Najem okazjonalny - co to znaczy i na czym polega?

Najem okazjonalny – co to znaczy i na czym polega?

Najem okazjonalny to szczególny rodzaj umowy najmu lokalu mieszkalnego, uregulowany w art. 19a–19e ustawy o ochronie praw lokatorów, który daje wynajmującemu znacznie prostszą i szybszą drogę do odzyskania mieszkania, jeśli najemca nie wywiązuje się z umowy. Kluczowa różnica względem zwykłego najmu polega na tym, że najemca już na starcie, w formie aktu notarialnego, zgadza się na dobrowolne poddanie się egzekucji i opróżnienie lokalu na żądanie właściciela.

• Umowa zawierana jest na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat.
• Wynajmującym może być wyłącznie osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali.
• Najemca musi złożyć oświadczenie o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego oraz wskazać lokal, do którego mógłby się wyprowadzić w razie eksmisji.
• Właściciel zgłasza zawarcie umowy do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.
• W razie problemów z najemcą wynajmujący może skorzystać z przyspieszonej procedury odzyskania lokalu, z pominięciem zwykłego postępowania sądowego o eksmisję.

Wszystkie te elementy razem sprawiają, że najem okazjonalny bywa nazywany "najmem z zabezpieczeniem" – to rozwiązanie stworzone przede wszystkim z myślą o ochronie interesów właściciela mieszkania.

Najem okazjonalny dotyczy wyłącznie wynajmu na cele mieszkaniowe osobom fizycznym. Nie można w ten sposób wynająć lokalu firmie ani przeznaczyć go na działalność gospodarczą najemcy – w takich przypadkach stosuje się zwykłą umowę najmu albo najem instytucjonalny.

Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego?

Umowę najmu okazjonalnego mogą zawrzeć tylko określone strony – nie każdy właściciel i nie każdy najemca się kwalifikuje.

Wynajmującym może być wyłącznie osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali – jeśli wynajmujesz mieszkania jako firma, musisz skorzystać z najmu instytucjonalnego, a nie okazjonalnego.

Najemcą może być tylko osoba fizyczna, a lokal musi służyć wyłącznie celom mieszkaniowym – nie można w ten sposób wynająć powierzchni pod działalność gospodarczą.

Właściciel musi posiadać tytuł prawny do lokalu – własność, spółdzielcze prawo do lokalu lub inny tytuł pozwalający na zawarcie umowy najmu.
Obie strony muszą mieć pełną zdolność do czynności prawnych, czyli być pełnoletnie i nieubezwłasnowolnione.

W praktyce oznacza to, że najem okazjonalny sprawdzi się głównie u osób prywatnych wynajmujących pojedyncze mieszkanie, a nie u firm zarządzających większą liczbą nieruchomości.

Jakie dokumenty są potrzebne do najmu okazjonalnego?

Żeby umowa najmu okazjonalnego była ważna i dawała wynajmującemu pełną ochronę przewidzianą w ustawie, sama pisemna umowa najmu to za mało – musisz dołączyć do niej trzy konkretne załączniki.

1. Umowa najmu w formie pisemnej, zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat – pod rygorem nieważności musi mieć formę pisemną.
2. Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się on egzekucji obowiązku opróżnienia i wydania lokalu, na podstawie art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego.
3. Wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym mógłby zamieszkać w razie wykonania egzekucji.

Oświadczenie właściciela tego wskazanego lokalu, lub osoby z tytułem prawnym do niego, o zgodzie na zamieszkanie w nim najemcy – z podpisem notarialnie poświadczonym.

Bez kompletu tych dokumentów umowa formalnie nadal obowiązuje, ale traci status najmu okazjonalnego i funkcjonuje jak zwykła umowa najmu, bez przyspieszonej ścieżki odzyskania lokalu.

Najem okazjonalny a zwykły najem – najważniejsze różnice

Najem okazjonalny różni się od zwykłego najmu przede wszystkim stopniem formalności i ochrony, jaką daje wynajmującemu – w zamian za dodatkowe wymogi na starcie zyskuje on znacznie prostszą drogę do odzyskania mieszkania.

Największą różnicą w praktyce jest brak okresu ochronnego przy najmie okazjonalnym – to on sprawia, że eksmisja jest tu realnie szybsza i prostsza niż przy zwykłej umowie.

Przy zwykłym najmie eksmisji nie można przeprowadzić w okresie od 1 listopada do 31 marca, jeśli nie zapewniono lokalu socjalnego, a dodatkową ochronę mają między innymi kobiety w ciąży, małoletni, osoby niepełnosprawne czy bezrobotne. Przy najmie okazjonalnym te ograniczenia nie obowiązują, co jest głównym powodem, dla którego wynajmujący decydują się na tę formę umowy.

Ile kosztuje najem okazjonalny i kto płaci za notariusza?

Koszt najmu okazjonalnego to przede wszystkim opłata za akt notarialny z oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji – w 2026 roku maksymalna stawka notarialna za ten dokument wynosi 480,60 zł netto, czyli 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę, które od 1 stycznia 2026 roku wynosi 4806 zł brutto.

Do tej kwoty dochodzi VAT oraz opłata za wypisy aktu – każdy kolejny egzemplarz jest liczony osobno, więc ostateczny rachunek u notariusza bywa wyższy niż sama stawka ustawowa. Warto poprosić kancelarię notarialną o wycenę pełnego kosztu brutto z wypisami, żeby realnie porównać oferty różnych kancelarii.

Przepisy nie wskazują, kto ma pokryć ten koszt – to zwykle temat do ustalenia między stronami jeszcze przed podpisaniem umowy. W praktyce zdarza się, że płaci najemca, bo to jego oświadczenie, wynajmujący, bo to on korzysta z dodatkowej ochrony, albo strony dzielą się kosztem po połowie.

Jak zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego?

Zgłoszenia najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego dokonuje wynajmujący, w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na swoje miejsce zamieszkania.

1. Przygotuj skan umowy najmu okazjonalnego oraz skan oświadczenia notarialnego najemcy o poddaniu się egzekucji.
2. Skompletuj dane stron umowy oraz adres wynajmowanej nieruchomości.
3. Wybierz formę zgłoszenia – osobiście w urzędzie, listownie za potwierdzeniem odbioru, albo elektronicznie przez portal e-Urząd Skarbowy przy użyciu Profilu Zaufanego lub aplikacji mObywatel.
4. Złóż zgłoszenie w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu.
5. Zachowaj potwierdzenie złożenia dokumentów – przy zgłoszeniu elektronicznym będzie to Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które stanowi twardy dowód dotrzymania terminu.

Termin liczy się od faktycznego rozpoczęcia najmu, a nie od dnia podpisania umowy czy wizyty u notariusza – warto mieć to na uwadze, jeśli między tymi wydarzeniami jest kilka dni różnicy.

Brak zgłoszenia w terminie nie unieważnia umowy, ale pozbawia ją statusu najmu okazjonalnego. Umowa zaczyna funkcjonować jak zwykły najem – bez przyspieszonej ścieżki odzyskania lokalu i bez pominięcia okresu ochronnego najemcy, mimo że wcześniej poniosłeś koszt notariusza.

Jak wygląda wypowiedzenie umowy najmu okazjonalnego?

Wypowiedzenie umowy najmu okazjonalnego przebiega w dwóch etapach: najpierw wynajmujący wypowiada samą umowę na zasadach ogólnych, a jeśli najemca mimo to nie opuści lokalu, uruchamia przyspieszoną procedurę opartą na akcie notarialnym.

Wynajmujący może wypowiedzieć umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeśli zachodzi jedna z sytuacji przewidzianych w ustawie:

• Najemca zalega z zapłatą czynszu za co najmniej trzy pełne okresy płatności.
• Najemca używa lokalu w sposób sprzeczny z umową lub niszczy jego wyposażenie.
• Najemca oddał lokal lub jego część w podnajem bez zgody wynajmującego.
• Upłynął okres, na jaki umowa została zawarta, a strony nie przedłużyły jej w formie aneksu.

Jeśli mimo wypowiedzenia najemca nie opuści lokalu dobrowolnie, wynajmujący może skorzystać z przyspieszonej ścieżki:

1. Doręcza najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu, z podpisem urzędowo poświadczonym, wyznaczając termin nie krótszy niż 7 dni.
2. Jeśli najemca nie opuści lokalu w wyznaczonym terminie, składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, w którym najemca wcześniej poddał się egzekucji.
3. Po uzyskaniu klauzuli wykonalności sprawą zajmuje się komornik, który przeprowadza egzekucję obowiązku opróżnienia lokalu – bez konieczności prowadzenia odrębnego procesu sądowego o eksmisję.

Cała ta ścieżka jest znacznie krótsza niż tradycyjne postępowanie eksmisyjne, które przy zwykłym najmie może trwać nawet kilkanaście miesięcy.

Wady i ryzyka najmu okazjonalnego

Najem okazjonalny daje wynajmującemu realną przewagę, ale nie jest rozwiązaniem pozbawionym wad – warto znać jego ograniczenia, zanim zdecydujesz się na tę formę umowy.

• Dodatkowy koszt i czas na starcie – wizyta u notariusza to nie tylko wydatek, ale też formalność, którą trzeba zaplanować przed podpisaniem umowy.
• Konieczność znalezienia osoby chętnej do wskazania lokalu zastępczego – nie każdy najemca ma kogoś, kto zgodzi się podpisać takie oświadczenie, co bywa realną przeszkodą, zwłaszcza dla osób spoza dużych miast rodzinnych.
• Ochrona nie jest natychmiastowa – nawet przy najmie okazjonalnym trzeba przejść przez sąd, który nadaje klauzulę wykonalności, i komornika, więc odzyskanie lokalu wciąż wymaga czasu, choć krótszego niż w zwykłym postępowaniu eksmisyjnym.
• Błędy formalne unieważniają ochronę – brak zgłoszenia do urzędu skarbowego w terminie albo wada w którymkolwiek z załączników sprawia, że umowa traci status najmu okazjonalnego.
• Węższa grupa potencjalnych najemców – część osób nie zgodzi się na dodatkowe formalności notarialne, co może wydłużyć czas poszukiwania najemcy.

Dlatego najem okazjonalny nie zwalnia z podstawowej ostrożności – nadal warto zweryfikować najemcę przed podpisaniem umowy i rozważyć dodatkowe zabezpieczenia. 

Najem okazjonalny zabezpiecza głównie samo odzyskanie lokalu – nie chroni bezpośrednio przed zniszczeniem mieszkania czy stratą finansową z tytułu niezapłaconego czynszu. Te ryzyka można dodatkowo zabezpieczyć odpowiednim ubezpieczeniem, o czym piszemy w kolejnej części artykułu.

Czy warto ubezpieczyć mieszkanie przy najmie okazjonalnym?

Najem okazjonalny zabezpiecza Cię głównie na wypadek problemów z samym najemcą, ale nie chroni mieszkania przed zalaniem, pożarem czy kradzieżą, ani nie zrekompensuje strat, jeśli najemca zniknie z zaległym czynszem. Dlatego dobrze dobrane ubezpieczenie mieszkania na wynajem to naturalne uzupełnienie ochrony, jaką daje sama umowa.

Zanim wybierzesz polisę, porównaj kilka wariantów – sprawdzisz wtedy, czy obejmują one mury i stałe elementy, ruchomości, OC w życiu prywatnym, czy dodatkowo ochronę przed niezapłaconym czynszem. Porównywarka pomoże Ci to zrobić szybko i bez wychodzenia z domu, dzięki czemu wybierzesz ochronę faktycznie dopasowaną do Twojej sytuacji.

UBEZPIECZENIE NIERUCHOMOŚCI – SPRAWDŹ CENĘ