Przed wypłatą odszkodowania każda firma ubezpieczeniowa wymaga od poszkodowanego przedstawienia dokumentów. Przesłanie ubezpieczycielowi oryginałów dokumentów słusznie nie wydaje się najlepszym pomysłem. Właśnie dlatego warto skorzystać z rozwiązania, jakim jest uwierzytelnienie dokumentów. 

Podstawą dla prowadzenia postępowań czy to przez urzędy, czy też firmy ubezpieczeniowe z reguły są oryginały dokumentów. Gdy jednak ich dostarczenie nie jest możliwe (np. poszkodowany uważa, że mogą mu się one przydać w przyszłości), rozwiązaniem mogą być odpisy dokumentów, których zgodność z oryginałem została poświadczona przez osoby do tego uprawnione.

Znajdź OC już od 348zł!
Bez wychodzenia z domu

  • Ceny OC w 5 minut
  • Oferty 14 towarzystw ubezpieczeniowych
  • Pomoc 200 agentów

Czym jest uwierzytelnienie dokumentów?

Uwierzytelnienie dokumentów sprowadza się do potwierdzenia zgodności kopii z oryginałem. Jak uwierzytelnianie dokumentów wygląda w praktyce? Po wykonaniu kopii oryginalnego dokumentu, umieszcza się na niej pieczęć z napisem „zgodność z oryginałem” lub zapis o tej samej treści. Konieczny jest również czytelny podpis osoby, która dokonuje uwierzytelnienia dokumentów.

Osoba poświadczająca zgodność kopii z oryginałem musi porównać treść dokumentów. Jeżeli kopia nie odbiega treścią od oryginału, to można umieścić na niej wspomniane wyżej oznaczenie „zgodność z oryginałem”.

Kto może dokonać uwierzytelnienia dokumentów?

Uwierzytelnienia dokumentów może dokonać osoba, która jest do tego uprawniona w danej placówce. Przykładowo:

  • kserokopie dokumentacji medycznej (np. karty informacyjnej leczenia szpitalnego, dokumentacji ambulatoryjnej) uwierzytelnia uprawniony do tego pracownik placówki medycznej, która dokumenty te wytworzyła,
  • kopię dowodu osobistego, aktów stanu cywilnego (np. odpis aktu zgonu) za zgodność z oryginałem poświadcza pracownik urzędu miasta lub gminy, który ten dokument wydał,
  • kserokopię faktury czy rachunku uwierzytelnić może ich wystawca – przedsiębiorca lub uprawniony przez niego do tego pracownik.
W przypadku ważnych dokumentów, już podczas ich odbierania warto zrobić kserokopię i poprosić o potwierdzenie autentyczności.

Zgodność odpisu z oryginałem mogą poświadczać również notariusze. Usługa jest płatna – 6 zł za każdą stronę (zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej).

Kiedy firma ubezpieczeniowa żąda oryginałów lub uwierzytelnionych kopii dokumentów?

Klienci korzystający z ochrony ubezpieczeniowej mogą zostać wezwani przez pracowników firmy ubezpieczeniowej do przedłożenia dokumentów przy załatwianiu różnych spraw. 

Uwaga! Nie każdy ubezpieczyciel i nie w każdej sprawie wymaga uwierzytelnionych dokumentów. Czasami wystarcza wysłanie zdjęcia lub skanu oryginału, jako załącznik do zgłoszenia online. Zanim więc poprosisz dany urząd o uwierzytelnienie, zapytaj swoje towarzystwo, czy będzie to warunkiem rozpatrzenia Twojego wniosku.

Złożenie uwierzytelnionych kopii dokumentów może być konieczne m.in. w poniższych sytuacjach:

1. Zgłoszenie szkody z AC – jakie dokumenty są potrzebne do likwidacji szkody?

Aby firma ubezpieczeniowa mogła wypłacić odszkodowanie, musi zostać poinformowana o kolizji lub wypadku drogowym oraz otrzymać niezbędne dokumenty. Wielu ubezpieczycieli w Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia (OWU) zobowiązuje swoich klientów do udostępnienia dokumentów niezbędnych do likwidacji szkody. O jakich dokumentach mowa? W zależności od rodzaju zdarzenia, jakie miało miejsce, pracownicy firmy ubezpieczeniowej będą wymagać choćby:

  • dokumentu potwierdzającego własność pojazdu (faktura VAT, umowa kupna-sprzedaży, umowa darowizny),
  • dowodu wyrejestrowania samochodu,
  • oświadczenia sprawcy kolizji.
Przykład:
W OWU AC Wiener znajduje się zapis: „W razie kradzieży pojazdu lub jego części bądź zaboru pojazdu w celu jego krótkotrwałego użycia lub utraty dokumentów pojazdu, Ubezpieczony, Ubezpieczający lub osoba upoważniona do kierowania pojazdem są zobowiązani na wniosek Wiener TU S.A. dostarczyć w ciągu 2 dni roboczych od zgłoszenia kradzieży pojazdu dokumenty pochodzenia pojazdu (np. fakturę zakupu, umowę sprzedaży)”.

Poszkodowany nie musi dostarczyć oryginałów wyżej wymienionych dokumentów. Każda firma ubezpieczeniowa przeprowadzi postępowanie likwidacyjne w oparciu o (najlepiej uwierzytelnione) kopie.

2. Dodatkowy, obowiązkowy przegląd po likwidacji szkody z ubezpieczenia AC

Art. 81 ustawy Prawo o ruchu drogowym przewiduje – obok obowiązkowych okresowych badań technicznych pojazdów – również dodatkowe badania techniczne. Takiemu badaniu musi zostać poddany pojazd, w którym po szkodzie dokonano napraw w zakresie elementów układu nośnego, hamulcowego lub kierowniczego mających wpływ na bezpieczeństwo ruchu drogowego.

Właściciel samochodu, który musiał zgłosić się na dodatkowe badanie techniczne po kolizji lub wypadku, może liczyć na to, że ubezpieczyciel zwróci mu poniesione koszty. W tym celu musi jednak przedłożyć otrzymaną ze stacji kontroli pojazdów fakturę VAT.

Przykład:
W OWU AC Generali znajduje się zapis: „[...] Zwrot kosztu dokonanego badania technicznego zostanie dokonany na podstawie przedłożonej Generali faktury VAT”.

Również w tym przypadku właściciel pojazdu nie musi przedstawiać oryginału otrzymanego dokumentu – pracownicy stacji kontroli pojazdów mogą uwierzytelnić kopię wystawionej faktury.

3. Zwrot kosztów za parkowanie uszkodzonego samochodu

Zwłaszcza po wypadku drogowym uszkodzenia pojazdu mogą być tak rozległe, że konieczne będzie przetransportowanie go na parking przy użyciu lawety. Jeżeli szkoda będzie likwidowana z AC, właściciel pojazdu może liczyć na zwrot kosztów parkowania uszkodzonego auta.

Przykład:
Według OWU AC Proama „na wniosek Ubezpieczonego pokryje, do wysokości 400 zł, udokumentowane oryginalnymi fakturami lub rachunkami, koszty parkowania uszkodzonego pojazdu w okresie nie dłuższym niż do dnia dokonania przez Proama oględzin uszkodzonego pojazdu, o ile Proama nie odstąpi od dokonania tych oględzin”.

Każda firma ubezpieczeniowa, która ma pokryć pewne koszty, będzie żądać od poszkodowanego przedstawienia dokumentów potwierdzających ich poniesienie. W przypadku parkowania pojazdu konieczne będzie dostarczenie faktury lub rachunku. Co w sytuacji, gdy poszkodowany z pewnych względów chce zostawić dla siebie oryginał?

Rozwiązaniem jest wystąpienie przez poszkodowanego do właściciela parkingu o poświadczoną kopię dokumentu. Wówczas uwierzytelniona kopia faktury czy rachunku poświadczona za zgodność z oryginałem wraz z wnioskiem będzie podstawą wypłaty pieniędzy przez ubezpieczyciela.

4. Poinformowanie ubezpieczyciela o zbyciu lub nabyciu pojazdu

Każdy właściciel pojazdu musi go ubezpieczyć, czyli wykupić dla niego polisę OC. Regułą jest, że przy sprzedaży pojazdu polisa przechodzi na nabywcę, a dotychczasowy właściciel ma obowiązek poinformować o zbyciu pojazdu firmę ubezpieczeniową. Ma on na to 14 dni, licząc od dnia przeniesienia prawa własności pojazdu. Do zgłoszenia warto dołączyć umowę kupna-sprzedaży. 

Obowiązek poinformowania firmy ubezpieczeniowej o zbyciu pojazdu wynika z art. 32 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych.

Ponieważ zbywcę pojazdu czekają formalności m.in. w urzędzie skarbowym, przesłanie oryginału umowy firmie ubezpieczeniowej nie jest najlepszym pomysłem. Również w tej sytuacji rozwiązaniem może być uwierzytelnienie kopii dokumentu (Uwaga! Zdecydowana większość firm ubezpieczeniowych nie wymaga potwierdzenia zgodności kopii umowy z oryginałem. Do zgłoszenia zazwyczaj wystarcza samo zdjęcie dokumentu, przesłane w załączniku).  

Mimo że nowy właściciel pojazdu nie ma obowiązku kontaktować się z przedstawicielami firmy ubezpieczeniowej, to powinien to zrobić. W jakim celu? Aby upewnić się, że polisa została opłacona (nie ma zaległości w płatności). Kontaktując się z ubezpieczycielem, również warto przesłać mu kopię umowy sprzedaży, aby pracownicy firmy ubezpieczeniowej mieli pewność, że odpisują nowemu właścicielowi pojazdu.

Zgłaszając firmie ubezpieczeniowej zakup samochodu, warto pamiętać także o kwestii ubezpieczenia OC. Polisa OC przejęta od poprzedniego właściciela auta gwarantuje ochronę tylko do terminu wskazanego w umowie. Z kolei brak obowiązkowego ubezpieczenia może być bardzo kosztowny. W 2021 r. najwyższa kara za brak OC to 5600 zł

Stefania Stuglik, ekspert ds. ubezpieczeń komunikacyjnych w rankomat.pl.Stefania Stuglik, ekspert ds. ubezpieczeń komunikacyjnych w rankomat.pl.

5. Wypłata świadczenia z NNW a dokumentacja medyczna

Jednym z ubezpieczeń często nabywanych w pakiecie z OC czy AC jest NNW. Z tej polisy ubezpieczyciel wypłaca odszkodowanie, gdy skutkiem wypadku jest uszkodzenie ciała, rozstrój zdrowia lub śmierć ubezpieczonego. Warunkiem wypłaty pieniędzy z NNW jest dostarczenie ubezpieczycielowi dokumentacji medycznej.

Przykład:
W OWU NNW PZU znajduje się następujący zapis: „Jeżeli w następstwie wypadku ubezpieczony był leczony i leczenie to było leczeniem uciążliwym, a nie stwierdzono trwałego uszczerbku na zdrowiu, PZU wypłaca świadczenie za leczenie uciążliwe na podstawie dokumentacji medycznej przedłożonej przez ubezpieczonego”.

Przesyłanie oryginału dokumentacji medycznej firmie ubezpieczeniowej nie jest wskazane choćby z tego względu, że poszkodowany może potrzebować dostępu do dokumentów, gdy będzie zasięgał opinii innego specjalisty. I w tym przypadku warto skorzystać z możliwości uwierzytelnienia dokumentów.

Firma ubezpieczeniowa może przy tym sama uzyskać dokumentację z zakładu opieki medycznej. Wówczas jednak poszkodowany musi wyrazić na to pisemną zgodę. Rozwiązanie to jest szczególnie korzystne dla osób powracających do zdrowia, które nie mają możliwości samodzielnie skompletować niezbędnych dokumentów.

Co warto wiedzieć

  • Uwierzytelnienie dokumentów polega na potwierdzeniu zgodności ich kopii z oryginałem.
  • Do uwierzytelnienia kopii upoważniona jest instytucja, która stworzyła dokument (np. placówka medyczna, urząd miasta) i notariusz.
  • Firmy ubezpieczeniowe wymagają od klientów dokumentów (lub uwierzytelnionych kopii) najczęściej przy likwidowaniu szkód.
  • W przypadku dokumentacji medycznej ubezpieczyciel może za zgodą ubezpieczonego samodzielnie pozyskać jej uwierzytelnioną kopię z placówki medycznej.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

  1. Czy uwierzytelnione dokumenty są potrzebne przy załatwianiu każdej sprawy w firmie ubezpieczeniowej?

    Nie. Ubezpieczyciele już od kilku lat umożliwiają klientom załatwienie wielu spraw telefonicznie czy przez internet. Z chwilą zawarcia umowy ubezpieczony często otrzymuje dostęp do konta klienta. W rezultacie często wystarcza skan dokumentu – nie trzeba go przesyłać pocztą w wersji papierowej.
  2. Skąd mam wiedzieć, jakie dokumenty będą potrzebne np. do zlikwidowania szkody z polisy AC?

    Te informacje możesz znaleźć na stronie internetowej ubezpieczyciela. Przykładowo strona firmy Ergo Hestia ma zakładkę „FAQ”, w której znajdują się pytania i odpowiedzi dotyczące także dokumentów niezbędnych do zgłoszenia szkody. Możesz też zadzwonić na infolinię firmy ubezpieczeniowej i wypytać o szczegóły.
  3. Czy firmy ubezpieczeniowe precyzują w OWU, czy do załatwienia sprawy potrzebują oryginałów dokumentów?

    Nie jest to spotykana praktyka – najczęściej pojawia się ogólny termin „dokument”. Jeżeli chcesz wiedzieć, czy będziesz potrzebował uwierzytelnionych kopii dokumentów, skontaktuj się z pracownikiem firmy ubezpieczeniowej.
  4. Czy trzeba płacić za kopię dokumentacji medycznej, której dostarczenia żąda firma ubezpieczeniowa?

    W 2019 r. w tym zakresie miała miejsce duża zmiana. W rezultacie pacjenci nie muszą płacić za wydanie dokumentacji medycznej, przy czym dotyczy to tylko pierwszego wydania. Jeżeli chcesz otrzymać kopię po raz kolejny, będziesz musiał zapłacić. Dla przykładu wydruk czy kopia to koszt 0,36 zł za 1 stronę.