Samochód na firmę zarejestrujesz tylko wtedy, gdy nabywcą jest podmiot z osobowością prawną, np. spółka z o.o. – w dowodzie rejestracyjnym widnieją wtedy dane przedsiębiorstwa. W artykule znajdziesz pełną instrukcję krok po kroku, koszty rejestracji oraz informację, czy dealer może załatwić formalności za Ciebie.
Getty Images
Najważniejsze informacje
- Aby zarejestrować samochód na firmę, osoba uprawniona do jego rejestracji musi złożyć wniosek wraz z załącznikami we właściwym urzędzie.
- Rejestracja nowego samochodu na firmę kosztuje 160 zł, z kolei używanego samochodu 66,50 zł lub 80 zł.
- Proces rejestracji samochodu na firmę trwa do 30 dni. W tym czasie firma może korzystać z pojazdu na podstawie pozwolenia czasowego.
- We wniosku o rejestrację jako właściciela wskazuje się firmę (np. spółkę z o.o.), z kolei formalności załatwia osoba do tego uprawniona.
Jak zarejestrować auto na firmę krok po kroku?
Rejestracja samochodu na firmę w 2026 r. składa się z 7 kroków - od zakupu OC, przez złożenie wniosku i opłacenie rejestracji, po odbiór pozwolenia czasowego i dowodu rejestracyjnego. Szerzej poszczególne kroki omawiamy poniżej.
1. Zakup ubezpieczenia OC
Samochód musi zostać ubezpieczony najpóźniej w dniu rejestracji. Stąd też polisę warto kupić jeszcze przed złożeniem wniosku o rejestrację samochodu na firmę. Wówczas w polisie – zamiast numeru rejestracyjnego pojazdu – czasowo znajdzie się numer VIN. Po dopełnieniu formalności trzeba będzie zaktualizować dane w umowie z ubezpieczycielem.
Kwestia OC prezentuje się podobnie, gdy nabyte przez firmę auto pochodzi z rynku wtórnego i jest już zarejestrowane w Polsce. W tej sytuacji nie trzeba nabywać ubezpieczenia jeszcze przed rejestracją pojazdu – chyba że nie jest ono ubezpieczone. Jednocześnie ze względu na możliwość żądania przez firmę ubezpieczeniową dopłaty do składki po zmianie właściciela auta należy jak najszybciej wykupić polisę.
2. Wypełnienie wniosku o rejestrację pojazdu
Rejestracja pojazdu odbywa się na wniosek, który składa zainteresowany podmiot – w tym przypadku przedsiębiorstwo. Jeżeli jest to spółka z o.o., to w jej imieniu będzie działać uprawniona do tego osoba. To właśnie ona powinna wypełnić wniosek o rejestrację pojazdu. Nie jest to trudne – szczegółowy opis formularza znajduje się poniżej.
1. Miejscowość, data i dane stron
W pierwszej części wniosku o rejestrację samochodu na firmę wskazuje się: miejscowość i datę wypełnienia wniosku, dane właściciela (pełną nazwę firmy wraz z jej adresem i numerem REGON) oraz nazwę organu, który rozpatrzy wniosek.
2. Określenie celu złożenia wniosku i dane pojazdu
Aby wskazać cel wniosku, wystarczy skreślić słowa „czasową rejestrację w celu”, „wyrejestrowanie” oraz „zbyciu”. Później pozostaje tylko podać dane samochodu, który ma zostać zarejestrowany na firmę – to m.in. rodzaj, marka i numer VIN pojazdu.
3. Załączniki do wniosku o rejestrację
Lista wymaganych załączników zależy m.in. od tego, czy pojazd jest nowy, czy pochodzi z rynku używanych – szczegóły znajdziesz w kolejnym kroku.
4. Oświadczenia, pouczenie i podpis
Jeżeli pojazd jest wyposażony w zmniejszone miejsce na tablice, można ubiegać się o wydanie zmniejszonych tablic rejestracyjnych. W tej części wniosku o rejestrację auta należy też podać wyróżnik, gdy auto ma mieć indywidualne tablice rejestracyjne. Żądać pozostawienia dotychczasowych tablic mogą nabywcy używanych pojazdów.
3. Kompletowanie załączników do wniosku
Do wniosku o rejestrację samochodu na firmę należy dołączyć:
- dowód własności pojazdu – może to być np. faktura lub umowa kupna;
- zaświadczenie, że samochód ma ważne badanie techniczne - jest wymagane jedynie w przypadku używanych pojazdów, gdy termin ważności badania technicznego nie został wskazany w dowodzie rejestracyjnym;
- dowód rejestracyjny i dotychczasowe tablice rejestracyjne – gdy samochód pochodzi z rynku wtórnego;
- potwierdzenie wniesienia opłat za rejestrację samochodu – szczegóły znajdziesz w dalszej części artykułu;
- polisa OC do wglądu (urzędnik może samodzielnie zweryfikować jej ważność w bazie UFG);
- wypis z Krajowego Rejestru Sądowego;
- pełnomocnictwo – gdy wniosek o rejestrację jest składany przez pełnomocnika przedsiębiorstwa;
- dowód odprawy celnej – gdy pojazd sprowadzono spoza UE;
- dokument potwierdzający zapłatę akcyzy (albo zwolnienie z niej) – gdy pojazd sprowadzono z UE;
- dowód osobisty osoby uprawnionej do reprezentacji spółki lub pełnomocnika – jedynie do wglądu.
4. Opłacenie rejestracji
Rejestracja nowego samochodu na firmę kosztuje 160 zł. Jeśli firma nabywa używany pojazd już zarejestrowany w Polsce, koszt może być niższy (80 zł lub 66,50 zł) po pozostawieniu dotychczasowych tablic i w zależności od tego, czy chcesz też pozwolenia czasowego. Pełny spis opłat znajdziesz w naszym poradniku: ile kosztuje rejestracja samochodu.
Potwierdzenie wniesienia opłaty należy dołączyć do wniosku – bez niego wniosek będzie niekompletny.
5. Złożenie wniosku w urzędzie
Wniosek o rejestrację samochodu składa osoba uprawniona do reprezentacji firmy lub jej pełnomocnik w wydziale komunikacji właściwym dla jej siedziby. Rejestracji samochodu na firmę dokonuje urząd starostwa powiatowego lub urząd miasta, chyba że spółka została zarejestrowana w Warszawie – wówczas do rozpatrzenia wniosku właściwy jest jeden z urzędów dzielnic.
6. Odebranie pozwolenia czasowego
Pozwolenie czasowe umożliwia poruszanie się po drogach pojazdem oczekującym na wydanie dowodu rejestracyjnego. Inaczej mówiąc, jest ono niezbędne, aby wyjechać samochodem z salonu. Stąd też można je odebrać tuż po złożeniu wniosku o rejestrację samochodu na firmę – w ramach jednej wizyty w wydziale komunikacji.
Pozwolenie czasowe jest ważne 30 dni i może ono zostać jednorazowo wydłużone na okres 14 dni. Taka konieczność występuje jednak rzadko – głównie w przypadku pojazdów sprowadzonych z zagranicy, których sytuacja prawna jest niejasna.
7. Odebranie dowodu rejestracyjnego
Samochód na firmę jest rejestrowany w ciągu 30 dni od złożenia kompletnego wniosku o rejestrację. Standardem jest, że urzędnicy informują (SMS-em lub telefonicznie) o możliwości odbioru dowodu rejestracyjnego. Jednak w interesie składającego wniosek jest pilnowanie terminu – wspomniane wyżej pozwolenie czasowe jest ważne jedynie przez 30 dni.
Po rejestracji pozostaje tylko pamiętać o innych obowiązkach związanych z posiadaniem samochodu. Należą do nich:
- regularne badanie techniczne pojazdu – regułą jest, że na badanie techniczne należy zgłaszać się co roku, chyba że pojazd jest nowy;
- zakup ubezpieczenia OC – jeżeli chcesz wiedzieć więcej o ubezpieczeniu auta na firmę, przeczytaj Ubezpieczenie samochodu firmowego – kto może i czy warto je kupić?
Czy dealer pomoże zarejestrować samochód na firmę?
Przedsiębiorstwo może zarejestrować nowe auto za pośrednictwem salonu sprzedaży – wystarczy udzielić przedstawicielowi salonu stosownego upoważnienia.
Przedstawiciela salonu można upoważnić do:
- złożenia wniosku o rejestrację pojazdu na firmę,
- odbioru decyzji o czasowej rejestracji pojazdu, pozwolenia czasowego i zalegalizowanych tablic rejestracyjnych.
Wymienione wyżej opłaty związane z rejestracją samochodu na firmę w dalszym ciągu obciążają jego właściciela (firmę) – nie pokrywa ich salon sprzedaży.
Jak zarejestrować samochód w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej?
Auto zakupione przez przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą rejestruje się na niego jako osobę fizyczną, a nie na samą firmę. To kluczowa różnica względem rejestracji przez podmiot z osobowością prawną (np. spółkę z o.o.). Po rejestracji, jeżeli spełnione są dodatkowe warunki, samochód można wprowadzić do ewidencji środków trwałych.
Chcesz wiedzieć więcej o rejestracji samochodu przez osobę fizyczną? Zapoznaj się tymi poradnikami: ile kosztuje rejestracja samochodu oraz jak wypełnić wniosek o rejestrację pojazdu.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o rejestrację samochodu na firmę
W jakim terminie od zakupu auta trzeba złożyć wniosek o jego rejestrację?
Na złożenie wniosku o rejestrację samochodu na firmę jest 30 dni. Termin ten liczy się od dnia zakupu pojazdu w Polsce, dopuszczenia do obrotu przez organ KAS (Krajowej Administracji Skarbowej) pojazdu sprowadzonego z terytorium kraju spoza UE albo sprowadzenia pojazdu na teren Polski z innego kraju należącego do UE.
Czy spółka, która korzysta z auta w ramach leasingu, musi je zarejestrować?
Samochód ma obowiązek zarejestrować jego właściciel. Standardowa umowa leasingu nie przenosi własności – właścicielem auta jest leasingodawca, który przekazuje je w użytkowanie swojemu klientowi (leasingobiorcy). Stąd też formalności związane z rejestracją pojazdu leżą po stronie leasingodawcy.
Czy spółka rejestrująca auto może wybrać indywidualne tablice rejestracyjne?
Indywidualne tablice rejestracyjne nie są dostępne wyłącznie dla osób prywatnych – firma, która rejestruje samochód, również może o nie wnioskować. Wybór takich tablic może być uzasadniony z punktu widzenia marketingu. Trzeba jednak pamiętać, że indywidualne tablice znacznie podwyższą koszt rejestracji – ze 160 zł do 1080 zł.
Na jakie ubezpieczenia – poza OC – może zdecydować się spółka?
OC musisz mieć ważne w dniu rejestracji, choć nie dołączasz go formalnie do wniosku – urzędnik zweryfikuje je samodzielnie w bazie UFG. Aby chronić auto jako składnik majątku przedsiębiorstwa, warto rozważyć też ubezpieczenie AC, ubezpieczenia szyb, opon i assistance.
