Umowa najmu lokalu mieszkalnego 2025 - co powinna zawierać?

Sprawdź, jakie elementy muszą znaleźć się w umowie, dlaczego protokół zdawczo-odbiorczy jest niezbędny, jak regulować kwestie mediów oraz na jakie dodatkowe zapisy warto zwrócić uwagę, aby zabezpieczyć swoje interesy przy pomocy najmu okazjonalnego i polisy ubezpieczeniowej.

Gotowy wzór umowy najmu 2025 do pobrania za darmo

Pobierz umowę najmu lokalu mieszkalnego na czas określony bez żadnych kosztów. Wystarczy, że klikniesz w poniższy link. Przy okazji bezpłatnie możesz też porównać ubezpieczenie nieruchomości w naszym kalkulatorze.

Pobierz wzór umowy

Umowa najmu lokalu mieszkalnego – co zawiera?

Prawidłowo sporządzona umowa najmu mieszkania powinna w sposób wyczerpujący opisywać trzy kluczowe zagadnienia:

1. Jakie są strony umowy? – dane osobowe oraz kontaktowe wszystkich najemców oraz wynajmujących.
2. Co jest przedmiotem najmu? – precyzyjne wskazanie, jakiej nieruchomości dotyczy umowa oraz opis tej nieruchomości. 
3. Na jakich zasadach wynajmowany będzie lokal? – okres najmu, wysokość czynszu, terminarz wpłat, kwestie wypowiedzenia itd. 

Oczywiście, umowa najmu lokalu mieszkalnego powinna też zawierać datę oraz miejsce jej podpisania, a także odpowiedni nagłówek. Trzeba ją też sporządzić w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. 

Pamiętaj, że jeśli dana kwestia nie zostanie należycie opisana w umowie najmu, będą ją regulowały odgórne przepisy, czyli np. Ustawa o ochronie praw lokatorów, Ustawa o zasobie gminy czy po prostu Kodeks cywilny.

Umowa najmu – jakie informacje wpisać?

Omawiany rodzaj umowy powinien być opatrzony nagłówkiem o treści: Umowa najmu lokalu mieszkalnego. Konieczne jest również wskazanie miejsca i daty podpisania dokumentu – zawarta dnia XXX (dzień, miesiąc, rok) w XXX (nazwa miejscowości, opcjonalnie też jej kod pocztowy).

W dalszej kolejności powinno się wskazać strony umowy, czyli podać dane najemcy oraz wynajmującego, konkretnie:

• imię i nazwisko, 
• adres zamieszkania, 
• PESEL, 
• serię oraz numer dowodu osobistego. 

Kiedy już doprecyzowane zostało, jakie są strony umowy najmu, wypadałoby też opisać przedmiot najmu. W tym miejscu należy wskazać:

• dokładny adres nieruchomości;
• numer jej Księgi Wieczystej;
• powierzchnię użytkową (znajdziesz ją w Księdze Wieczystej);
• jakie pomieszczenia składając się na nieruchomość;
• kto jest właścicielem nieruchomości.

Dobrą praktyką jest zamieszczanie w umowie najmu listy przedmiotów składających się na wyposażenie lokalu, a także opisanie stanu technicznego tych przedmiotów oraz ogólnie całego lokalu. Najczęściej te kwestie porusza się w podstawowym załączniku do umowy najmu, czyli protokole zdawczo-odbiorczym mieszkania. Nie jest to obowiązkowe, ale jednak zawsze warto sporządzić taki dokument. 

Umowa najmu – jaki czas trwania? Jeśli nie podamy przedziału czasowego, według prawa, umowa obowiązywać będzie na czas nieokreślony. Umowa najmu na czas określony dokładnie wskazuje termin, w którym umowa dobiega końca. Niemca jest wtedy zobowiązany opuścić lokal w tym właśnie terminie.

Jeżeli jednak czas określony w umowie najmu mija, a najemca nadal korzysta z nieruchomości i regularnie uiszcza czynsz, a wynajmujący zgadza się na taki stan rzeczy, przyjmuje się, że umowa nadal trwa. Jest to już jednak umowa ustna na czas nieokreślony.

Umowa najmu a kwestia piwnicy

Piwnica może być również przedmiotem najmu. Nie zawsze jednak Wynajmujący decydują się udostępniać to pomieszczenie Najemcy, trzymając tam swoje rzeczy.

Jeśli piwnica jest częścią najmu mieszkania, warto uregulować w umowie kwestię opłat za jej użytkowanie. Rozwiązania są dwa – można wliczyć piwnicę do kwoty czynszu za mieszkanie lub stworzyć dodatkowy zapis z podaniem:

• kwoty za użytkowanie piwnicy,
• powierzchnią użytkową piwnicy,
• charakterem użytkowania – jako powierzchnia współdzielona czy jako pomieszczenie przynależne do lokalu mieszkalnego.

Umowa najmu a ulepszenie lokalu mieszkalnego 

Lokal będący przedmiotem najmu powinien zostać przekazany najemcy w stanie umożliwiającym jego użytkowanie. Najemca może jednak wprowadzić w lokalu pewne zmiany, które podniosą jego standard czy zwiększą użyteczność. Część z tych zmian można wprowadzić bez zgody wynajmującego, jednak nie wszystkie. 

Do wprowadzenia istotnych ulepszeń najemca potrzebuje aprobaty wynajmującego, którą najlepiej wyrazić na piśmie, czy to w treści umowy najmu, czy aneksie do niej. O jakiego typu ulepszenia tutaj chodzi? Przykładowo, może to być remont łazienki czy kuchni albo zamontowanie klimatyzacji. W tej kategorii nie mieszczą się natomiast konserwacje typu malowanie ścian. Dodajmy, że strony powinny także ustalić na piśmie, w jaki sposób ulepszenia będą rozliczane. Przykładowo, wynajmujący może uwzględnić je w czynszu, odpowiednio go obniżając. 

Jeśli najemca dokona ulepszeń bez zgody wynajmującego, ten może zażądać przywrócenia nieruchomości do stanu sprzed modernizacji, o ile nie naruszy to substancji lokalu. Opcjonalnie, właściciel może zatrzymać ulepszenia, zwracając ich wartość lokatorowi, uwzględniając przy tym stopień zużycia na dzień zdania lokalu. 

Warto wspomnieć, że najemca bez zgody wynajmującego może zamontować w lokalu dodatkowe oświetlenie, podłączyć światłowód czy nawet gaz. Wyjątkiem są sytuacje, w których wspomniane zmiany stałyby w sprzeczności z obowiązującymi przepisami lub bezpieczeństwem nieruchomości. Niemniej jednak, dla zachowania dobrych relacji pomiędzy stronami, lepiej jest uzgadniać nawet drobne zmiany czy konserwacje. 

Umowa najmu a ochrona wynajmującego 

W interesie właściciela leży maksymalne zabezpieczenie umowy. Kluczowe jest szczegółowe opisanie stanu lokalu w protokole zdawczo-odbiorczym ze zdjęciami, co jest podstawą do rozliczeń szkód.

Najem okazjonalny to najsilniejsze zabezpieczenie prawne, mające na celu uproszczenie procedury eksmisji uciążliwych lokatorów. Aby umowa była ważna, musi spełniać szereg wymogów:

1. Musi mieć formę aktu notarialnego.
2. Musi zostać zgłoszona do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni.
3. Musi zawierać oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i wskazanie lokalu zastępczego wraz ze zgodą jego właściciela.

Oprócz formalności, dodatkowym zabezpieczeniem finansowym jest polisa mieszkaniowa. Chroni ona mury i elementy stałe przed szkodami (np. pożarem, zalaniem) i jest kolejnym elementem zabezpieczającym interesy wynajmującego.

Umowa najmu a warunki wypowiedzenia 

Wypowiedzenie umowy najmu to równie drażliwa, co ważna kwestia. Jakiekolwiek ustalenia należy od początku mieć na piśmie.

Wynajmujący mieszkanie ma prawo wypowiedzieć umowę Najemcy, ale musi to zrobić w formie pisemnej, a dodatkowo doręczyć podpisane wypowiedzenie osobiście lub przesyłając listem poleconym.

Jeśli w umowie najmu zawarto terminy wypowiedzenia, wszystko jest jasne. Jeśli takich terminów nie ma, podstawą jest wtedy Kodeks Cywilny, który ustala czas wypowiedzenia w następujący sposób:

• wypowiedzenie umowy najmu mieszkania najpóźniej na 3 miesiące przed końcem kwartału kalendarzowego - gdy czynsz jest płatny w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc;
• wypowiedzenie umowy najmu mieszkania najpóźniej na 1 miesiąc przed końcem miesiąca kalendarzowego - gdy czynsz jest płatny miesięcznie;
• wypowiedzenie umowy najmu mieszkania najpóźniej na 3 dni - gdy czynsz jest płatny w krótszych odstępach czasu niż co miesiąc;
• wypowiedzenie umowy najmu mieszkania najpóźniej na 1 dzień - gdy czynsz jest płatny codziennie.

Umowa najmu mieszkania – na które zapisy dodatkowe zwrócić uwagę?

Są takie zagadnienia, które w umowie najmu mieszkania po prostu muszą się znaleźć, ale są również zapisy obligatoryjne. Wśród nich można wskazać chociażby uregulowanie kwestii trzymania w wynajmowanym lokalu zwierząt domowych czy palenia wyrobów tytoniowych. Na takiej liście można jeszcze umieścić przeprowadzanie remontów przez lokatorów (jaka ingerencja jest dopuszczalna, a jaka nie), podnajem lokalu, korzystanie z lokalu niezgodnie z przeznaczeniem, prowadzenie w nim działalności gospodarczej itd. 

Musisz mieć świadomość, że są również kwestie, których umowa najmu nie może regulować, ponieważ są one sprzeczne z odgórnymi przepisami prawa. Przykładowo:

• podwyżka czynszu właścicielskiego nie może przekroczyć pewnego pułapu;
• wysokość kaucji nie może być dowolna (istnieje pewien limit);
• właściciel nie może zakazać lokatorom przyjmowania gości;
• właściciel nie może wchodzić do wynajmowanego lokalu w dowolnym momencie, bez uzyskania ich zgody i bez asysty policji. 

Im więcej kwestii będzie regulowała umowa najmu, tym lepiej. Niektóre zapisy są jednak niemożliwe, a jeśli mimo tego znajdą się w treści umowy, nie będą miały mocy prawnej.

Jak ubezpieczyć lokal mieszkalny na wynajem? 

Dla lokalu będącego przedmiotem najmu zaleca się wykupienie dwóch niezależnych polis mieszkaniowych – po jednej dla każdej ze stron, ponieważ dotyczą one innego rodzaju mienia:

1. Polisa dla wynajmującego (właściciela): Chroni mury oraz elementy stałe (wbudowane) nieruchomości przed zdarzeniami losowymi. Warto rozszerzyć ją o OC w życiu prywatnym wynajmującego, które chroni przed roszczeniami najemców lub sąsiadów za szkody, np. zalanie. Składka jest wyższa ze względu na wartość nieruchomości (zwykle 200–400 zł rocznie).
2. Polisa dla najemcy: Chroni mienie ruchome (ruchomości domowe), czyli wyposażenie należące do lokatora, a także ewentualne nakłady inwestycyjne (remonty wykonane na własny koszt). Najemca może również dokupić własne OC w życiu prywatnym. Koszt takiej polisy jest niższy (nawet poniżej 100 zł rocznie).

Posiadanie obu polis jest kluczowym zabezpieczeniem, które pomaga uniknąć kosztownych konfliktów i nieprzewidzianych wydatków po ustaniu najmu.

TU SPRAWDZISZ CENY