Zgłoszenie umowy najmu do urzędu skarbowego w 2026 roku

Dowiedz się, kto musi zgłosić umowę do US w ciągu 14 dni, jakie konsekwencje grożą za uchylanie się od płacenia podatku oraz jakie stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych obowiązują w 2026 roku (8,5% i 12,5%).

Najem a urząd skarbowy – aktualne przepisy w 2026 roku

Wynajmując mieszkanie, nie wystarczy podpisać umowy i przekazać kluczy. W świetle obowiązujących przepisów to transakcja, która generuje obowiązki wobec urzędu skarbowego.

Jeśli zawierasz umowę najmu okazjonalnego, masz 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, aby złożyć stosowne zgłoszenie do urzędu skarbowego. To obowiązek prawny, którego niedopełnienie może skutkować nie tylko problemami z egzekucją zapisów umowy, ale również karą finansową. W przypadku najmu prywatnego (zwykłego) nie trzeba rejestrować samej umowy, ale obowiązuje Cię rozliczenie przychodu z najmu – w formie ryczałtu.

Od 2023 roku, zgodnie z nowelizacją przepisów, właściciele mieszkań wynajmujący je prywatnie mogą korzystać wyłącznie z opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. W 2026 roku nadal obowiązują dwie stawki:

• 8,5% – od przychodów do 100 000 zł rocznie,
• 12,5% – od nadwyżki ponad tę kwotę.

Rozliczenie na zasadach ogólnych nie jest już możliwe dla osób, które nie wynajmują lokalu w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej.

Umowa najmu okazjonalnego a umowa najmu tradycyjnego – czym się różnią? 

Wynajmując mieszkanie, warto zastanowić się, która forma umowy najmu będzie bardziej odpowiednia: tradycyjna czy okazjonalna. Obie mają swoje zalety i wady, a wybór zależy od indywidualnych potrzeb i oczekiwań zarówno wynajmującego, jak i najemcy.

• Najem tradycyjny

Umowa najmu tradycyjnego jest regulowana przepisami Kodeksu cywilnego. Może być zawarta na czas określony lub nieokreślony, a jej forma nie wymaga zachowania szczególnych formalności – może być nawet ustna, choć dla celów dowodowych zaleca się formę pisemną. 

W przypadku najmu tradycyjnego najemca korzysta z szerokiej ochrony prawnej wynikającej z ustawy o ochronie praw lokatorów. Oznacza to, że w sytuacji problemów z najemcą, proces eksmisji może być długotrwały i skomplikowany. 

• Najem okazjonalny

Umowa najmu okazjonalnego została wprowadzona, aby zwiększyć ochronę interesów wynajmującego. Jest to forma umowy zawierana na czas określony, nie dłuższy niż 10 lat, i wymaga spełnienia dodatkowych formalności: 

1. Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o dobrowolnym poddaniu się egzekucji w przypadku nieopuszczenia lokalu po zakończeniu umowy.
2. Wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.
3. Oświadczenie właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu, że wyraża zgodę na zamieszkanie najemcy w tym lokalu. 

Dzięki tym dodatkowym zabezpieczeniom wynajmujący ma możliwość szybszego i prostszego przeprowadzenia eksmisji w przypadku problemów z najemcą.
 

Tabela 1. Źródło: poradnikprzedsiebiorcy.pl (stan na: 15.02.2026 r.).

Czy musisz zgłosić wynajem w urzędzie skarbowym?

Opisaliśmy już sobie z grubsza dwa rodzaje najmu prywatnego. Czas więc wyjaśnić, czy przy którymś z ich istnieje obowiązek zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.

• Czy muszę zgłosić najem tradycyjny do urzędu skarbowego? 

Tradycyjnej umowy najmu nie musisz zgłaszać do urzędu skarbowego. Pamiętaj jednak, że przychód z tytułu najmu jest opodatkowany, a obowiązek opłacania tej daniny nie ma nic wspólnego z koniecznością zgłoszenia umowy bądź jej brakiem.

• Czy muszę zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego?

Jeśli podpisałeś z najemcą umowę najmu okazjonalnego, musisz zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego właściwego ze względu na twoje miejsce zamieszkania. Termin, jaki cię obowiązuje, to 14 dni. Co więcej, na żądanie najemcy właściciel musi mu też przedłożyć potwierdzenie takiego zgłoszenia.

Rozliczanie mediów a realny przychód do opodatkowania

W 2026 roku (jak i w poprzednich latach) wielu wynajmujących popełnia kosztowny błąd, doliczając opłaty licznikowe (prąd, woda, gaz) bezpośrednio do kwoty czynszu najmu w treści umowy. Musisz wiedzieć, że jeśli w umowie najmu nie rozdzielisz wyraźnie czynszu dla właściciela od opłat przekazywanych do dostawców mediów, urząd skarbowy może uznać całość wpłaty od najemcy za twój przychód. W takim scenariuszu będziesz musiał zapłacić 8,5% ryczałtu również od kwot, które jedynie „przepływają” przez twoje konto do elektrowni czy wspólnoty.

Umowa najmu lokalu mieszkalnego 2026 - co powinna zawierać?

Umowa najmu lokalu mieszkalnego to podstawowy dokument regulujący prawa i obowiązki wynajmującego oraz najemcy. Zobacz artykuł

Aby uniknąć nadpłacania podatku, w umowie najmu (zarówno zwykłej, jak i okazjonalnej) powinieneś zawrzeć zapis, że najemca jest zobowiązany do ponoszenia kosztów eksploatacyjnych, a kwoty te nie stanowią przysporzenia majątkowego wynajmującego. Dzięki temu podstawą opodatkowania będzie wyłącznie realny zysk z wynajmu, co w skali roku może przynieść oszczędności rzędu kilkuset, a nawet kilku tysięcy złotych.

Jak zgłosić najem do urzędu skarbowego – krok po kroku?

Forma zgłoszenia najmu zależna jest od tego, na jaki rodzaj najmu się zdecydujesz. Poniżej wyjaśniamy, co powinieneś zrobić w obu przypadkach.

Najem tradycyjny 

Aby zgłosić tradycyjny najem do urzędu skarbowego, nie musisz składać umowy najmu ani żadnych specjalnych formularzy. Wystarczy, że najpóźniej przy pierwszej wpłacie podatku poinformujesz urząd o wyborze formy opodatkowania – w 2026 roku obowiązuje wyłącznie ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Podatek ten opłacasz co miesiąc (lub kwartalnie, jeśli zgłosisz taką chęć), do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, przelewem na swój mikrorachunek podatkowy.

Najem okazjonalny 

Jeśli zdecydowałeś się na najem okazjonalny, masz obowiązek zgłoszenia tego faktu do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu. Jak zrobić to poprawnie i bez zbędnych formalności? 

Możesz to zrobić na trzy sposoby:

• Osobiście – w siedzibie urzędu skarbowego,
• Listownie – wysyłając komplet dokumentów pocztą (listem poleconym),
• Elektronicznie – za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy.

W przypadku wysyłki elektronicznej pamiętaj, że nie wszystkie załączniki można podpisać online – niekiedy konieczne będzie dołączenie skanu lub podpisu kwalifikowanego.

Elektroniczne zgłoszenie najmu okazjonalnego w 2026 roku

W 2026 roku portal e-Urząd Skarbowy jest najczęściej wybieraną formą kontaktu z fiskusem. Aby dokonać zgłoszenia najmu online, zaloguj się Profilem Zaufanym lub aplikacją mObywatel. W sekcji „Zgłoszenia” znajdziesz dedykowany formularz, w którym należy podać dane stron, adres lokalu oraz datę zawarcia umowy najmu okazjonalnego. Do wniosku należy dołączyć skan samej umowy oraz – co najważniejsze – skan oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego.

Po wysyłce system wygeneruje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Jest to dokument o ogromnym znaczeniu prawnym – stanowi jedyny twardy dowód, że dopełniłeś obowiązku zgłoszenia w ustawowym terminie 14 dni. 

Jakie konsekwencje za niezgłoszenie wynajmu?

Przypomnijmy, że w przypadku najmu okazjonalnego, jako wynajmujący masz obowiązek: zgłosić w urzędzie skarbowym zawarcie umowy, opłacać składki oraz na koniec roku podatkowego złożyć PIT-28.
 
Sam brak zgłoszenia najmu okazjonalnego, przy jednoczesnym opłacaniu składek podatkowych, nie powinien skutkować jakimiś karami finansowymi czy innymi sankcjami ze strony urzędu. Nie zgłaszając jednak takiej umowy, tracisz te przywileje wynajmującego, jakie daje instytucja najmu okazjonalnego. W praktyce, twoja umowa niczym nie różni się od tradycyjnej umowy najmu, mimo iż dopełniłeś dodatkowych formalności i poniosłeś koszty notarialne.
 
Ponadto niepłacenie podatków z tytułu najmu grozi postępowaniem karnoskarbowym. W 2026 roku kary za ukrywanie przychodów z najmu prywatnego mogą sięgać kilkudziesięciu tysięcy złotych, a fiskus dysponuje coraz szerszymi narzędziami do automatycznego wykrywania takich transakcji, np. poprzez analizę przelewów bankowych.

Ile zapłacisz za ubezpieczenie wynajmowanej nieruchomości?

W przypadku wynajmu mieszkania możliwe jest wykupienie dla niego dwóch niezależnych polis. Jako właściciel mieszkania możesz objąć ochroną jego mury oraz elementy stałe, a jako najemca znajdujące się na jego obszarze ruchomości domowe.

Porównanie stworzone przy użyciu kalkulatora rankomat.pl (stan na 15.02.2026). 

Naszym okiem

Podstawowe ubezpieczenie wynajmowanego mieszkania jest relatywnie tanie, a stanowi niezbędne zabezpieczenie interesu stron. Do umowy najmu okazjonalnego i kaucji warto zawsze dodać polisę z rozszerzeniem o OC w życiu prywatnym. Chroni ono najemcę przed roszczeniami właściciela w przypadku przypadkowego spowodowania szkody

Ewelina Ratajczak, Specjalista ds. ubezpieczeń na życie i nieruchomości

SPRAWDŹ CENY UBEZPIECZENIA