Umowa najmu lokalu mieszkalnego 2025 - co powinna zawierać?

Prawidłowo sporządzona umowa najmu lokalu mieszkalnego chroni interesy obu stron i minimalizuje ryzyko sporów w trakcie trwania najmu oraz po jego zakończeniu. Dokument powinien jasno określać strony umowy, przedmiot najmu, wysokość czynszu, czas trwania umowy oraz zasady jej wypowiedzenia. 

Gotowy wzór umowy najmu 2026 do pobrania za darmo

Pobierz umowę najmu lokalu mieszkalnego na czas określony bez żadnych kosztów. Wystarczy, że klikniesz w poniższy link. Przy okazji bezpłatnie możesz też porównać ubezpieczenie nieruchomości w naszym kalkulatorze.

Pobierz wzór umowy

Co powinna zawierać umowa najmu lokalu mieszkalnego?

Prawidłowo sporządzona umowa najmu mieszkania powinna w sposób wyczerpujący opisywać trzy kluczowe zagadnienia:

1. Jakie są strony umowy? – dane osobowe oraz kontaktowe wszystkich najemców oraz wynajmujących.
2. Co jest przedmiotem najmu? – precyzyjne wskazanie, jakiej nieruchomości dotyczy umowa oraz opis tej nieruchomości. 
3. Na jakich zasadach wynajmowany będzie lokal? – okres najmu, wysokość czynszu, terminarz wpłat, kwestie wypowiedzenia itd. 

Oczywiście, umowa najmu lokalu mieszkalnego powinna też zawierać datę oraz miejsce jej podpisania, a także odpowiedni nagłówek. Trzeba ją też sporządzić w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. 

Pamiętaj, że jeśli dana kwestia nie zostanie należycie opisana w umowie najmu, będą ją regulowały odgórne przepisy, czyli np. Ustawa o ochronie praw lokatorów, Ustawa o zasobie gminy czy po prostu Kodeks cywilny.

Jakie dane muszą znaleźć się w umowie najmu lokalu mieszkalnego?

Zastanawiasz się, co powinna zawierać umowa najmu mieszkania? Przede wszystkim tytuł, datę oraz miejsce formalnego podpisania. Umowa najmu powinna jednoznacznie określać też terminy płatności czynszu oraz opłat dodatkowych, aby uniknąć wątpliwości co do momentu powstania zaległości. Dokument należy sporządzić w formie pisemnej w dwóch egzemplarzach (po jednym dla każdej ze stron).

W umowie należy wskazać strony umowy, podając:

• imię i nazwisko,
• adres zamieszkania,
• numer PESEL lub nr dowodu tożsamości, umożliwiający jednoznaczną identyfikację strony umowy.

Kolejnym obowiązkowym elementem jest opis przedmiotu najmu, obejmujący:

• adres lokalu mieszkalnego,
• numer księgi wieczystej (jeśli jest prowadzona),
• powierzchnię użytkową,
• pomieszczenia wchodzące w skład lokalu,
• tytuł prawny wynajmującego.

Warto również wskazać tytuł najmu, czyli podstawę prawną, na jakiej wynajmujący oddaje lokal mieszkalny do używania najemcy.

Dla celów dowodowych zaleca się dołączenie protokołu zdawczo-odbiorczego, w którym opisuje się stan lokalu, jego wyposażenie oraz stany liczników. Protokół nie jest obowiązkowy, ale znacząco ułatwia rozliczenia po zakończeniu najmu.

Umowa najmu a kwestia piwnicy

Piwnica może być również przedmiotem najmu. Nie zawsze jednak Wynajmujący decydują się udostępniać to pomieszczenie Najemcy, trzymając tam swoje rzeczy.

Jeśli piwnica jest częścią najmu mieszkania, warto uregulować w umowie kwestię opłat za jej użytkowanie. Rozwiązania są dwa – można wliczyć piwnicę do kwoty czynszu za mieszkanie lub stworzyć dodatkowy zapis z podaniem:

• kwoty za użytkowanie piwnicy,
• powierzchnią użytkową piwnicy,
• charakterem użytkowania – jako powierzchnia współdzielona czy jako pomieszczenie przynależne do lokalu mieszkalnego.

Ulepszenia lokalu a umowa najmu – kiedy potrzebna jest zgoda właściciela?

Lokal będący przedmiotem najmu powinien zostać przekazany najemcy w stanie umożliwiającym jego użytkowanie. Najemca może wprowadzać w lokalu zmiany, jednak zakres dopuszczalnych ulepszeń zależy od ich charakteru.

Naszym okiem

Zgody właściciela lokalu wymagają istotne ulepszenia, które ingerują w substancję lokalu lub jego instalacje, takie jak remont kuchni lub łazienki czy montaż klimatyzacji. Zgoda powinna zostać wyrażona w formie pisemnej, najlepiej w treści umowy najmu lub w aneksie. Strony powinny również ustalić sposób rozliczenia ulepszeń, np. poprzez obniżenie czynszu lub zwrot poniesionych kosztów po zakończeniu najmu.

Ewelina Ratajczak, Specjalista ds. ubezpieczeń na życie i nieruchomości

Bez zgody wynajmującego najemca może wykonywać drobne prace konserwacyjne, w tym odświeżenie ścian lub montaż dodatkowego oświetlenia, o ile nie narusza to konstrukcji lokalu ani instalacji wymagających zgody właściciela.

Jeżeli najemca dokona ulepszeń bez wymaganej zgody, właściciel może żądać przywrócenia stanu poprzedniego albo zatrzymać ulepszenia za zwrotem ich wartości, z uwzględnieniem stopnia zużycia na dzień zdania lokalu.

Najem okazjonalny jako zabezpieczenie umowy najmu

W interesie właściciela lokalu leży odpowiednie zabezpieczenie umowy najmu. Podstawowym narzędziem ochrony jest szczegółowy protokół zdawczo-odbiorczy, najlepiej uzupełniony dokumentacją zdjęciową, który pozwala rozliczyć stan lokalu po zakończeniu najmu.

Najem okazjonalny stanowi najsilniejsze zabezpieczenie prawne umowy najmu lokalu mieszkalnego. Jego celem jest usprawnienie procedury opróżnienia lokalu w przypadku niewywiązywania się najemcy z obowiązków. Umowa najmu okazjonalnego musi zostać zawarta w formie pisemnej i spełniać ustawowe wymogi. Przede wszystkim wymaga:

• oświadczenia najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji,
• wskazania lokalu, do którego najemca zobowiązuje się wyprowadzić wraz ze zgodą właściciela tego lokalu,
• zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od jej zawarcia.

Spełnienie tych warunków powoduje, że po zakończeniu umowy właściciel lokalu może dochodzić jego wydania bez konieczności zapewnienia najemcy lokalu socjalnego, co znacząco skraca postępowanie.

Wypowiedzenie umowy najmu – terminy i zasady według przepisów Kodeksu cywilnego

Wypowiedzenie umowy najmu powinno zostać złożone w formie pisemnej i doręczone drugiej stronie w sposób, który pozwala potwierdzić odbiór (np. osobiście za pokwitowaniem lub listem poleconym).

Możliwość wypowiedzenia zależy od czasu trwania umowy:

• czas określony – umowę można wypowiedzieć tylko w przypadkach wskazanych w umowie,
• czas nieokreślony – stosuje się terminy wynikające z Kodeksu cywilnego.

Jeżeli umowa najmu nie określa terminów wypowiedzenia, Kodeks cywilny przewiduje:

• 3 miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego – gdy czynsz jest płatny w odstępach dłuższych niż miesiąc,
• 1 miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego – gdy czynsz jest płatny miesięcznie,
• 3 dni naprzód – gdy czynsz jest płatny w krótszych odstępach niż miesiąc,
• 1 dzień naprzód – gdy czynsz jest płatny codziennie.

Ta zasada pozwala prawidłowo wypowiedzieć umowę najmu w ramach porozumienia – bez sporów o ustawowe terminy.

Dodatkowe zapisy w umowie najmu, które chronią właściciela i najemcę

Poza elementami wymaganymi przez prawo, umowa najmu lokalu mieszkalnego może – i powinna – zawierać dodatkowe zapisy, które precyzują zasady korzystania z lokalu i ograniczają ryzyko sporów między stronami.

Warto uregulować w umowie najmu w szczególności:

• zasady posiadania zwierząt w lokalu,
• palenie wyrobów tytoniowych,
• zakres dopuszczalnych remontów i ulepszeń,
• możliwość lub zakaz podnajmu lokalu,
• korzystanie z lokalu niezgodnie z przeznaczeniem, np. prowadzenie działalności gospodarczej.

Jednocześnie należy pamiętać, że umowa najmu nie może zawierać postanowień sprzecznych z przepisami prawa. Nieważne będą zapisy:

• przewidujące dowolną podwyżkę czynszu z pominięciem zasad i terminów wynikających z ustawy o ochronie praw lokatorów,
• ustalające kaucję w wysokości przekraczającej dwunastokrotność miesięcznego czynszu,
• zakazujące najemcy przyjmowania gości,
• pozwalające właścicielowi lokalu na swobodne wchodzenie do mieszkania bez zgody najemcy, z wyjątkiem sytuacji awaryjnych.

Im precyzyjniej określone są obowiązki stron umowy, tym większa pewność prawna po obu stronach. Postanowienia sprzeczne z ustawą nie wywołują skutków prawnych, nawet jeśli zostały podpisane przez strony.

Jak ubezpieczyć lokal mieszkalny na wynajem? 

Dla lokalu będącego przedmiotem najmu zaleca się wykupienie dwóch niezależnych polis mieszkaniowych – po jednej dla każdej ze stron, ponieważ dotyczą one innego rodzaju mienia:

1. Polisa dla wynajmującego (właściciela): Chroni mury oraz elementy stałe (wbudowane) nieruchomości przed zdarzeniami losowymi. Warto rozszerzyć ją o OC w życiu prywatnym wynajmującego, które chroni przed roszczeniami najemców lub sąsiadów za szkody, np. zalanie. Składka jest wyższa ze względu na wartość nieruchomości (zwykle 200–400 zł rocznie).
2. Polisa dla najemcy: Chroni mienie ruchome (ruchomości domowe), czyli wyposażenie należące do lokatora, a także ewentualne nakłady inwestycyjne (remonty wykonane na własny koszt). Najemca może również dokupić własne OC w życiu prywatnym. Koszt takiej polisy jest niższy (nawet poniżej 100 zł rocznie).

Posiadanie obu polis jest kluczowym zabezpieczeniem, które pomaga uniknąć kosztownych konfliktów i nieprzewidzianych wydatków po ustaniu najmu.

TU SPRAWDZISZ CENY