Nie brak przedsiębiorców, którzy rachunek firmowy traktują jak konto prywatne. Czy jednak takie działanie jest dozwolone, czy też coś może za nie grozić? W głównej mierze to od formy prawnej przedsiębiorstwa zależy, czy prywatne zakupy opłacone firmową kartą sprowadzą na Ciebie kłopoty. Dowiedz się więcej na ten temat, by uniknąć niepotrzebnych problemów ze skarbówką i nie tylko.
- 1. Jaka jest różnica pomiędzy kontem osobistym a kontem firmowym?
- 2. Czy z konta firmowego można robić prywatne zakupy?
- 2.1. Prywatne zakupy z konta firmowego a JDG
- 2.2. Prywatne zakupy z konta firmowego a spółki
- 3. Czy konto firmowe może być jednocześnie kontem osobistym?
- 3.1. Jednoosobowe działalności gospodarcze
- 3.2. Spółki
- 4. Dlaczego nie warto używać konta firmowego do prywatnych zakupów?
- 5. Co warto wiedzieć?
Każdego dnia w Polsce powstaje około 1000 nowych firm. Tylko w 2023 roku zarejestrowano ponad 56 tys. podmiotów w Rejestrze Przedsiębiorców KRS [1]. Tak duża grupa potencjalnych klientów sprawia, że banki prześcigają się w ofertach kont firmowych. Część przedsiębiorców jednak (szczególnie tych początkujących) nie do końca wie, czy w ogóle warto sięgać po te rozwiązania. Co różni je od prywatnych rachunków i czy można wykorzystywać je do prywatnych wydatków?
Wszystko zależy od rodzaju firmy, którą prowadzisz. Lepiej więc najpierw sprawdź możliwości przelewania środków z konta firmowego na prywatne i regulowania wydatków osobistych firmowymi kartami. Unikniesz dzięki temu problemów, które mogą być znacznie poważniejsze od standardowej kontroli skarbowej.
Jaka jest różnica pomiędzy kontem osobistym a kontem firmowym?
Możliwości konta firmowego są niemalże identyczne, jak konta osobistego. Oba pozwolą Ci korzystać ze wszystkich podstawowych produktów i usług bankowych, takich jak np.:
- zarządzanie finansami,
- odbieranie i wykonywanie przelewów,
- korzystanie z karty płatniczej,
- korzystanie z oszczędnościowych produktów bankowych (np. lokat),
- ubieganie się o różne warianty finansowania (np. kredyty).
Co natomiast istotne, rozwiązania te są przeznaczone dla różnego typu klientów. Z uwagi na odmienne profile użytkowników, są wykorzystywane w różnych celach. Z tego powodu na różnice między nimi można spoglądać z kilku perspektyw, skupiając się np. na:
- rodzaju klienta:
- z konta firmowego mogą korzystać wyłącznie przedsiębiorcy,
- konto prywatne skierowane jest do klientów indywidualnych;
- celu:
- za pomocą konta firmowego możesz zarządzać środkami swojej firmy,
- konto osobiste pozwala wyłącznie na zarządzanie finansami osobistymi;
- funkcjonalnościach:
- z poziomu firmowego konta możesz kontrolować płatności biznesowe, korzystając np. z opcji split payment (podzielonych płatności). Zyskujesz też dostęp do szeregu produktów i usług typowych dla przedsiębiorców (kredytów firmowych, leasingów czy terminali płatniczych). Nie są one dostępne na rachunku osobistym.
- rodzaju klienta:
Szczególnie trzeci aspekt jest istotny z perspektywy przedsiębiorców. Brak niektórych rozwiązań (praktycznie niezbędnych w przypadku osób prowadzących firmy) na kontach osobistych motywuje do otwarcia nowego, specjalistycznego rachunku.
Czy z konta firmowego można robić prywatne zakupy?
Wykorzystywanie pieniędzy z konta firmowego na prywatne zakupy wydaje się czynnością dość prozaiczną. W końcu to Ty prowadzisz swoją firmę, więc dlaczego miałbyś z rachunku firmowego nie opłacać prywatnych wydatków. Sprawa jest jednak znacznie bardziej skomplikowana.
Wszystko zależy od formy prowadzenia działalności gospodarczej. Zupełnie inaczej wygląda to w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), a inaczej w przypadku spółek różnego rodzaju. Od tego aspektu zależą również konsekwencje, które mogą czekać Cię za podejmowanie takich działań.
Prywatne zakupy z konta firmowego a JDG
Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, możesz cieszyć się dość znaczną swobodą w kwestii dysponowania zarabianymi pieniędzmi. Twoja firma nie ma odrębnej osobowości prawnej, dzięki czemu „jej pieniądze” to „Twoje pieniądze”. Nic zatem nie stoi na przeszkodzie, by przelewać je z konta firmowego na prywatne zakupy.
Z drugiej strony jednak wskazane jest unikanie takich praktyk, o ile to możliwe. Fakt, że prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, nie masz obowiązku zakładania oddzielnego konta firmowego. Mimo wszystko jednak warto to zrobić, by nie mieszać prywatnych wydatków z tymi biznesowymi.
To ułatwia prowadzenie księgowości i realizowanie rozliczeń. Dobrze sprawdza się w przypadku rozliczania podatków i przyśpiesza kontrole skarbowe. Zmniejsza ponadto ryzyko popełnienia błędu. Te mogą natomiast mieć swoje konsekwencje w przypadku ujawnienia nieprawidłowości podczas wizyty skarbówki.
Prywatne zakupy z konta firmowego a spółki
Zupełnie inaczej wygląda kwestia wykorzystywania konta firmowego do prywatnych zakupów w kontekście różnego typu spółek. W grę wchodzą tu:
- spółki jawne,
- spółki komandytowe,
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (z o.o.),
- spółki akcyjne.
W przypadku wszystkich spółek wymienionych powyżej nielegalne są prywatne przelewy wykonywane z rachunków firmowych. Wynika to z faktu, że tego typu firmy są osobnymi podmiotami prawnymi. Znajdujące się więc na ich kontach środki należą do spółek, a nie ich właścicieli. Dotyczy to zarówno udziałowców, jak i osób zasiadających w zarządzie. Nie zmienia tego nawet fakt, że prowadzisz takie przedsiębiorstwo samodzielnie.
Co więcej, regulowanie prywatnych rachunków z konta firmowego spółki może zostać uznane za działanie na szkodę firmy. Jeśli takie praktyki zostaną ujawnione podczas kontroli, mogą czekać Cię nawet konsekwencje prawne oraz finansowe.
Co zrobić, jednak przypadkowo wykorzystałeś pieniądze z konta firmowego spółki do opłacenia prywatnych rachunków? Pomyłki się zdarzają i nie muszą od razu sprawić, że trafisz do więzienia. Najważniejsze, to szybko zauważyć błąd i odpowiednio na niego zareagować. W takiej sytuacji możesz skorzystać z dwóch opcji, by uniknąć przykrych konsekwencji:
- opodatkować i oskładkować wykonane zakupy,
- zwrócić wydaną kwotę na konto firmowe.
Czy konto firmowe może być jednocześnie kontem osobistym?
Podobnie jak w przypadku wykorzystywania konta firmowego do wydatków prywatnych, łączenie tych dwóch rodzajów rachunków również zależy od rodzaju działalności, którą prowadzisz.
Jednoosobowe działalności gospodarcze
W przypadku konta firmowego dla jednoosobowej działalności gospodarczej przepisy nie wymagają dysponowania dwoma oddzielnymi rachunkami. Teoretycznie więc możesz za pośrednictwem swojego konta osobistego zarządzać również finansami firmowymi. Nie jest to rozwiązanie polecane, o czym pisaliśmy już wcześniej. Nadal natomiast pozostaje zgodne z prawem i dozwolone.
W praktyce wybór tego scenariusza jest bardzo uciążliwy z perspektywy przedsiębiorcy, przez co niewiele osób się na niego decyduje. Wpływa na to zarówno ograniczony dostęp do produktów i usług biznesowych (np. mechanizm podzielonej płatności VAT), jak również dodatkowe obowiązki (np. problem z dodaniem rachunku do białej listy VAT).
Spółki
Zupełnie inaczej wygląda kwestia spółek. W tym przypadku łączenie firmowych i prywatnych rachunków jest kategorycznie zabronione. Firmy takie wymagają oddzielnego konta firmowego, przeznaczonego do zarządzania ich finansami. Środki zgromadzone na nich pozostają do dyspozycji spółki i nie należą – tak jak w przypadku JDG – do właściciela (lub właścicieli) firmy. Otwarcie konta spółki w banku jest obligatoryjne wraz z rozpoczęciem działalności.
Zarówno w przypadku JDG, jak i różnego typu spółek, zalecamy rozważenie uruchomienia niezależnego konta firmowego. Są one dostępne praktycznie w każdym banku działającym w Polsce. Często korzystanie z nich nie wymaga nawet dodatkowych opłat po spełnieniu określonych warunków (np. zasilenie konta firmowego określoną kwotą). Nic ponadto nie stoi na przeszkodzie, aby mieć rachunek osobisty i biznesowy w tym samym banku. Wygodne zarządzanie nimi możliwe jest niejednokrotnie z poziomu jednej aplikacji mobilnej lub serwisu internetowego.
Dlaczego nie warto używać konta firmowego do prywatnych zakupów?
Jak zapewne zdążyłeś już zauważyć, finanse osobiste i firmowe warto prowadzić oddzielnie. Jeśli szczególnie zależy Ci, aby płacić prywatne rachunki prosto z pieniędzy firmowych, możesz robić to tylko w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Mimo to jednak lepszym rozwiązaniem będą dwa osobne konta. Przemawiają za tym przede wszystkim takie argumenty, jak:
- przejrzystość finansowa – kwestia kluczowa przy efektywnym zarządzaniu finansami firmy. Wykorzystywanie konta do celów prywatnych sprawi, że w zestawieniach pojawi się wiele niepotrzebnych danych. Mogą wpłynąć na Twoje działania i oceny zyskowności (rentowności) firmy;
- łatwość analizy kosztów prowadzenia działalności gospodarczej i zyskowności – nie możesz zaliczać wydatków osobistych do kosztów uzyskania przychodu. Gdy natomiast pojawią się na Twoim koncie firmowym, będziesz mieć problem z odróżnieniem ich od rzeczywistych wydatków biznesowych. Banki mogą też przez to przygotowywać błędne raporty podsumowujące Twoje wyniki finansowe;
- brak problemów podczas kontroli skarbowych – obecność wydatków osobistych w wyciągach bankowych utrudni zadanie pracownikom skarbówki w przypadku kontroli. Dodatkowo urząd skarbowy może zainteresować się zbyt wysokimi czy częstymi wypłatami, zlecając dodatkowe weryfikacje;
- brak ryzyka podatkowego – obecność prywatnych wydatków na rachunku firmowym czasem prowadzi do błędów podatkowych. Przez nie urząd skarbowy może uznać, że doszło do zaniżania podstawy opodatkowania, co sprowadzi na Ciebie niepotrzebne kłopoty;
- brak problemów księgowych – Twoja księgowa będzie Ci wdzięczna za przejrzyste oddzielenie kosztów prowadzenia działalności od wydatków osobistych. Dzięki temu będzie mogła efektywniej prowadzić rozrachunki firmy;
- wiarygodność przedsiębiorstwa – wystawianie faktur na rachunek prywatny nie wygląda zbyt dobrze w kontekście relacji biznesowych. Stawia pod znakiem zapytania Twoje podejście do prowadzenia firmy, nie wpływając pozytywnie na wizerunek profesjonalisty;
- nieobecność na białej liście – Twoi kontrahenci mogą mieć problem z zaliczeniem przelewów wysyłanych na prywatny rachunek do kosztów działalności. Gdy natomiast takie już się pojawią, z pewnością nie zostanie to przez nich dobrze odebrane w kontekście dalszej współpracy.
To oczywiście tylko niektóre kwestie. Każdy przypadek (i przedsiębiorstwo) jest też inny, niewykluczone więc, że część przedstawionych argumentów przekona Cię bardziej niż inne. Nadal jednak polecamy przemyśleć kwestię prowadzenia dwóch oddzielnych rachunków.
Co warto wiedzieć?
- Możliwość zrobienia prywatnych zakupów z konta firmowego zależy od formy prowadzenia działalności. Właściciele JDG mogą wykonywać takie operacje zgodnie z prawem. W przypadku różnego rodzaju spółek tego typu działania są nielegalne i mogą grozić konsekwencjami prawnymi oraz finansowymi.
- Zarówno za pośrednictwem konta osobistego, jak i firmowego, możesz korzystać z wielu produktów bankowych. Oba te rozwiązania są jednak skierowane do użytkowników o odmiennych profilach. Z tego względu cechują się innymi dostępnymi funkcjonalnościami.
- Konto firmowe może być jednocześnie kontem osobistym wyłącznie w przypadku JDG. Mimo to jednak zaleca się założenie oddzielnych rachunków. Ułatwia to wykonywanie rozliczeń, usprawnia procesy księgowe i zmniejsza ryzyko występowania błędów, które mogą narazić Cię na przykre konsekwencje podczas kontroli skarbowej.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy można robić firmowe zakupy z prywatnego konta?
Przepisy nie zabraniają robienia zakupów firmowych z prywatnego konta. Dla celów podatkowych nie ma też znaczenia, z jakiego rachunku nastąpiła zapłata. Istotne jest natomiast pamiętanie o odebraniu faktury dokumentującej tę transakcję. Będzie ona niezbędna do wykazania kosztu uzyskania przychodu.
Jaka kara grozi za prywatne zakupy z firmowego konta?
W przypadku JDG nie grozi żadna kara za robienie zakupów prywatnych z firmowego rachunku bankowego. W przypadku różnego rodzaju spółek niestety takie działania mogą skutkować nałożeniem kary finansowej, a nawet więzieniem. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy tego typu działania zostaną uznane za celowe działanie na szkodę spółki.
Czy przedsiębiorca musi zakładać konto firmowe?
Osoby prowadzące JDG nie są zobligowane do zakładania konta firmowego. Większość z nich jednak i tak się na to decyduje ze względu na wygodę takiego rozwiązania. W przypadku spółek różnego typu konieczne jest otwarcie nowego, odrębnego rachunku. Produkty dopasowane do obu typów działalności znajdziesz praktycznie we wszystkich bankach w Polsce.
Źródła
[1] - https://www.coig.com.pl/nowe-firmy-w-krs-2023_grudzien.php
