państwowym systemie jest takie samo jak w dowodzie klienta. To kolejny element poprawy bezpieczeństwa operacji finansowych.

W jakich sytuacjach pamiętać o zgłoszeniu zmiany danych w banku?

Masz obowiązek niezwłocznie poinformować bank o wszelkich zmianach danych przekazanych wcześniej w ramach procedury identyfikacji. Przepisy nie wskazują konkretnego terminu, ale ten obowiązek jest ciągły, czyli musisz dbać o ich aktualność danych przez cały czas trwania umowy z bankiem.

Są sytuacje, w których każdy z nas intuicyjnie pamięta, że trzeba poinformować bank o zmianie danych. Ale są też takie, o których wiele osób zapomina, choć mają one znaczenie dla poprawności umowy i bezpieczeństwa konta.

Do oczywistych sytuacji należą:

• wymiana dowodu osobistego,
• zmiana nazwiska (po ślubie, rozwodzie lub decyzją administracyjną),
• zmiana adresu zamieszkania lub korespondencyjnego,
• nowy numer telefonu lub adresu e-mail.

Do mniej oczywistych sytuacji warto zaliczyć zmiany:

• danych pełnomocnika do rachunku,
• danych współwłaściciela konta (np. dziecka),
• obywatelstwa,
• numeru PESEL (rzadko się zdarza, ale decyzją administracyjną jest możliwa),
• danych firmowych (np. zmiana siedziby firmy, przekształcenie JDG w spółkę i co za tym idzie zmiana wielu danych rejestrowych).

Warto pamiętać, że niektóre zmiany danych pociągają za sobą inne, np. zmiana nazwiska może wymagać uaktualnienia wzoru podpisu w banku.

Czy zmianę dowodu osobistego trzeba zgłosić do banku?

Wymianę dowodu osobistego musisz za każdym razem zgłosić do banku, ponieważ zmieni się wtedy numer i seria dokumentu i data jego ważności. Nie ma znaczenia, czy przyczyną wymiany dowodu było jego zastrzeżenie (po kradzieży lub zagubieniu) czy upływ terminu ważności.

W przypadku zbliżającej się daty ważności dokumentu, niektóre banki przypominają o tym. Robią to poprzez wiadomość SMS, komunikat w aplikacji mobilnej czy kontakt ze strony konsultanta. To dodatkowe udogodnienie dla Ciebie, gdyż ważny dowód osobisty konieczny jest w wielu sytuacjach.

Na własnej skórze przekonała się o tym jedna z bliskich mi osób, która ze względu na nieważny dowód, musiała przełożyć plany wakacyjne. Dopiero dokonując odprawy samolotowej na krótko przed odlotem, zorientowała się, że jej dokument stracił ważność kilka tygodni wcześniej. A nieważny dowód traktowany jest, jakby w ogólnie nie istniał. Na wyrobienie nowego dowodu nie było już czasu, a osoba nie posiadała paszportu, więc musiała odwołać podróż i pogodzić się utratą środków. Wobec tego przypomnienia z banku o bliskim terminie ważności to cenne i praktyczne rozwiązanie.

Jak zmienić dane osobowe w banku?

Zmianę danych osobowych zrobisz samodzielnie w serwisie transakcyjnym, aplikacji bankowej, podczas wizyty w placówce lub na infolinii (ostatnia opcja nie zawsze jest dostępna w przypadku zmiany wymagającej potwierdzenia dokumentem, np. zmiany nazwiska).

Poniżej instrukcja, jak zmienić dane w aplikacji mobilnej Millenium Bank S.A.

1. Zaloguj się do aplikacji i kliknij ikonę Profil (w lewym górnym rogu ekranu) -> Moje dane.
2. Wybierz sekcję Dane osobowe i dokumenty lub Dane kontaktowe. W pierwsze sekcji zmienisz imię i nazwisko oraz serię, numer i datę ważności dokumentu. Co istotne – imię i nazwisko zaktualizujesz tylko wraz z aktualizacją dowodu. Jeżeli zatem zmieniasz nazwisko po ślubie, najpierw musisz wyrobić nowy dowód osobisty i na jego podstawie zaktualizować nazwisko. Sekcja Dane kontaktowe służy do zmiany numeru telefonu komórkowego, stacjonarnego (jeżeli taki masz zdefiniowany), adresu e-mail i adresu korespondencyjnego.
3. Po wskazaniu właściwiej opcji kliknij Edytuj i wpisz nowe, aktualne dane, kliknij Zapisz i potwierdź zmianę.

Jakie mogą być konsekwencje nieaktualnych danych w banku?

Skutki nieaktualnych danych w systemach bankowych zależą od rodzaju błędnej (nieaktualnej) informacji. Bank wiele istotnych komunikatów wysyła na skrzynkę e-mail klienta – jeżeli podałeś adres e-mail, na który rzadko lub w ogóle zaglądasz, możesz przeoczyć istotne informacje typu zmiana cennika, aktualizacja regulaminu.

Instytucje finansowe mogą korzystać też z Twojego adresu korespondencyjnego do wysyłki papierowych listów, np. gdy masz problemy ze spłatę kredytu, banki z reguły ślą pierwsze monity elektronicznie (SMS-em, e-mailem), ale gdy to nie przynosi skutków, mogą próbować kontaktować się z Tobą tradycyjną pocztą.

Jeśli jednak wszędzie widnieją nieaktualne dane, przypomnienia do Ciebie nie dotrą. Bank będzie mógł wypowiedzieć Ci umowę kredytową, mimo że brak spłat spowodowany był zwykłym przeoczeniem, a nie Twoimi kłopotami finansowymi czy celowym unikaniem spłacenia zobowiązania.

W przypadku upływu terminu ważności dokumentu tożsamości systemy bankowe to „widzą”. W takiej sytuacji bank ma prawo zablokować Ci wykonywanie przelewów i transakcję kartami – jest to zgodne z przepisami ustawy AML. Bank odblokuje możliwość dokonywania operacji, dopiero gdy zaktualizujesz dane nowego dokumentu.

Pamiętaj przy tym, że w instytucjach finansowych masz prawo używać mDowodu, dostępnego w aplikacji mObywatel, gdyż jest on honorowany w bankach jak tradycyjny plastik. Wobec tego, jeżeli Twój plastikowy dowód straci ważność i bank przez to zablokuje Ci serwisy transakcyjne, nie musisz czekać z odblokowaniem do czasu wyrobienia nowego dowodu i dostarczenia jego danych. Wystarczy, że jako nowe dane dowodu wprowadzisz dane z mDowodu.

Justyna Czerwińska

Redaktor

redakcja@rankomat.pl

Z szeroko pojętymi finansami jestem związana od początku pracy zawodowej. W latach 2009-2014 pracowałam w Polkomtel S.A. w dziale faktur. Później przez 3 lata zdobywałam doświadczenie w pionie zakupów RUCH S.A. Obecnie dzielę się wiedzą na tematy finansowe (także korporacyjne), księgowo-podatkowe i biznesowe.

Moje artykuły przeczytasz m.in. w serwisach Rankomat, mBank, inFakt, i BusinessInsider. Prywatnie lubię łamigłówki analityczno-liczbowe (Sudoku rozwiązuję codziennie!), słucham ciężkiej muzyki i staram się przynajmniej raz w miesiącu wyjechać na city break.

Zobacz inne wpisy tego autora »

Komentarze: