Aktualnie konta firmowe są w ofertach praktycznie wszystkich banków komercyjnych w Polsce. Czy jednak posiadanie ich jest obowiązkowe? Wszystko zależy od szeregu zmiennych, takich jak m.in. rodzaj prowadzonej działalności, forma rozliczeń czy wysokość przelewów. Część przedsiębiorców nie potrzebuje rachunku firmowego, co wcale nie oznacza, że nie warto rozważyć jego otwarcia.
- 1. Czym jest konto firmowe?
- 1.1. Czym konto firmowe różni się od konta osobistego?
- 2. Kiedy rachunek bankowy nie jest obowiązkowy dla firmy?
- 3. Czy istnieje obowiązek posiadania konta firmowego przez przedsiębiorców?
- 3.1. Mechanizm podzielonej płatności
- 3.2. Biała lista podatników VAT
- 4. Obowiązek posiadania rachunku (niekoniecznie) firmowego
- 5. Czy korzystanie z konta osobistego przy rozliczeniach firmowych ma sens?
- 6. Czy i dlaczego warto założyć firmowe konto bankowe?
- 6.1. Oddzielne finanse osobiste i firmowe
- 6.2. Narzędzia, produkty oraz usługi dla przedsiębiorców
- 6.3. Wsparcie ze strony specjalistów
- 6.4. Łatwa obsługa i wysoka mobilność
- 7. Na co zwrócić uwagę, otwierając firmowe konto bankowe?
- 8. Warto zapamiętać
Główny Urząd Statystyczny ogłosił, że w IV kwartale 2024 roku było w Polsce aktywnych 2 788 814 przedsiębiorstw. W porównaniu z analogicznym okresem 2023 roku oznacza to wzrost ich liczby o 3,7 proc. Najwięcej, bo aż 95,7 proc. całej zbiorowości, stanowiły jednostki mikro, czyli zatrudniające do 9 pracowników.
Niestety nie ma informacji, ile w naszym kraju łącznie jest kont firmowych. W dodatku przepisy nie wprowadzają limitu liczby rachunków, którymi może dysponować przedsiębiorstwo. Czy jednak każda osoba zakładająca własną działalność musi udać się do banku, żeby założyć konto? Przepisy jasno określają, w jakich przypadkach takie działanie jest obowiązkowe. Czasem jednak warto przemyśleć skorzystanie z tej opcji, nawet jeśli nie jest odgórnie narzucona.
Czym jest konto firmowe?
Rachunek firmowy to konto bankowe przeznaczone dla działalności gospodarczych. Otworzyć go mogą:
➡️ osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze,
➡️ spółki,
➡️ fundacje,
➡️ inne organizacje prowadzące działalność zarobkową lub statutową.
Możesz za jego pomocą prowadzić rozliczenia firmowe zarówno z urzędami, jak i kontrahentami. Dodatkowo cechuje się szeregiem rozwiązań skierowanych tylko dla przedsiębiorców, jak np. integracja z księgowością czy terminale płatnicze. Ponadto wiele banków – przy okazji założenia tego typu rachunku – pomaga założyć firmę, przeprowadzając nowego klienta przez proces rejestracji działalności gospodarczej.
Czym konto firmowe różni się od konta osobistego?
Główną różnicą między kontem firmowym oraz osobistym jest przeznaczenie takiego rachunku. Pierwsze służy do zarządzania finansami przedsiębiorstwa, podczas gdy drugie wykorzystywane powinno być w głównej mierze do obsługi bankowości prywatnej. Na tym jednak nie koniec.
Konta osobiste – w określonych przypadkach – mogą być rachunkami wykorzystywanymi do rozliczeń firmowych. Szczegółowo wątek ten omówimy w dalszej części artykułu. Głównie jednak służą do zarządzania budżetem osób prywatnych. Możesz przyjmować na nie wypłaty, realizować przelewy i regulować rachunki. Najczęściej są bardzo tanie lub darmowe, zapewniają dostęp do szeregu dodatkowych produktów bankowych, a ich obsługa jest prosta. Czasem banki w umowach zaznaczają, że rachunki dla osób fizycznych nie mogą być wykorzystywane do rozliczeń firmowych.
Rachunki firmowe są przeznaczone wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczych. Z ich poziomu możesz realizować przelewy do urzędów skarbowych czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Rozliczysz się też w ten sposób z kontrahentami, klientami oraz podwykonawcami, a także skorzystasz z szeregu rozbudowanych opcji biznesowych. Często – ze względu na swój zaawansowany charakter – są droższe niż konta osobiste. Składają się ponadto z dwóch elementów, czyli konta głównego oraz technicznego VAT (zakładane jest nawet jeśli korzystasz ze zwolnienia w VAT), usprawniającego rozliczenia podatkowe.
Kiedy rachunek bankowy nie jest obowiązkowy dla firmy?
Rozważania na temat konta firmowego zacznijmy od tego, że nie dla każdej firmy taki rachunek jest obowiązkowy. Zgodnie z art. 61. Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa:
Zapłata podatków przez mikroprzedsiębiorców w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców może nastąpić również w gotówce.
Dzięki temu krótkiemu zapisowi przyjmuje się, że wspomniani mikroprzedsiębiorcy są całkowicie zwolnieni z obowiązku dokonywania rozliczeń przy użyciu konta bankowego. Co za tym idzie – nie muszą oni dysponować żadnym rachunkiem bankowym – zarówno osobistym, jak i firmowym. Rozliczeń z klientami, urzędem skarbowym oraz ZUS–em mogą dokonywać w formie gotówkowej, np. przy pomocy przekazu pocztowego.
Samą definicję mikroprzedsiębiorcy znajdziesz natomiast w art. 7. Prawo przedsiębiorców:
⚠️ mikroprzedsiębiorca – przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.
Czy istnieje obowiązek posiadania konta firmowego przez przedsiębiorców?
Wiesz już, kiedy nie ma nakazu otwarcia rachunku bankowego dla firmy. Są jednak sytuacje, w których jest to działanie niezbędne i wynikające z obowiązujących w Polsce przepisów. Obowiązek założenia konta firmowego dotyczy:
✅ spółek (cywilnych, jawnych, z o.o.),
✅ podmiotów zobowiązanych do korzystania (lub dobrowolnie to robiących) z mechanizmu podzielonej płatności,
✅ podatników VAT znajdujących się na tzw. białej liście.
Uwaga!
Mechanizm podzielonej płatności
Mechanizm podzielonej płatności (MPP) znany powszechnie jako split payment. Polega na płatności za towary i usługi przy pomocy tzw. komunikatu przelewu. Z perspektywy przedsiębiorcy oznacza to, że suma zostaje podzielona na:
✅ kwotę netto – trafia na główne konto bankowe,
✅ podatek VAT – trafia na techniczny rachunek bankowy VAT.
Ma to na celu usprawnienie rozliczeń podatkowych i łatwiejszy proces zwrotu naliczanych podatków. Sprzyja jednocześnie kontroli płatności podatku VAT przez urzędy skarbowe. Mogą korzystać z niego wszyscy przedsiębiorcy będący podatnikami VAT, rozliczający transakcje przy pomocy przelewów w polskich złotówkach.
W praktyce korzystanie z mechanizmu podzielonej płatności obliguje do dysponowania bankowego konta firmowego. Wynika to z dość oczywistego powodu – techniczne rachunki VAT są udostępniane przez banki wyłącznie w tego typu rachunkach.
Korzystanie z MPP może być:
➡️ dobrowolne – decyzję o podziale płatności podejmuje zawsze nabywca. Możesz płacić w ten sposób wszystkie lub tylko wybrane faktury (np. od dostawców). Dotyczy to wyłącznie płatności od innych przedsiębiorców;
➡️ obowiązkowe – dla podatników, którzy spełniają jednocześnie dwa warunki:
- sprzedają lub nabywają towary oraz usługi „wrażliwe” (wymienione w załączniku nr 15 do Ustawy o podatku od towarów i usług),
- gdy kwota należności ogółem z faktury (wartość brutto faktury) przekracza 15 000 zł.
W obu przypadkach łączy się to z koniecznością dysponowania kontem firmowym.
Biała lista podatników VAT
Ministerstwo Finansów od września 2019 roku prowadzi białą listę podatników VAT. Jest to wykaz firm, które spełniają dwa warunki:
➡️ wystawiają faktury VAT,
➡️ odprowadzają podatek VAT.
Jest to zestawienie powszechnie dostępne dla wszystkich. Zawiera podmioty zarejestrowane, wykreślone oraz przywrócone do rejestru VAT. Przedsiębiorcy, którzy chcą dokonać płatności powyżej 15 000 zł, powinni sprawdzić, czy odbiorca jest czynnym podatnikiem VAT. Odbywa się to właśnie za pośrednictwem białej listy. Obecność na niej wymaga z kolei bycia VAT-owcem, a to – dysponowania bankowym kontem firmowym.
Obowiązek posiadania rachunku (niekoniecznie) firmowego
Nie tylko mikroprzedsiębiorcy nie mają obowiązku zakładania rachunku firmowego. Specyficzne zapisy dotyczą bowiem również innych osób prowadzących działalność gospodarczą i obowiązanych do prowadzenia księgi rachunkowej lub podatkowej
księgi przychodów i rozchodów. O ile nie obejmują ich wymienione powyżej wytyczne nakazujące otwarcie konta firmowego, są zobligowani do zapłaty podatków:
1) w formie polecenia przelewu lub
2) za pomocą innego instrumentu płatniczego – w przypadku gdy zapłata jest
dokonywana za pośrednictwem konta w e–Urzędzie Skarbowy – art. 61. Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa.
Dodatkowo, zgodnie z art. 19 Prawa Przedsiębiorców, transakcje płatnicze muszą być wykonywane za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, gdy:
1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Wszelkie płatności między przedsiębiorcami, które nie przekraczają kwoty 15 000 zł, nie muszą być realizowane przy użyciu przelewu. Podobnie, gdy jedna ze stron jest osobą prywatną, transakcja może mieć charakter gotówkowy.
Warto zauważyć, że przytoczone powyżej przepisy w żadnym miejscu nie narzucają konieczności korzystania z bankowego konta firmowego. Stwierdzają jedynie, że musi być to „rachunek płatniczy przedsiębiorcy”. W praktyce zatem traktowane jest to jako akceptacja zarówno rachunków osobistych, jak i firmowych.
Czy korzystanie z konta osobistego przy rozliczeniach firmowych ma sens?
Jak widzisz, konto firmowe nie zawsze jest obowiązkowe. W przypadku wielu przedsiębiorstw może ono z powodzeniem zostać zastąpione (zgodnie z przepisami) rozliczeniami gotówkowymi lub rachunkiem osobistym. Czy jednak to ostatnie rozwiązanie rzeczywiście dobrze sprawdza się w praktyce?
Korzystanie z własnego konta osobistego do prowadzenia firmy ma szansę się udać tylko w określonych sytuacjach. To potencjalnie dobry pomysł, jeśli:
👍🏻 nie jesteś płatnikiem VAT – nie potrzebujesz split payment i nie jesteś na białej liście;
👍🏻 masz niewiele transakcji – łatwo nad nimi zapanować, nawet wtedy, gdy mieszają się z płatnościami prywatnymi,
👍🏻 nie potrzebujesz firmowych usług dodatkowych, oferowanych przez banki – nie chcesz pomocy przy założeniu firmy, wsparcia księgowej czy terminala płatniczego;
👍🏻 chcesz uniknąć dodatkowych kosztów – prowadzenie konta firmowego w niektórych bankach jest dodatkowo płatne, podobnie jak przelewy do ZUS czy US.
Taki wariant dotyczy przede wszystkim niewielkich firm, początkujących przedsiębiorców oraz freelancerów. Jest tani w obsłudze i nie generuje zbyt wielu problemów. Może jednak być kłopotliwy choćby podczas kontroli skarbowej, bo urzędnicy zyskają wgląd do Twoich prywatnych finansów (a nie tylko firmowych, jak w przypadku rozliczeń przy użyciu konta firmowego).
Czy i dlaczego warto założyć firmowe konto bankowe?
Konto firmowe sprawdzi się w wielu sytuacjach. Choć często nie jest obligatoryjne, warto się na nie zdecydować, bo jest po prostu wygodniejsze od rachunku osobistego. Zdarza się ponadto, że nie generuje żadnych dodatkowych kosztów. Dzięki temu doskonale sprawdzi się w przypadku przedsiębiorców, którzy:
☑️ są czynnymi podatnikami VAT,
☑️ przyjmują i wysyłają przelewy opiewające na wysokie kwoty (przekraczające 15 000 zł),
☑️ mają wielu klientów biznesowych, którzy mogą sprawdzać ich na białej liście,
☑️ korzystają z licznych produktów bankowych skierowanych do firm,
☑️ dynamicznie rozwijają swoją działalność,
☑️ chcą zachować wyraźny podział między budżetem prywatnym i biznesowym.
Ponadto otwarcie takiego rachunku niesie ze sobą wiele korzyści. Oczywiście nie na wszystkich musisz Ci szczególnie zależeć. Część z nich uzależniona jest ponadto od konkretnej oferty banku, z którego zdecydujesz się skorzystać. Najistotniejsze z nich, z punktu widzenia przedsiębiorcy, skrótowo opisaliśmy poniżej.
Oddzielne finanse osobiste i firmowe
Zachowanie porządku w finansach to jedna z największych zalet oddzielnego konta firmowego. Dzięki temu zawsze będziesz wiedzieć, w jakiej sytuacji finansowej jest Twoje przedsiębiorstwo. Jednocześnie będziesz mógł zachować przyjemną, comiesięczną formę „wypłat” na rachunek prywatny. To sprzyja przejrzystym rozliczeniom, ale też oszczędnościom, które możesz odkładać zarówno na cele prywatne, jak i inwestycje w rozwój biznesu. Dodatkową zaletą jest brak potencjalnych problemów w przypadku kontroli skarbowej.
Narzędzia, produkty oraz usługi dla przedsiębiorców
Konto firmowe ma wiele rozwiązań usprawniających zarządzanie pieniędzmi, których nie znajdziesz korzystając z konta osobistego. Podstawowym rozwiązaniem jest oczywiście techniczny rachunek VAT, ale na tym lista udogodnień się nie kończy. W wielu bankach przedsiębiorca może skorzystać z łatwych przelewów podatkowych czy specjalnych skarbonek ułatwiających zarządzanie płatnościami (np. wypłacanie pensji pracownikom).
Nie sposób zapomnieć tu o ogromie usług i produktów dla firm. Czołowym przykładem są kredyty i leasingi, ale też konta walutowe, karty debetowe i kredytowe, faktoring, terminale i szereg innych. Dzięki nim prowadzenie firmy często jest zdecydowanie łatwiejsze i przyjemniejsze, choć niejednokrotnie warto w ich przypadku uważać na koszty dodatkowe.
Wsparcie ze strony specjalistów
Większość banków oferuje klientom firmowym wsparcie specjalisty. Jest to tzw. doradca klienta biznesowego. Zależnie od instytucji oferuje on różny zakres usług. Bez wątpienia natomiast może być przydatny zarówno w przypadku początkujących, jak i doświadczonych przedsiębiorców. W ramach wsparcia w zarządzaniu finansami np.:
➡️ czuwa nad doborem produktów finansowych dopasowanych do potrzeb Twojej firmy,
➡️ pomaga w procesie ubiegania się o finansowanie działalności,
➡️ stanowi wsparcie w bieżącej obsłudze rachunku,
➡️ przygotowuje oferty specjalne i negocjuje warunki prowadzenia konta i usług dodatkowych (szczególnie przydatne w przypadku biznesów intensywnie rozwijających się).
Łatwa obsługa i wysoka mobilność
Konta firmowe są zwykle bardziej rozbudowane od rachunków osobistych. Mimo to jednak dostęp do nich możliwy jest zarówno z poziomu aplikacji mobilnej banku, jak i serwisu przeglądarkowego. To gwarancja wygody, bo zyskujesz stały wgląd w finanse swojego biznesu. Możesz też w dowolnym momencie realizować transakcje, opłacać faktury czy dodawać dokumenty kosztowe, niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz.
Niektóre konta firmowe połączysz bezpośrednio z oprogramowaniem księgowym. Alternatywnie część oferuje własną obsługę księgową. Oba te sposoby z kolei usprawniają załatwianie formalności, jednocześnie znacznie ograniczając ich liczbę. To natomiast jest szczególnie pomocne w przypadku małych i średnich firm, poszukujących oszczędności.
Na co zwrócić uwagę, otwierając firmowe konto bankowe?
W większości przypadków założenie konta biznesowego może okazać się najlepszym rozwiązaniem. Jest wygodne, zapewnia porządek w finansach i pełną kontrolę nad budżetem firmy. Wyzwaniem bywa natomiast podjęcie decyzji, w którym banku taki rachunek otworzyć.Rachunki firmowe oferuje praktycznie każdy bank. Warto więc wiedzieć, na co zwrócić uwagę, poszukując najlepszej opcji. Szczególnie ważnymi kwestiami w tym przypadku są np.:
⚠️ koszty, opłaty i prowizje – w niektórych bankach prowadzenie konta firmowego jest znacznie droższe niż rachunku osobistego. Dodatkowo instytucje naliczają rozmaite opłaty za przelewy międzynarodowe, płatności podatkowe czy wypłaty z bankomatów. Warto wybrać zatem ofertę, gdzie koszty są możliwie jak najniższe;
⚠️ obsługa przelewów rozliczeniowych – banki często ułatwiają realizację rozliczeń. Zapewniają dostęp do split payment, ale też darmowych przelewów wewnętrznych czy podatkowych;
⚠️ integracje – upewnij się, że dany bank współpracuje z narzędziami, z których korzystasz w swojej firmie. Mogą to być aplikacje księgowe czy różnego typu platformy rozliczeniowe oraz handlowe, wymagające integracji bezpośrednio z rachunkiem bankowym;
⚠️ produkty i usługi dodatkowe – banki mają bardzo rozbudowane oferty firmowe. Szczególnie popularne są opcje finansowania biznesu, konsultacje ze specjalistami, inwestycje czy pomoc przy otwieraniu firmy;
⚠️ obsługa klienta firmowego – zwróć uwagę na obecność i zakres działania doradcy klienta biznesowego, którego znaczenie opisaliśmy już wcześniej.
Choć konto firmowe w wielu przypadkach nie jest obowiązkowe, jego założenie może ułatwić Ci zarządzanie budżetem – zarówno tym domowym, jak i firmowym. Pamiętaj jednak, by nie otwierać rachunku w pierwszym banku, na który trafisz. Porównaj oferty, sprawdź koszty oraz upewnij się, że dane rozwiązanie spełnia Twoje aktualne oczekiwania, ale też pozwala na dalszy rozwój biznesu.
Warto zapamiętać
- Mikroprzedsiębiorcy nie muszą dysponować kontem firmowym. Nie ma obowiązku, by w ogóle mieli oni rachunek bankowy. Mogą rozliczać się gotówkowo.
- Spółki oraz czynni podatnicy VAT wpisani na białą listę podatników VAT muszą dysponować kontem firmowym. Nie mogą rozliczać się przy pomocy rachunku osobistego właściciela czy gotówkowo.
- Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą pod pewnymi warunkami mogą korzystać z konta osobistego. Należy jednak pamiętać o obowiązku wykonywania rozliczeń podatkowych przelewem z rachunku wskazanego w US.
Najczęściej zadawane pytania:
Czy można nie mieć konta firmowego?
Konieczność dysponowania kontem firmowym zależy od rodzaju działalności, którą prowadzisz. W przypadku spółek jest to konieczne, ale JDG niejednokrotnie mogą być rozliczane z rachunku osobistego lub nawet gotówkowo.
Czy można zapłacić za fakturę z prywatnego konta?
Przepisy nie zabraniają regulowania faktur firmowych z prywatnego konta. Jest to dopuszczalne i powszechne szczególnie w przypadku JDG. Jeśli wydatek taki dotyczył prowadzonej działalności, może stanowić koszt uzyskania przychodu.
Czy można zapłacić VAT i podatek z prywatnego konta?
Zgodnie z przepisami podatki muszą być regulowane „za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy”. Zapis ten nie narzuca rodzaju rachunku, przyjąć więc można, że dotyczy to zarówno kont firmowych, jak i osobistych (o ile pozwala na to forma prowadzonej działalności).
Źródła
https://stat.gov.pl/obszary–tematyczne/podmioty–gospodarcze–wyniki–finansowe/przedsiebiorstwa–niefinansowe/przedsiebiorstwa–aktywne–w–4–kwartale–2024–r–,42,1.html
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19971370926/U/D19970926Lj.pdf
https://sip.lex.pl/akty–prawne/dzu–dziennik–ustaw/prawo–przedsiebiorcow–18701388/art–7
https://sip.lex.pl/akty–prawne/dzu–dziennik–ustaw/prawo–przedsiebiorcow–18701388/art–19
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00227
