Umowa najmu lokalu mieszkalnego 2025 - co powinna zawierać?

Wynajem domu czy mieszkania to jedna z podstawowych relacji międzyludzkich. Aby te relacje okazały się zadowalające dla obu stron, należy poprawnie sporządzić umowę. Oprócz darmowego wzoru do pobrania szczegółowo opisujemy wiele kwestii związanych z umową najmu, jak: sposób płatności, naliczanie odsetek w razie zaległości, podnajem, rozliczanie się za media, korzystanie z piwnicy czy garażu, remonty i warunki wypowiedzenia.

Gotowy wzór 2025 do pobrania za darmo

Pobierz umowę najmu lokalu mieszkalnego na czas określony bez żadnych kosztów. Wystarczy, że klikniesz w poniższy link. Przy okazji bezpłatnie możesz też porównać ubezpieczenie nieruchomości w naszym kalkulatorze.

Pobierz wzór umowy

TU SPRAWDZISZ CENY

Umowa najmu lokalu mieszkalnego – co zawiera?

Prawidłowo sporządzona umowa najmu mieszkania powinna w sposób wyczerpujący opisywać trzy kluczowe zagadnienia:

1. Jakie są strony umowy? – dane osobowe oraz kontaktowe wszystkich najemców oraz wynajmujących.
2. Co jest przedmiotem najmu? – precyzyjne wskazanie, jakiej nieruchomości dotyczy umowa oraz opis tej nieruchomości. 
3. Na jakich zasadach wynajmowany będzie lokal? – okres najmu, wysokość czynszu, terminarz wpłat, kwestie wypowiedzenia itd. 

Oczywiście, umowa najmu lokalu mieszkalnego powinna też zawierać datę oraz miejsce jej podpisania, a także odpowiedni nagłówek. Trzeba ją też sporządzić w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. 

Pamiętaj, że jeśli dana kwestia nie zostanie należycie opisana w umowie najmu, będą ją regulowały odgórne przepisy, czyli np. Ustawa o ochronie praw lokatorów, Ustawa o zasobie gminy czy po prostu Kodeks cywilny.

Umowa najmu – jakie informacje wpisać?

Omawiany rodzaj umowy powinien być opatrzony nagłówkiem o treści: Umowa najmu lokalu mieszkalnego. Konieczne jest również wskazanie miejsca i daty podpisania dokumentu – zawarta dnia XXX (dzień, miesiąc, rok) w XXX (nazwa miejscowości, opcjonalnie też jej kod pocztowy).

W dalszej kolejności powinno się wskazać strony umowy, czyli podać dane najemcy oraz wynajmującego, konkretnie:

• imię i nazwisko, 
• adres zamieszkania, 
• PESEL, 
• serię oraz numer dowodu osobistego. 

Kiedy już doprecyzowane zostało, jakie są strony umowy najmu, wypadałoby też opisać przedmiot najmu. W tym miejscu należy wskazać:

• dokładny adres nieruchomości;
• numer jej Księgi Wieczystej;
• powierzchnię użytkową (znajdziesz ją w Księdze Wieczystej);
• jakie pomieszczenia składając się na nieruchomość;
• kto jest właścicielem nieruchomości.

Dobrą praktyką jest zamieszczanie w umowie najmu listy przedmiotów składających się na wyposażenie lokalu, a także opisanie stanu technicznego tych przedmiotów oraz ogólnie całego lokalu. Najczęściej te kwestie porusza się w podstawowym załączniku do umowy najmu, czyli protokole zdawczo-odbiorczym mieszkania. Nie jest to obowiązkowe, ale jednak zawsze warto sporządzić taki dokument. 
 

Umowa najmu – jaki czas trwania?

Jeśli nie podamy przedziału czasowego, według prawa, umowa obowiązywać będzie na czas nieokreślony.

Umowa najmu na czas określony dokładnie wskazuje termin, w którym umowa dobiega końca. Niemca jest wtedy zobowiązany opuścić lokal w tym właśnie terminie.

Jeżeli jednak czas określony w umowie najmu mija, a najemca nadal korzysta z nieruchomości i regularnie uiszcza czynsz, a wynajmujący zgadza się na taki stan rzeczy, przyjmuje się, że umowa nadal trwa. Jest to już jednak umowa ustna na czas nieokreślony.

Umowa najmu – jak wysoki czynsz?

Punkt umowy najmu, w którym znajduje się informacja o opłatach to jedna z najważniejszych rzeczy. Ważne, aby szczegółowo podać wszelkie kwoty i wyjaśnić, za co oraz kiedy powinny być uiszczane. Uważny i szczegółowy zapis pozwoli uniknąć konfliktu pomiędzy Wynajmującym a Najemcą.

Opłata za wynajem lokalu mieszkalnego ustalana jest zwykle w formie pieniężnej, nie jest to jednak obowiązkowe. Tego rodzaju opłata może być również świadczeniem przedmiotowym bądź usługowym. Czynsz mający charakter usługowy zdarza się dość często – strony ustalają np. opłaty za wynajem w zamian za przeprowadzenie remontu lokalu.

Prawo nie narzuca nam ani formy, ani częstotliwości płacenia czynszu – możemy dowolnie go ustalić. Przy umowie najmu lokalu mieszkalnego najczęściej ustala się comiesięczną płatność przelewem na konto Wynajmującego.

Czynsz może obejmować kwotę w całości przeznaczoną dla Wynajmującego za świadczenie usługi wynajmu lub też opłatę dla Wynajmującego oraz czynsz administracyjny. Aspekt ten ustala Wynajmujący.

Na czynsz administracyjny składa się zwykle:

• opłata administracyjna,
• rachunki za media, tj. gaz, prąd, woda,
• ogrzewanie,
• wywóz śmieci,
• internet i telewizja kablowa (opcjonalnie).

W umowie najmu lokalu mieszkalnego obie te opłaty powinny być jasno określone, tak aby nie było wątpliwości, czy w opłatę za wynajem wliczony jest już czynsz dla administracji.

Umowa najmu – jak ustalić sposób płatności?

Umowa najmu lokalu mieszkalnego powinna dokładnie określać sposób wnoszenia opłat za wynajem.

Najemca może przekazywać Wynajmującemu jedną stałą opłatę za wynajem, z której to Wynajmujący osobiście opłaci wszelkie koszty związane z eksploatowaniem mieszkania.

Może zdarzyć się również tak, że Najemca opłaca Wynajmującemu tylko czynsz z tytułu najmu nieruchomości, a należności za media opłaca samodzielnie – zgodnie z otrzymanymi rachunkami.

Ważne jest, aby przechowywać wszystkie rachunki oraz potwierdzenia wpłat. Mogą się okazać niezbędne, jeśli dojdzie do nieporozumienia.

W tym miejscu zapis w umowie najmu może brzmieć następująco:

Wynajmujący zobowiązuje się przedstawiać Najemcy bieżące rachunki za opłaty eksploatacyjne w terminie co najmniej 7 dni przed terminem płatności.

Najemca zobowiązuje się ponosić te koszty w sposób i w kwotach zgodnych z fakturami oraz innymi dokumentami wystawionymi przez osoby uprawnione. Aktualne zestawienie opłat związanych z lokalem i terminy płatności stanowi załącznik do umowy.

Najemca zobowiązuje się przedstawić Wynajmującemu, do dnia terminu płatności włącznie, dowody uiszczenia opłat eksploatacyjnych.

W umowie najmu lokalu mieszkalnego ustalmy również sposób płatności: w gotówce lub przelewem bankowym na podany w umowie numer konta.

Możemy to zapisać w następujących sposób:

Opłatę za wynajem Najemca będzie przelewał na rachunek bankowy Wynajmującego (nazwa banku i numer rachunku bankowego), tytułem „Czynsz za wynajem lokalu mieszkalnego (dokładny adres nieruchomości oraz imię i nazwisko najemcy) za miesiąc (nazwa miesiąca, za który wpływa czynsz)”.

Jeśli strony umowy wspólnie ustalą, że czynsz za wynajem mieszkania będzie przekazywany osobiście, każdorazowo należy zadbać o pisemne potwierdzenie przyjęcia pieniędzy przez Wynajmującego, np.

Strony umowy ustaliły, że kwotę czynszu wskazaną za wynajem lokalu mieszkalnego Najemca będzie przekazywał Wynajmującemu osobiście, a Wynajmujący zobowiązuje się każdorazowo potwierdzać pisemnie otrzymanie wpłaty.

Umowa najmu – ile odsetek za brak płatności?

Przy umowie najmu lokalu mieszkalnego warto zamieścić również klauzulę regulującą zasady, co do opóźnień w płatnościach. Najlepiej to zrobić w ten sposób:

W przypadku opóźnienia w opłacie czynszu oraz w opłatach związanych z eksploatacją lokalu Wynajmującemu należą się odsetki w wysokości odsetek maksymalnych. Za każde wezwanie do zapłaty należy mu się również zwrot kosztów w wysokości 50 zł.

Wszelkie wpłaty, których w takiej sytuacji będzie dokonywał Najemca, w pierwszej kolejności zaliczane będą na należne odsetki oraz zwrot kosztów wezwań do zapłaty.

Zwrot kosztów nie jest prawnie określony na kwotę 50 zł, jest to jednak kwota akceptowana przez sąd. Sądy zwykle uznają ją za kwotę adekwatną do pokrycia kosztów wezwania do zapłaty. Nie warto w umowie powiększać tej kwoty, ponieważ ewentualna rozprawa sądowa może się wtedy znacznie przeciągnąć. 

Umowa najmu mieszkania a podnajem

Zgodnie z prawem Najemca może podnająć wynajmowany lokalu (lub jego część) innym osobom wyłącznie za zgodną Wynajmującego, czyli właściciela nieruchomości. Jeżeli więc chciałby np. wynająć jeden z trzech obecnych w mieszkaniu pokojów, musi uzyskać pisemną zgodę Wynajmującego. Zapis regulujący tę zasadę również powinien znaleźć się w umowie.

Jeśli Wynajmujący nie chce, aby nieruchomość była podnajmowana, warto dodać w umowie następującą klauzulę:

Najemca zobowiązuje się wykorzystywać wynajmowany lokal wyłącznie na cele mieszkalne. Nie wolno mu podnajmować lokalu ani oddawać innym osobom bezpłatnie, bez pisemnej zgody Wynajmującego.

Umowa najmu a opłaty za media

W zależności od specyfiki nieruchomości i jej lokalizacji, w czynszu administracyjnym mogą być zawarte różne opłaty, nigdy jednak nie znajdują się w nim wszystkie możliwe należności. Dlatego też kwestię rozliczenia niektórych mediów trzeba opisać w umowie najmu. 

Czynsz do spółdzielni bądź wspólnoty mieszkaniowej praktycznie nigdy nie zawiera opłat za energię elektryczną oraz gaz. Kwestię rozliczania tych mediów można rozwiązać na trzy sposoby:

• umowy z gazownią i energetyką zostają przepisane na najemcę i wówczas właściciel nie ponosi żadnej odpowiedzialności za ich regulowanie;
• na umowach widnieje nazwisko właściciela, jednak to lokatorzy, na mocy zapisów umowy najmu, regulują opłaty;
• właściciel osobiście reguluje opłaty, przedkłada rachunki lokatorom, a ci w opisanym w umowie terminie zwracają mu pieniądze.

W przypadku energii elektrycznej jest jeszcze możliwość zamontowania liczników przedpłatowych, czyli skorzystania z opcji "prądu na kartę". To rozwiązanie ma jednak swoje minusy, które dotyczą głównie lokatorów. 

Trzeba jeszcze wspomnieć o opłatach za Internet i ewentualnie telewizję. W tym przypadku umowę z dostawcą może podpisać zarówno wynajmujący, jak i najemca (czasami potrzebna jest do tego zgoda wynajmującego). 

Bez względu na to, w jaki sposób strony zdecydują się rozliczać media, zawsze te ustalenia trzeba precyzyjnie opisać w umowie najmu, żeby nie generować niepotrzebnych nieporozumień.

Umowa najmu a kwestia piwnicy

Piwnica może być również przedmiotem najmu. Nie zawsze jednak Wynajmujący decydują się udostępniać to pomieszczenie Najemcy, trzymając tam swoje rzeczy.

Jeśli piwnica jest częścią najmu mieszkania, warto uregulować w umowie kwestię opłat za jej użytkowanie. Rozwiązania są dwa – można wliczyć piwnicę do kwoty czynszu za mieszkanie lub stworzyć dodatkowy zapis z podaniem:

• kwoty za użytkowanie piwnicy,
• powierzchnią użytkową piwnicy,
• charakterem użytkowania – jako powierzchnia współdzielona czy jako pomieszczenie przynależne do lokalu mieszkalnego.

Umowa najmu a ulepszenie lokalu mieszkalnego 2025 

Lokal będący przedmiotem najmu powinien zostać przekazany najemcy w stanie umożliwiającym jego użytkowanie. Najemca może jednak wprowadzić w lokalu pewne zmiany, które podniosą jego standard czy zwiększą użyteczność. Część z tych zmian można wprowadzić bez zgody wynajmującego, jednak nie wszystkie. 

Do wprowadzenia istotnych ulepszeń najemca potrzebuje aprobaty wynajmującego, którą najlepiej wyrazić na piśmie, czy to w treści umowy najmu, czy aneksie do niej. O jakiego typu ulepszenia tutaj chodzi? Przykładowo, może to być remont łazienki czy kuchni albo zamontowanie klimatyzacji. W tej kategorii nie mieszczą się natomiast konserwacje typu malowanie ścian. Dodajmy, że strony powinny także ustalić na piśmie, w jaki sposób ulepszenia będą rozliczane. Przykładowo, wynajmujący może uwzględnić je w czynszu, odpowiednio go obniżając. 

Jeśli najemca dokona ulepszeń bez zgody wynajmującego, ten może zażądać przywrócenia nieruchomości do stanu sprzed modernizacji, o ile nie naruszy to substancji lokalu. Opcjonalnie, właściciel może zatrzymać ulepszenia, zwracając ich wartość lokatorowi, uwzględniając przy tym stopień zużycia na dzień zdania lokalu. 

Warto wspomnieć, że najemca bez zgody wynajmującego może zamontować w lokalu dodatkowe oświetlenie, podłączyć światłowód czy nawet gaz. Wyjątkiem są sytuacje, w których wspomniane zmiany stałyby w sprzeczności z obowiązującymi przepisami lub bezpieczeństwem nieruchomości. Niemniej jednak, dla zachowania dobrych relacji pomiędzy stronami, lepiej jest uzgadniać nawet drobne zmiany czy konserwacje. 

Umowa najmu a ochrona wynajmującego 2025 

W interesie wynajmującego leży podpisanie umowy najmu zawierającej zapisy regulujące wszystkie istotne kwestie. Im więcej regulacji się w niej znajdzie, tym lepiej. Kluczowe jest też załączenie do umowy protokołu zdawczo-odbiorczego wraz ze zdjęciami. 

Dodatkowym zabezpieczeniem dla wynajmującego jest instytucja najmu okazjonalnego. Taki najem różni się od klasycznego przede wszystkim następującymi kwestiami: 

• musi mieć formę aktu notarialnego; 
• musi zostać zgłoszony do urzędu skarbowego; 
• musi być zawarty na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat; 
• musi zawierać załącznik w postaci oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu; 
• musi zawierać wskazanie lokalu zastępczego, do którego będzie mógł wyprowadzić się najemca w przypadku wykonania egzekucji; 
• musi zawierać załącznik w postaci oświadczenia osoby posiadającej prawo do lokalu o wyrażeniu zgody na zamieszkiwanie najemcy oraz osób z nim zamieszkujących. 

Upraszczając, najem okazjonalny ma na celu ochronę interesów wynajmujących, ponieważ dzięki niemu mają oni większe szanse na szybkie pozbycie się uciążliwych lokatorów. 

Oczywiście, dodatkowym zabezpieczeniem interesów wynajmującego jest też polisa mieszkaniowa, ale do tego tematu przejdziemy w dalszej części artykułu. 

W tym miejscu warto jeszcze wspomnieć o zmianach przepisów dotyczących najmu, które mają wejść w życie w 2025 roku. Większość z nich ma na celu ochronę interesów najemców, ale wynajmujący też powinni się z nimi zapoznać. Planowane zmiany mają dotyczyć następujących kwestii: 

• wprowadzenie minimalnego okresu najmu – ma to być 12 miesięcy; 
• ograniczenie podwyżek czynszu – najprawdopodobniej w skali roku czynsz właścicielski będzie mógł wzrosnąć maksymalnie o 5%; 
• obowiązek zawarcia umowy najmu w formie pisemnej – do tej pory nie było takiego obowiązku; 
• większa ochrona przed eksmisjami – w określonych sytuacjach najemcy zyskają dodatkowe zabezpieczenia prawne przed przymusowymi eksmisjami. 

Umowa najmu a warunki wypowiedzenia 

Wypowiedzenie umowy najmu to równie drażliwa, co ważna kwestia. Jakiekolwiek ustalenia należy od początku mieć na piśmie.

Wynajmujący mieszkanie ma prawo wypowiedzieć umowę Najemcy, ale musi to zrobić w formie pisemnej, a dodatkowo doręczyć podpisane wypowiedzenie osobiście lub przesyłając listem poleconym.

Jeśli w umowie najmu zawarto terminy wypowiedzenia, wszystko jest jasne. Jeśli takich terminów nie ma, podstawą jest wtedy Kodeks Cywilny, który ustala czas wypowiedzenia w następujący sposób:

• wypowiedzenie umowy najmu mieszkania najpóźniej na 3 miesiące przed końcem kwartału kalendarzowego - gdy czynsz jest płatny w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc;
• wypowiedzenie umowy najmu mieszkania najpóźniej na 1 miesiąc przed końcem miesiąca kalendarzowego - gdy czynsz jest płatny miesięcznie;
• wypowiedzenie umowy najmu mieszkania najpóźniej na 3 dni - gdy czynsz jest płatny w krótszych odstępach czasu niż co miesiąc;
• wypowiedzenie umowy najmu mieszkania najpóźniej na 1 dzień - gdy czynsz jest płatny codziennie.

Umowa najmu mieszkania – na które zapisy dodatkowe zwrócić uwagę?

Są takie zagadnienia, które w umowie najmu mieszkania po prostu muszą się znaleźć, ale są również zapisy obligatoryjne. Wśród nich można wskazać chociażby uregulowanie kwestii trzymania w wynajmowanym lokalu zwierząt domowych czy palenia wyrobów tytoniowych. Na takiej liście można jeszcze umieścić przeprowadzanie remontów przez lokatorów (jaka ingerencja jest dopuszczalna, a jaka nie), podnajem lokalu, korzystanie z lokalu niezgodnie z przeznaczeniem, prowadzenie w nim działalności gospodarczej itd. 

Musisz mieć świadomość, że są również kwestie, których umowa najmu nie może regulować, ponieważ są one sprzeczne z odgórnymi przepisami prawa. Przykładowo:

• podwyżka czynszu właścicielskiego nie może przekroczyć pewnego pułapu;
• wysokość kaucji nie może być dowolna (istnieje pewien limit);
• właściciel nie może zakazać lokatorom przyjmowania gości;
• właściciel nie może wchodzić do wynajmowanego lokalu w dowolnym momencie, bez uzyskania ich zgody i bez asysty policji. 

Im więcej kwestii będzie regulowała umowa najmu, tym lepiej. Niektóre zapisy są jednak niemożliwe, a jeśli mimo tego znajdą się w treści umowy, nie będą miały mocy prawnej.

PORÓWNAJ CENY

Jak ubezpieczyć lokal mieszkalny na wynajem? 

Dla lokalu będącego przedmiotem najmu można wykupić dwie niezależne polisy mieszkaniowe, po jednej dla właściciela i lokatora. Każda z nich ma nieco inną formułę, przede wszystkim dlatego, że dotyczy innego rodzaju mienia. 

Najemca może wykupić polisę chroniącą jego majątek, na który składa się głównie mienie ruchome (ruchomości domowe), ewentualnie też tzw. nakłady inwestycyjne, czyli efekty remontów i modernizacji, które przeprowadził na własny koszt. Takie ubezpieczenie może uwzględniać liczne zdarzenia losowe, a także takie ryzyka, jak kradzież z włamaniem, OC w życiu prywatnym, Home Assistance czy dewastacja. 

Wynajmujący może z kolei ubezpieczyć mury oraz elementy stałe nieruchomości. Taka polisa może mieć podobny zakres, jak polisa dla najemcy, czyli zawierać: zdarzenia losowe, ryzyka kradzieżowe, wandalizm, dewastację czy OC w życiu prywatnym. Szczególnie ten ostatni dodatek jest wart rozważenia, ponieważ zapewnia ochronę przed nieumyślnymi szkodami wyrządzonymi na mieniu osób trzecich, czyli np. lokatorów, sąsiadów czy administracji budynku. 

W obu przypadkach koszty polisy zależne są od wielu czynników, ale kluczowa jest łączna wartość ubezpieczonego mienia oraz wybrany zakres. Wynajmujący zapłaci więc wyższą składkę z racji tego, że sama nieruchomość jest zdecydowanie droższa od znajdującego się w niej wyposażenia. Najczęściej będzie to wydatek rzędu 200-400 zł w skali roku. Precyzyjną wysokość składki powinno się zawsze obliczać dla nieruchomości o danych parametrach oraz dla zakresu zawierającego wybrane zdarzenia. Można to zrobić, korzystając z porównywarki ubezpieczeń. 

Polisa dla najemcy może kosztować nawet niecałe 100 zł w skali roku, co wynika głównie z niewielkiej wartości mienia będącego przedmiotem ubezpieczenia. W tym przypadku precyzyjną składkę również można obliczyć w porównywarce. 

Przy najmie optymalną sytuacją jest ta, w której obie strony umowy posiadają swoje polisy mieszkaniowe. Jest to kolejne (po umowie najmu, instytucji najmu okazjonalnego, kaucji i protokole zdawczo-odbiorczym) zabezpieczenie, dzięki któremu można uniknąć nieprzewidzianych wydatków oraz potencjalnych konfliktów. 

TU SPRAWDZISZ CENY