Jak wyrobić paszport? Krok po kroku przez urzędnicze formalności

Choć w krajach Unii Europejskiej i Strefy Schengen wystarczy dowód osobisty, wyjazd poza ten obszar wymaga już paszportu. To dokument potwierdzający Twoją tożsamość i obywatelstwo, a jednocześnie przepustka do legalnego przekraczania granic. W artykule krok po kroku wyjaśniamy, jak wygląda procedura wyrobienia paszportu w Polsce – od złożenia wniosku, przez wymagane dokumenty i opłaty, aż po odbiór gotowego paszportu. 

Co to jest paszport i kiedy jest potrzebny?

Paszport to urzędowy dokument potwierdzający tożsamość i obywatelstwo, który pozwala przekraczać granice państwowe oraz przebywać legalnie poza Polską. W Polsce wydawany jest w formie paszportu biometrycznego – zawiera m.in. dane osobowe, zdjęcie oraz zapis odcisków palców w chipie.

Czy paszport jest potrzebny w UE i Schengen?

Na terenie Unii Europejskiej i Strefy Schengen (m.in. Niemcy, Włochy, Hiszpania, Czechy, Chorwacja, Norwegia czy Szwajcaria) wystarczy dowód osobisty. Paszport nie jest tam wymagany do przekraczania granic ani meldowania się w hotelach. W praktyce jednak część podróżnych zabiera paszport również na wyjazdy do tych krajów – jest to dodatkowy dokument tożsamości w razie utraty dowodu osobistego.

Kiedy musisz mieć paszport, a kiedy wystarczy dowód osobisty?

Paszport jest konieczny, jeśli:

• podróżujesz poza Unię Europejską i Schengen – np. do USA, Kanady, Wielkiej Brytanii, Egiptu, Tunezji, Turcji czy krajów Azji, Afryki i obu Ameryk,

• planujesz uzyskanie wizy (np. do Chin, Indii czy Australii),

• bierzesz udział w podróży, gdzie linia lotnicza wymaga paszportu jako dokumentu głównego.

Dowód osobisty wystarczy, jeśli wyjeżdżasz do krajów UE i Schengen, a także do kilku państw, które podpisały z Polską specjalne umowy – np. do Albanii, Czarnogóry czy Macedonii Północnej.

Gdzie złożyć wniosek o wydanie paszportu?

Wniosek o wydanie paszportu można złożyć w dowolnym urzędzie paszportowym w Polsce – nie musisz tego robić w miejscu zameldowania. To duże ułatwienie, zwłaszcza jeśli na co dzień mieszkasz lub studiujesz w innym województwie niż w masz wpisane w dokumentach.

Lista urzędów paszportowych w Polsce

Punkty paszportowe znajdują się przede wszystkim w miastach wojewódzkich, ale także w wybranych miastach powiatowych. Warto sprawdzić, czy w Twojej okolicy działa delegatura zajmująca się wydawaniem dokumentów. 

Czy można wyrobić dokument w dowolnym punkcie paszportowym?

Tak. Niezależnie od miejsca zamieszkania czy meldunku możesz udać się do dowolnego urzędu paszportowego w kraju. To oznacza, że np. osoba zameldowana w Lublinie może bez problemu złożyć wniosek o paszport w Krakowie lub Gdańsku. Ważne jest jedynie, by wybrać urząd, który obsługuje sprawy paszportowe.

Jak wygląda sytuacja za granicą?

Jeśli przebywasz poza Polską, wniosek o paszport złożysz w konsulacie lub ambasadzie RP. To szczególnie istotne w nagłych sytuacjach, np. przy utracie dokumentu. Konsulat może wydać także paszport tymczasowy, który umożliwi powrót do kraju lub dalszą podróż. Informacje o tym, gdzie znajduje się najbliższy konsulat i jakie dokumenty będą potrzebne, znajdziesz na stronie Ministerstwa Spraw Zagranicznych

Jakie dokumenty są potrzebne do paszportu?

Aby złożyć wniosek o wydanie paszportu, musisz przygotować:

• wniosek paszportowy – dostępny w urzędzie paszportowym (nie można go pobrać i wydrukować w domu, ponieważ ma specjalny format),

• jedno aktualne zdjęcie paszportowe – spełniające kryteria biometryczne,

• dowód wniesienia opłaty paszportowej (w formie wydruku z systemu, potwierdzenia przelewu lub wydruku z terminala w urzędzie),

• dokument tożsamości – dotychczasowy paszport (jeśli go posiadasz) lub dowód osobisty.

W przypadku dzieci dodatkowo należy przedstawić akt urodzenia, a jeśli rodzice mają różne nazwiska – także dokumenty potwierdzające prawa rodzicielskie.

Dodatkowe dokumenty w szczególnych przypadkach

Urzędnik może poprosić o dodatkowe dokumenty, jeśli pojawią się wątpliwości dotyczące tożsamości lub danych osobowych. Najczęściej są to:

• odpis aktu małżeństwa – np. jeśli nazwisko zostało zmienione po ślubie zawartym za granicą,

• odpis aktu urodzenia – gdy dane w rejestrze PESEL są niepełne,

• poświadczenie obywatelstwa polskiego – w przypadku osób, których status prawny budzi wątpliwości,

• inne akty stanu cywilnego – jeśli występują niezgodności między dokumentami.

Jakie wymagania musi spełniać zdjęcie paszportowe?

Zdjęcie do paszportu jest szczególnie ważne – jego niezgodność z normami może wydłużyć procedurę. Oficjalne wymogi:

• musi być kolorowe, wykonane na jasnym, jednolitym tle,

• format 35 x 45 mm,

• twarz powinna zajmować 70–80% zdjęcia,

• zdjęcie musi być aktualne – wykonane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed złożeniem wniosku,

• osoba fotografowana patrzy prosto w obiektyw, z zamkniętymi ustami i neutralnym wyrazem twarzy,

• oczy muszą być dobrze widoczne, bez ciemnych okularów; dopuszczalne są okulary korekcyjne z przezroczystymi szkłami,

• nakrycie głowy jest możliwe tylko z powodów religijnych, o ile twarz pozostaje w pełni widoczna.

👉 Szczegółowe informacje znajdziesz na stronie rządowej: gov.pl – zdjęcie paszportowe.

Dokumenty potrzebne do paszportu – tabela

Ile trzeba zapłacić za wydanie paszportu?

Standardowa opłata za paszport wynosi 140 złotych.

Możesz skorzystać z 50% zniżki (a więc zapłacić jedynie 70 złotych). Zniżka przysługuje Ci, gdy:

• jesteś uczniem albo studentem,

• jesteś emerytem, rencistą lub osobą z niepełnosprawnością,

• utrzymuje cię twój małżonek, który jest emerytem, rencistą albo osobą z niepełnosprawnością,

• przebywasz w domu pomocy społecznej albo w zakładzie opiekuńczym,

• dostajesz zasiłek stały z pomocy społecznej,

• jesteś kombatantem albo ofiarą represji wojennych i okresu powojennego,

• jesteś rodzicem albo małżonkiem rodzica w rodzinie wielodzietnej i masz ogólnopolską Kartę Dużej Rodziny.

Ulga w wysokości 75% (35 zł za wydanie paszportu) przysługuje:

• osobom, które mają mniej niż 26 lat, uczą się studiują i są dziećmi z rodziny wielodzietnej (posiadającym ogólnopolską Kartę Dużej Rodziny),

• dzieciom z niepełnosprawnością z rodziny wielodzietnej posiadającym ogólnopolską Kartę Dużej Rodziny.

Za wydanie paszportu nie muszą płacić:

• osoby, które ukończyły 70 lat,

• przebywający w domach pomocy społecznej lub zakładach opiekuńczych, wyjeżdżający za granicę w celu długotrwałego leczenia lub  operacji,

• otrzymujący stały zasiłek z pomocy społecznej, wyjeżdżający za granicę w celu długotrwałego leczenia lub operacji,

• osoby, których paszport ma wadę techniczną,

• żołnierze wyznaczeni do pełnienia służby poza granicami państwa (nie dotyczy to żołnierzy zawodowych).

Ile kosztuje paszport w 2025 roku?

Kto może złożyć wniosek o paszport?

Wniosek o paszport składa każda osoba pełnoletnia osobiście w urzędzie paszportowym. Nie można upoważnić innej osoby do złożenia dokumentów w Twoim imieniu. W trakcie wizyty pobierane są dane biometryczne (odciski palców i zdjęcie twarzy), dlatego obecność wnioskodawcy jest obowiązkowa.

Paszport dla dziecka – kto składa wniosek i jakie są wymagania?

• Dzieci do 12. roku życia – obecność dziecka nie jest wymagana przy składaniu wniosku (rodzic lub opiekun prawny składa dokumenty), ale dziecko musi być obecne przy odbiorze paszportu, jeśli urząd tego zażąda.

• Dzieci od 12. roku życia – muszą być obecne w urzędzie, ponieważ pobierane są odciski palców.

• Wniosek składają oboje rodzice lub opiekunowie prawni. Jeżeli nie mogą pojawić się razem, konieczna jest pisemna zgoda drugiego rodzica.

• Jeśli drugi rodzic nie wyrazi zgody, sprawę rozstrzyga sąd rodzinny.

Podwójne obywatelstwo i szczególne sytuacje

Osoby posiadające podwójne obywatelstwo mogą ubiegać się o paszport polski, o ile mają potwierdzone obywatelstwo RP i numer PESEL. Warto pamiętać, że przy podróżach do niektórych krajów należy posługiwać się paszportem tego państwa, którego obywatelstwo zostanie uznane na granicy.

• Osoby z nieuregulowaną sytuacją prawną (np. brak wpisu w rejestrze PESEL, wątpliwości co do obywatelstwa) mogą zostać poproszone o dodatkowe dokumenty – np. poświadczenie obywatelstwa polskiego lub odpisy aktów stanu cywilnego.

• W przypadku opieki prawnej nad osobą małoletnią lub ubezwłasnowolnioną, prawo do złożenia wniosku ma opiekun sądowy.

Ile trwa wyrobienie paszportu i gdzie można go odebrać?

Na paszport biometryczny czeka się zwykle około 30 dni od momentu złożenia wniosku. To orientacyjny termin – w okresie wakacyjnym lub przed świętami może się wydłużyć ze względu na większą liczbę wniosków. Jeśli zależy Ci na czasie, warto złożyć wniosek z wyprzedzeniem – najlepiej 2–3 miesiące przed planowaną podróżą.

Czy można sprawdzić status paszportu online?

Tak. Status wyrobienia paszportu można śledzić na stronie gov.pl – sprawdź, czy paszport jest gotowy. Wystarczy podać numer wniosku, aby zobaczyć, czy dokument jest już do odbioru.

Paszport tymczasowy – gdy liczy się czas

Jeśli potrzebujesz dokumentu szybciej, możesz ubiegać się o paszport tymczasowy. Wydawany jest w szczególnych sytuacjach (np. nagły wyjazd służbowy, choroba w rodzinie) i często dostępny znacznie szybciej niż standardowy paszport biometryczny.

Odbiór paszportu – co musisz wiedzieć?

Gotowy paszport odbiera się osobiście, w tym samym urzędzie, w którym został złożony wniosek. Nie ma możliwości odbioru przez pełnomocnika. Podczas wizyty należy:

• okazać dotychczasowy paszport (jeśli był ważny),

• sprawdzić poprawność danych biometrycznych – zdjęcia i odcisków palców.

Jak wyrobić paszport tymczasowy?

Paszport tymczasowy to alternatywa dla paszportu biometrycznego. Możesz go otrzymać jedynie w szczególnych okolicznościach, a czas oczekiwania na dokument jest o wiele krótszy. Krótszy jest również termin ważności, gdyż paszport tymczasowy jest ważny maksymalnie 356 dni, licząc od dnia wydania.

W jakich przypadkach możesz starać się o paszport tymczasowy?

• Gdy czekasz na odbiór paszportu biometrycznego poza granicami Polski.

• Jeśli tymczasowo nie można pobrać odcisków palców do paszportu biometrycznego.

• W nagłych przypadkach związanych z powrotem do miejsca stałego pobytu, chorobą, pogrzebem członka rodziny, działalnością zawodową, nauką dzieci lub opieką nad nimi.

Warto jednak zaznaczyć, że wydanie paszportu tymczasowego w tych wypadkach zależy od indywidualnej oceny sytuacji przez odpowiednie organy i może podlegać określonym ograniczeniom czasowym.

Jak wyrobić paszport tymczasowy - krok po kroku

1. Skontaktuj się z najbliższym konsulatem lub ambasadą w celu skonsultowania swojej sytuacji i upewnij się czy jesteś uprawniony do otrzymania paszportu tymczasowego. Możesz w tym celu sprawdzić również informacje na oficjalnym Serwisie Rzeczypospolitej.

2. Ureguluj opłatę za wyrobienie paszportu tymczasowego. W Polsce jest to koszt 30 złotych. Zachowaj dowód opłaty, gdyż będziesz musiał dołączyć dokument do wniosku paszportowego.

3. Zbierz wymagane dokumenty. Zgodnie z wytycznymi Twojego konsulatu lub ambasady, zbierz wszystkie niezbędne dokumenty, w tym między innymi aktualne zdjęcie paszportowe, dowód tożsamości (jeśli posiadasz), dowód dokonania opłaty za wyrobienie paszportu oraz inne dokumenty potwierdzające powody wnioskowania o paszport tymczasowy (np. zaświadczenie lekarskie, bilet powrotny do kraju itp.).

4. Wypełnij wniosek o wydanie paszportu tymczasowego, podając wszystkie niezbędne informacje. Upewnij się, że dane są poprawne i zgodne z danymi w innych dokumentach.

5. Dostarcz wszystkie wymagane dokumenty do punktu paszportowego (najczęściej mieszczą się w urzędach wojewódzkich) lub polskiej ambasady za granicą. Może być wymagane osobiste stawiennictwo, więc upewnij się, że masz odpowiednią ilość czasu na wizytę.

6. Odbierz swój paszport tymczasowy. Gdy twój wniosek zostanie poddany ocenie przez odpowiednie władze konsularne i ocena będzie pozytywna, otrzymasz informacje o dacie odbioru paszportu tymczasowego. Po otrzymaniu powiadomienia staw się w punkcie, w którym składałeś wniosek, aby odebrać swoje nowe dokumenty podróży.

W przypadku wyrabiania paszportu tymczasowego dla dziecka, małoletni nie musi być oceny przy odbiorze dokumentu. Paszport może odebrać rodzic lub prawny opiekun.

Warto również pamiętać, że aby wyrobić dokument dla dziecka, konieczna jest zgoda obojga rodziców/opiekunów dołączona do wniosku o wydanie paszportu.

Jak długo ważny jest paszport?

Standardowy paszport biometryczny dla osoby dorosłej jest ważny 10 lat od daty wydania. To oznacza, że po tym czasie należy wyrobić nowy dokument.

Warto pamiętać, że wiele państw wymaga, aby paszport był ważny jeszcze przez minimum 3 lub 6 miesięcy od planowanej daty wyjazdu – np. Egipt, Turcja czy kraje azjatyckie. Dlatego jeśli do końca ważności paszportu pozostało kilka miesięcy, lepiej złożyć wniosek o nowy dokument jeszcze przed podróżą.

Paszport dla dzieci

• Paszport biometryczny dla dzieci do 12. roku życia jest ważny 5 lat.

• Dla starszych dzieci (12–18 lat) dokument wydawany jest na okres 10 lat, podobnie jak dla dorosłych.
  Skrócony termin w przypadku najmłodszych wynika z faktu, że wygląd dziecka szybko się zmienia, co mogłoby utrudniać identyfikację na granicy.

Paszport tymczasowy

Paszport tymczasowy wydawany jest wyłącznie w szczególnych okolicznościach i ma ograniczoną ważność – maksymalnie 12 miesięcy. Najczęściej termin ważności dostosowuje się do celu podróży, np. powrotu do kraju lub jednorazowego wyjazdu służbowego.

Jak długo ważny jest paszport? – tabela porównawcza

Co zrobić w razie utraty paszportu za granicą?

Zgubienie lub kradzież paszportu za granicą nie przekreśla możliwości powrotu do Polski, ale wymaga szybkiej reakcji. Kluczowe są trzy kroki:

1. Zgłoś kradzież lub zgubę na policji

Jeśli paszport został skradziony, udaj się na najbliższy posterunek policji i poproś o wydanie pisemnego potwierdzenia zgłoszenia. Dokument ten może być potrzebny zarówno w konsulacie, jak i w kontaktach z ubezpieczycielem, jeśli posiadasz polisę obejmującą ochronę dokumentów.

2. Skontaktuj się z polskim konsulatem lub ambasadą

Najbliższy konsulat lub ambasada RP pomoże Ci wyrobić paszport tymczasowy. W wyjątkowych przypadkach, gdy w danym kraju nie ma polskiej placówki, możesz zgłosić się do innego konsulatu państwa UE, który udzieli tzw. awaryjnego dokumentu podróży (Emergency Travel Document) umożliwiającego powrót do Polski lub podróż do kraju, w którym działa polski konsulat.

3. Uzyskaj paszport tymczasowy

Paszport tymczasowy wydawany jest w konsulacie na podstawie zgromadzonych dokumentów:

• kopii zgłoszenia kradzieży lub zguby,

• dowodu tożsamości (np. dowód osobisty, kserokopia paszportu, prawo jazdy),

• zdjęcia paszportowego,

• opłaty konsularnej.

Dokument taki jest ważny zazwyczaj do 12 miesięcy, ale najczęściej jego termin dostosowuje się do czasu potrzebnego na powrót do Polski.

Ubezpieczenie turystyczne a paszport. Co trzeba wiedzieć?

Ubezpieczenie turystyczne to polisa, która chroni finansowo podczas podróży i zapewnia ochronę w przypadku nieprzewidzianych sytuacji. Paszport jest oficjalnym dokumentem potwierdzającym tożsamość i uprawniającym do legalnego podróżowania poza granicami kraju. Obydwa aspekty są równie ważne dla bezpiecznych i udanych podróży.

Towarzystwa ubezpieczeniowe oferują wsparcie w razie kradzieży paszportu za granicą, jeśli posiadasz ubezpieczenie turystyczne. W ramach pakietu Assitance w całodobowym centrum alarmowym/informacyjnym uzyskasz informacje, jakie kroki podjąć po kradzieży dokumentu.

Zostaniesz poinstruowany, gdzie najbliżej znajduje się posterunek policji oraz konsulat bądź ambasada, w której można uzyskać pomoc w wyrobieniu tymczasowego dokumentu paszportowego.

Naszym okiem

Niektórzy ubezpieczyciele w ramach ubezpieczenia bagażu oferują opcję ochrony dokumentów, dzięki czemu można otrzymać zwrot kosztów poniesionych za opłaty związane z wydaniem tymczasowego paszportu. Osoby, które posiadają ubezpieczenie kosztów rezygnacji z podróży mogą ubiegać się o zwrot poniesionych kosztów w razie kradzieży paszportu uniemożliwiającej wyjazd za granicę.

Patrycja Pałka, Specjalista ds. ubezpieczeń turystycznych

Takie ubezpieczenie z łatwością znajdziesz w  kalkulatorze ubezpieczeń turystycznych. Wystarczy tylko porównać kilkanaście ofert i znaleźć polisę najlepiej dopasowaną do swoich potrzeb i charakteru wyjazdu. 

Paszporty

Paszport to jeden z najważniejszych dokumentów w podróży. Przydaje się nie tylko podczas wyjazdów poza Unię Europejską, ale także w wielu formalnościach urzędowych. W naszych poradnikach znajdziesz praktyczne wskazówki krok po kroku – jak złożyć wniosek o paszport, gdzie i kiedy jest on wymagany, ile kosztuje jego wyrobienie oraz jak zadbać o ważność dokumentu, by uniknąć problemów przed wyjazdem.

📑 Formalności paszportowe

• Jak złożyć wniosek o paszport?
• Jak wyrobić paszport tymczasowy?

⚠️ Problemy związane z paszportem

• Nieważny paszport – co zrobić?
• 4 kroki w razie utraty dokumentów za granicą Zgubiony paszport - co zrobić?

🛂 Ciekawostki o paszportach

• Najmocniejsze paszporty
• Wakacje bez paszportu