Umowa najmu okazjonalnego - najważniejsze informacje

Czym jest umowa najmu okazjonalnego?

Umowa najmu okazjonalnego to szczególny rodzaj najmu lokalu mieszkalnego, uregulowany w ustawie z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (art. 19a–19e). W przeciwieństwie do zwykłej umowy najmu z Kodeksu cywilnego, najem okazjonalny daje wynajmującemu dodatkowe narzędzie ochrony: możliwość szybkiego odzyskania mieszkania, jeśli najemca przestanie płacić czynsz lub odmówi wyprowadzki po zakończeniu umowy.

Kluczowy element tej konstrukcji to obowiązkowe oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji, sporządzone w formie aktu notarialnego. Dzięki niemu wynajmujący nie musi przechodzić przez cały proces sądowy o eksmisję – wystarczy uzyskać klauzulę wykonalności na już istniejącym akcie notarialnym, co znacząco skraca całą procedurę.

Najem okazjonalny może zostać zawarty wyłącznie na czas określony, maksymalnie na 10 lat, z możliwością przedłużenia o kolejne 10 lat po jego zakończeniu.

Czym różni się najem okazjonalny od zwykłego najmu?

Zwykła umowa najmu, uregulowana wyłącznie w Kodeksie cywilnym, nie wymaga żadnych dodatkowych oświadczeń ani zgłoszeń – wystarczy podpisać dokument między stronami. Najem okazjonalny nakłada na obie strony dodatkowe obowiązki, ale w zamian daje wynajmującemu znacznie silniejszą pozycję w razie problemów z najemcą.

Największa różnica dotyczy eksmisji. Przy zwykłym najmie, jeśli najemca nie chce opuścić mieszkania po zakończeniu umowy, właściciel musi wystąpić do sądu o eksmisję – to proces, który może trwać nawet kilkanaście miesięcy, a dodatkowo obowiązuje ochrona przed eksmisją w okresie zimowym (od 1 listopada do 31 marca). Przy najmie okazjonalnym wynajmujący pomija etap sądowy: opiera się na akcie notarialnym, w którym najemca wcześniej dobrowolnie poddał się egzekucji, a ochrona zimowa nie ma tu zastosowania.

Kolejna różnica to zakres podmiotowy i przedmiotowy. Najem okazjonalny może zawrzeć wyłącznie osoba fizyczna niebędąca przedsiębiorcą wynajmującym lokale w ramach działalności gospodarczej, a przedmiotem umowy może być tylko lokal mieszkalny – nie da się w ten sposób wynająć np. lokalu użytkowego czy powierzchni biurowej. Zwykła umowa najmu takich ograniczeń nie ma.

Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego?

Stroną wynajmującą w umowie najmu okazjonalnego może być wyłącznie osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Jeśli wynajmujesz mieszkania w ramach firmy (np. jako część działalności gospodarczej związanej z najmem), nie możesz skorzystać z tej formy – pozostaje Ci zwykła umowa najmu na zasadach ogólnych.

Najemcą również musi być osoba fizyczna, ponieważ najem okazjonalny służy wyłącznie zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych – nie da się go zawrzeć na rzecz spółki czy innej osoby prawnej, nawet jeśli lokal miałby faktycznie zamieszkiwać pracownik tej firmy.

Przedmiotem umowy może być tylko lokal mieszkalny służący zaspokojeniu potrzeb mieszkaniowych najemcy – a więc mieszkanie, dom lub ich część, w których najemca faktycznie będzie mieszkał. Nie można w tym trybie wynająć lokalu z przeznaczeniem na działalność gospodarczą, biuro czy magazyn.

Umowa najmu okazjonalnego – wzór do pobrania

Poniżej znajdziesz wzór umowy najmu okazjonalnego wraz z omówieniem każdego paragrafu. Pamiętaj, że to tylko szkielet – warto dostosować go do konkretnej sytuacji, zwłaszcza w zakresie obowiązków stron i zasad rozliczania mediów.

Pobierz wzór umowy

Pozostałe elementy wzoru umowy:

• Poza danymi stron, przedmiotem najmu, czynszem i czasem trwania umowy, wzór powinien zawierać jeszcze:
• Kaucję zabezpieczającą – zwykle w wysokości 1–3-miesięcznego czynszu, z jasnym określeniem warunków jej zwrotu po zakończeniu najmu.
• Obowiązki stron – w tym obowiązek Najemcy do terminowego opłacania czynszu, dbania o stan lokalu i niezwłocznego zgłaszania awarii, a Wynajmującego – do zapewnienia lokalu w stanie zdatnym do użytku.
• Zasady wypowiedzenia – z odwołaniem do przesłanek wskazanych w ustawie (patrz sekcja o wypowiedzeniu poniżej).
• Oświadczenie Najemcy o poddaniu się egzekucji – z odesłaniem do aktu notarialnego jako obowiązkowego załącznika (omawiamy go szczegółowo w kolejnej sekcji).

Jakie załączniki są obowiązkowe przy najmie okazjonalnym?

Sama umowa najmu okazjonalnego to nie wszystko – bez trzech obowiązkowych załączników umowa nie spełni wymogów ustawowych i w świetle prawa będzie traktowana jak zwykły najem, bez żadnych dodatkowych zabezpieczeń dla wynajmującego.

Pierwszy i najważniejszy załącznik to oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji, sporządzone w formie aktu notarialnego. To dokument, który najemca musi dostarczyć wynajmującemu – bez niego umowa nie jest najmem okazjonalnym, niezależnie od tego, jak zostanie nazwana.

Drugi załącznik to wskazanie przez najemcę lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia dotychczasowego mieszkania – czyli tzw. lokalu zastępczego.

Trzeci, powiązany z drugim, to oświadczenie właściciela tego lokalu zastępczego (lub osoby posiadającej do niego tytuł prawny) o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy w razie takiej konieczności. Bez tej zgody samo wskazanie lokalu nie ma mocy prawnej.
Jeśli najemca w trakcie trwania umowy utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu zastępczym, ma obowiązek wskazać inny lokal i dostarczyć nowe oświadczenie w terminie 21 dni od utraty tej możliwości – inaczej wynajmujący może wypowiedzieć umowę.

Ile kosztuje oświadczenie notarialne najemcy?

Koszt oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji jest ustawowo ograniczony — zgodnie z art. 19a ust. 7 ustawy o ochronie praw lokatorów, taksa notarialna nie może przekroczyć 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę netto, powiększonego o 23% VAT. W 2026 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł brutto, co daje maksymalną taksę na poziomie ok. 480 zł netto (czyli ok. 591 zł brutto z VAT).

W praktyce, uwzględniając dodatkowo koszt wypisów aktu notarialnego (zwykle kilka złotych za stronę) oraz ewentualne poświadczenie podpisu właściciela lokalu zastępczego (do 20 zł netto), całkowity koszt zamyka się zwykle w przedziale 400–600 zł brutto. To jedyny stały koszt notarialny w całym procesie - w przeciwieństwie do umów dotyczących sprzedaży nieruchomości, wysokość taksy nie zależy od wartości najmu ani standardu mieszkania.

Przepisy nie wskazują, która strona ma pokryć ten koszt - w praktyce najczęściej robi to wynajmujący, bo to jemu zależy na dodatkowym zabezpieczeniu, choć warto to jasno ustalić i zapisać w umowie.

Jak zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego?

Zawarcie umowy najmu okazjonalnego musisz zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na Twoje miejsce zamieszkania jako wynajmującego – nie chodzi tu o lokalizację wynajmowanego mieszkania, tylko o Twój własny adres zamieszkania. Masz na to 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów).

Termin liczy się od faktycznego rozpoczęcia najmu, czyli momentu wydania lokalu najemcy – a nie od daty podpisania umowy czy wizyty u notariusza. Jeśli więc podpiszesz umowę wcześniej, a mieszkanie przekażesz najemcy dopiero po kilku dniach, termin 14 dni biegnie od tego drugiego momentu.

Najwygodniej zgłosić najem przez e-Urząd Skarbowy – po zalogowaniu Profilem Zaufanym lub e-Dowodem znajdziesz tam dedykowany formularz zgłoszeniowy. Do wniosku dołącz skan umowy najmu oraz skan aktu notarialnego z oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji. Po złożeniu zgłoszenia otrzymasz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) – to jedyny twardy dowód, że dopełniłeś obowiązku w ustawowym terminie, więc koniecznie je zachowaj.

Co ważne: brak zgłoszenia nie unieważnia samej umowy, ale pozbawia Cię wszystkich dodatkowych zabezpieczeń najmu okazjonalnego – umowa w praktyce staje się zwykłym najmem, bez możliwości szybkiej eksmisji i bez wyłączenia ochrony zimowej.

Jak wygląda wypowiedzenie z najmu okazjonalnego?

Wynajmujący może wypowiedzieć umowę najmu okazjonalnego wyłącznie z przyczyn wskazanych w ustawie – nie może zrobić tego dowolnie, nawet jeśli to on jest właścicielem mieszkania. Do najczęstszych podstaw wypowiedzenia należą: zaleganie przez najemcę z zapłatą czynszu za co najmniej trzy pełne okresy płatności, wykorzystywanie lokalu niezgodnie z jego przeznaczeniem lub oddanie go osobie trzeciej bez zgody wynajmującego, a także niedostarczenie przez najemcę w terminie 21 dni nowego oświadczenia o lokalu zastępczym, jeśli utracił możliwość zamieszkania w tym pierwotnie wskazanym.

Wypowiedzenie musi mieć formę pisemną, a okres wypowiedzenia wynosi co najmniej miesiąc, chyba że strony w umowie ustaliły dłuższy termin. Po jego upływie, jeśli najemca nie opuści lokalu dobrowolnie, wynajmujący doręcza mu żądanie opróżnienia lokalu – z podpisem poświadczonym notarialnie – dając co najmniej 7 dni na wyprowadzkę.

Jeśli mimo to najemca nie opuści mieszkania, wynajmujący nie musi występować do sądu o wyrok eksmisyjny. Wystarczy, że złoży wniosek o nadanie klauzuli wykonalności na akcie notarialnym, który najemca podpisał na początku najmu – to właśnie ten dokument pozwala ominąć długi proces sądowy. Co istotne, w przypadku najmu okazjonalnego nie obowiązuje ochrona przed eksmisją w okresie zimowym (od 1 listopada do 31 marca) – komornik może przeprowadzić eksmisję również w tym okresie.

Jakie są wady i zalety najmu okazjonalnego?

Najem okazjonalny to rozwiązanie, które wymaga więcej formalności niż zwykła umowa najmu, ale w zamian daje wynajmującemu realne narzędzia ochrony. Warto rozważyć obie strony medalu, zanim zdecydujesz się na ten tryb.

Do największych zalet należą:

• szybsza droga do odzyskania mieszkania – bez długiego procesu sądowego o eksmisję, dzięki notarialnemu oświadczeniu najemcy,brak ochrony zimowej dla najemcy – eksmisja jest możliwa przez cały rok, nawet od listopada do marca,
• większe poczucie bezpieczeństwa – zwłaszcza przy wynajmie na dłuższy okres lub gdy wynajmujący nie zna dobrze najemcy.

Największe wady to:

• dodatkowe koszty i formalności – konieczność wizyty u notariusza (koszt ok. 400–600 zł) oraz zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni,
• zaangażowanie osoby trzeciej – najemca musi znaleźć kogoś, kto zgodzi się przyjąć go pod swój adres jako lokal zastępczy, co bywa trudne, zwłaszcza dla osób, które dopiero przeprowadziły się do innego miasta,
• ograniczenie tylko do osób fizycznych – ta forma nie jest dostępna dla wynajmujących prowadzących działalność gospodarczą w zakresie najmu (dla nich przewidziano najem instytucjonalny).

Mimo dodatkowych formalności, koszt i czas poświęcony na przygotowanie najmu okazjonalnego są zwykle niewspółmiernie niskie w porównaniu z tym, ile kosztowałby wynajmującego wieloletni proces sądowy o eksmisję nieuczciwego najemcy.

Czy warto ubezpieczyć mieszkanie wynajmowane w trybie okazjonalnym?

Najem okazjonalny zabezpiecza Cię prawnie przed nieuczciwym najemcą, ale nie chroni Twojego majątku przed szkodami, które mogą powstać w trakcie najmu – zalaniem, pożarem, kradzieżą czy dewastacją lokalu. To osobna kwestia, o którą warto zadbać niezależnie od formy najmu.

Ubezpieczenie mieszkania na wynajem obejmuje zwykle mury i elementy stałe (np. instalacje, podłogi, drzwi) od ognia, zalania czy innych zdarzeń losowych, a w rozszerzonym wariancie także ruchomości domowe pozostawione w lokalu oraz OC wynajmującego – czyli ochronę na wypadek, gdyby to sam lokal spowodował szkodę u sąsiadów (np. przez awarię instalacji). Warto też sprawdzić, czy polisa obejmuje sytuacje, w których to najemca – a nie właściciel – odpowiada za szkodę, oraz czy zakres ochrony uwzględnia częstszą rotację mieszkańców, typową dla najmu.

Zanim podpiszesz umowę najmu okazjonalnego, porównaj oferty ubezpieczenia mieszkania na wynajem – kilka minut w kalkulatorze może zaoszczędzić Ci wiele poważnych kosztów, jeśli coś pójdzie nie tak w trakcie trwania najmu.