Prowadzenie własnej firmy, także tej jednoosobowej, bardzo często wiąże się z koniecznością wykorzystywania samochodu. Nie zawsze może on jednak zostać zarejestrowany na firmę. Podpowiadamy, w jaki sposób rozliczać związane z autem wydatki, prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą.

Rejestracja samochodu w jednoosobowej działalności gospodarczej przebiega inaczej niż w przypadku spółek akcyjnych czy spółek z.o.o. Samozatrudniona osoba nie tylko rejestruje auto na innych zasadach, ale także w odmienny sposób rozlicza związane z wykorzystywaniem go w celach służbowych wydatki. Tymczasem wprowadzenie pojazdu do formy może okazać się korzystne, zarówno jeśli chodzi o rozliczanie podatku VAT jak i PIT-ów. Podpowiadamy, jak wygląda proces rejestracji samochodu w przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Znajdź OC już od 348zł!
Bez wychodzenia z domu

  • Ceny OC w 5 minut
  • Oferty 14 towarzystw ubezpieczeniowych
  • Pomoc 200 agentów

Czym jest jednoosobowa działalność gospodarcza?

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najprostsza forma samozatrudnienia. Firmę jednoosobową założyć mogą wyłącznie osoby fizyczne, które stają się tym samym jej pracownikiem i właścicielem. Jedna osoba otworzyć może tylko jedną działalność (nie można posiadać więcej niż jednego wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Jedną z największych zalet samozatrudnienia w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej jest fakt, że do jej otwarcia nie jest wymagany żaden kapitał początkowy. Każda osoba decydująca się na prowadzenie firmy jednoosobowej, otrzymuje własny nr NIP oraz REGON, a także staje się samodzielnym płatnikiem w ZUS.

Czy osoba samozatrudniona może wziąć samochód na firmę?

Aby samochód mógł zostać zarejestrowany na firmę, jego właściciel musi posiadać osobowość prawną (spółka akcyjna lub spółka z.o.o.). Samozatrudnione osoby – podobnie jak wspólnicy spółek cywilnych - ponieważ nie są podmiotami mogącymi we własnym imieniu dokonywać czynności prawnych, nie będą mogły dokonać rejestracji pojazdu na swoją działalność.

Dlatego też prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą przedsiębiorcy, którzy decydują się używać samochodu w celach służbowych, muszą zarejestrować go na własne dane osobowe. 

Brak możliwości zarejestrowania auta na firmę nie oznacza jednak, że pojazd nie zostanie zaliczony do ewidencji trwałych środków. Nawet jeśli w dowodzie rejestracyjnym pojazdu nie znajdziemy nazwy firmy,auto w pewnym sensie staje się bowiem własnością firmy i może zostać uznane za  środek trwały.

Auto jako środek trwały w firmie – kiedy to możliwe?

Kiedy zarejestrowany samochód może być pojazdem firmowy, uznanym za środek trwały?

  • Kiedy jego przeznaczenie jest bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością (lub gdy ma być oddany do użytkowania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, albo leasingu)

  • Kiedy zakładany i deklarowany okres jego użytkowania to min. 1 rok

  • Kiedy jest nabyty (lub wytworzony) we własnym zakresie przez właściciela

  • Kiedy jest sprawny i zdatny do użytku w dniu wprowadzenia go do firmy

Jaki dowód zakupu będzie potrzebny?

Aby zarejestrowane na przedsiębiorcę auto mogło zostać wprowadzone do działalności jako środek trwały, właściciel pojazdu powinien przedstawić także dowód zakupu. W przypadku działalności jednoosobowych, taki dokument może zostać wystawiony na osobę prywatną, a nie na firmę. 

  • Umowa kupna-sprzedaży - W przypadku zakupu samochodu od osoby fizycznej,

  • Faktura VAT - Gdy pojazd zakupiono od firmy będącej czynnym podatnikiem VAT,

  • Faktura VAT marża - Gdy firma sprzedająca jest czynnym podatnikiem VAT i sprzedaje pojazdy z używane,

  • Faktura bez VAT - Jeśli sprzedająca firma nie podlega opodatkowaniu VAT

Kiedy warto wziąć samochód na jednoosobową działalność gospodarczą?

Każdy przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w której wykorzystuje auto, powinien zastanowić się nad podłączeniem pojazdu pod firmę.  Choć rejestracja samochodu na firmę to dodatkowe załatwienia w urzędzie, zakup samochodu firmowego może się opłacać. Jakie korzyści z tego płyną?

Uwaga! Brak nazwy firmy w dowodzie rejestracyjnym nie stanowi przeszkody podczas rozliczania wydatków związanych z zakupem czy użytkowaniem pojazdu.

Odliczanie VAT-u

Chyba najważniejszą kwestią podczas zakupu auta, które ma być wykorzystywane w działalności gospodarczej, jest możliwość odliczenia podatku VAT w związku z zakupem samochodu. Jest to możliwe, gdy obie strony transakcji są czynnymi VATowcami, a waga pojazdu nie przekracza 3,5 tony. 

Ważne! Aby móc odliczać od podatku VAT koszty związane z eksploatacją auta używanego w jednoosobowej działalności gospodarczej, jego właściciel musi być podatnikiem VAT.

Jeżeli osoba samozatrudniona będzie wykorzystywała auto zarówno do celów służbowych jak i prywatnych, będzie mogła odliczyć 50% VAT-u. Jeśli natomiast samochód ma wyłącznie przeznaczenie służbowe i nie będzie używany poza firmą, odliczyć można 100% podatku (w tym celu konieczne będzie wypełnienie i złożenie druku VAT-26).

Odliczenie PIT

Osoby wykorzystujące samochód w jednoosobowej działalności gospodarczej mogą ująć w kosztach podatkowych wszelkie wydatki związane z eksploatacją pojazdu, jak choćby:

  • Ubezpieczenie OC

  • Paliwo

  • Obowiązkowe przeglądy i naprawy

  • Zakup części

W takim przypadku możesz wpisać w koszty 20% wartości wydatków eksploatacyjnych.

Pamiętaj! Od 1 stycznia 2019 nie trzeba prowadzić kilometrówek, aby odliczyć koszty dla celów PIT.

Przykład: Pan Tomasz rok temu założy jednoosobową działalność gospodarczą, w której na co dzień wykorzystuje swój samochód. W związku z tym, że mężczyzna nie jest podatnikiem VAT, wydatki związane z eksploatacją auta traktowane są w jego przypadku jako koszt wynikający z uzyskania przychodu. Zakup ubezpieczenia OC, paliwo, a także okresowe badanie techniczne pojazdu kosztowały Pana Tomasza 1 000 złotych. W sumie więc będzie on mógł odliczyć od swoich wydatków 200 złotych (1 000 PLN x 20%).

Czytaj więcej: Ubezpieczenie samochodu firmowego.

Jak zarejestrować pojazd na jednoosobową działalność gospodarczą?

W związku z tym, że auto w jednoosobowej działalności gospodarczej może być zarejestrowane na osobę, a nie na firmę, proces jego rejestracji nie odbiega od tego tradycyjnego. Aby dokonać rejestracji pojazdu, należy udać się do odpowiedniego dla miejsca zamieszkania wydziału komunikacji, a następnie wypełnić i złożyć tam wszelkie niezbędne dokumenty. Co będzie potrzebne?

Przede wszystkim wniosek o rejestrację. Można go pobrać bezpośrednio ze strony urzędu. Powinien on zawierać między innymi takie dane jak:

  • Dane osobowe samozatrudnionej osoby

  • Nr PESEL lub REGON

  • Typ, rodzaj i marka pojazdu

  • Przeznaczenie pojazdu

  • Rok produkcji auta

  • Numer silnika

  • Numer VIN

  • Nr karty pojazdu (jeśli była wydana)

Do wniosku dołączyć trzeba również:

  • Dowód osobisty właściciela pojazdu

  • Potwierdzenie wykupienia ubezpieczenia OC

  • Dotychczasowe tablice rejestracyjne

  • Dotychczasowy dowód rejestracyjny pojazdu oraz ważne badanie techniczne

  • Dowód własności pojazdu, czyli umową kupna lub fakturę

  • Kartę pojazdu (jeśli taką wydano)

  • Potwierdzenie wniesienie opłat administracyjnych

Jeśli auto było sprowadzone z zagranicy, dodatkowo do wniosku dołączyć trzeba takie dokumenty jak:

  • Umowa kupna-sprzedaży przetłumaczona na język polski

  • Karta pojazdu i jego dowód rejestracyjny

  • Aktualne badania techniczne pojazdu

  • Dowód opłaty podatku akcyzowego

  • Potwierdzenie wyrejestrowania pojazdu w kraju, w którym był on zarejestrowany ostatnio

  • Zagraniczne tablice rejestracyjne

  • Dowód odprawy celnej (dla aut sprowadzonych z kraju spoza Unii Europejskiej)

Proces rejestracji auta kończy się - w pierwszym etapie - odebraniem tzw. tymczasowego dowodu rejestracyjnego, z którym można legalnie poruszać się po drogach publicznych.

Właściwy dowód zostanie sporządzony w ciągu 30 dni od daty złożenia wniosku. Gotowy dokument można odebrać we właściwym urzędzie.

Ile kosztuje rejestracja auta?

Zanim jednak złożymy wniosek, konieczne będzie uregulowanie niezbędnych, związanych z procesem rejestracji opłat. Całkowity koszt rejestracji auta kupionego w Polsce to 180,50 złotych. W skład tego chodzi między innymi wydanie dowodu rejestracji, wydanie tablic rejestracyjnych, czy znaki legalizacyjne.

Cena będzie nieco niższa w przypadku samochodów wcześniej zarejestrowanych do tej pory w tym samym powiecie - w takim przypadku całość powinna zamknąć się w 81 złotych. Warto również pamiętać, że cena rejestracji wzrośnie, i to aż o 1 000 złotych, jeśli zamiast standardowych tablic rejestracyjnych wybierzemy te indywidualne.

Opłata

Cena

Tymczasowy dowód rejestracyjny pojazdu

13,50 PLN

Właściwy dowód rejestracyjny

54 PLN

Tablice rejestracyjne

80 PLN

Nalepka kontrolna na przednią szybę

18,50 PLN

Znaki legalizacyjne

12,50 PLN

Opłata ewidencyjna

2 PLN

Pamiętaj! Osoby, które składają wniosek przez pełnomocnika, a nie osobiście, muszą dołączyć do wniosku upoważnienie. Do ceny całej rejestracji należy także doliczyć koszt pełnomocnictwa w wysokości 17 złotych.

Do kiedy trzeba zarejestrować samochód?

W przypadku aut z salonu, wniosek o rejestrację należy złożyć od razu po dokonaniu zakupu, jeszcze przed rozpoczęciem jazdy nowym nabytkiem. W przypadku aut uzywanych rejestracja odbywa się na wniosek, a jedyne, co musisz zrobić, to zgłosić nabycie. 

Jak ubezpieczyć samochód w JDG?

Każdy samochód, niezależnie od tego, czy jest użytkowany przez osobę prywatną czy przez firmę, musi posiadać obowiązkowe ubezpieczenie OC. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, kiedy pojazd zarejestrowany jest na właściciela działalności, nie zaś na samą działalność, towarzystwa ubezpieczeniowe oferują najczęściej standardowe polisy, przy których wysokość składki za OC jest wyliczana na takich samych zasadach, jak w przypadku aut przeznaczonych do użytku prywatnego. To, ile będziemy musieli zapłacić za ubezpieczenie samochodu, który zamierzamy wykorzystywać w naszej działalności, zależy od kilku czynników - znaczenie mają zarówno informacje na temat samego pojazdu, jak i dane dotyczące jego właściciela. Co ubezpieczyciele najczęściej biorą pod uwagę, ustalając wysokość składki ubezpieczeniowej?

DANE DOTYCZĄCE POJAZDU

  • Marka

  • Model

  • Rok produkcji

  • Rodzaj paliwa

  • Liczba drzwi

  • Pojemność silnika

  • Cel użytkowania (prywatnych czy służbowych)

  • Obecny i deklarowany przebieg

  • Kraj pochodzenia pojazdu wraz z datą pierwszej rejestracji

  • Rodzaj zabezpieczeń antykradzieżowych

DANE DOTYCZĄCE WŁAŚCICIELA POJAZDU

  • Data uzyskania prawa jazdy

  • Wiek oraz płeć kierowcy

  • Miejsce zamieszkania wraz z kodem pocztowym

  • Wykonywany zawód

  • Stan cywilny

  • Liczba posiadanych dzieci

  • Historia ubezpieczeniowa kierowcy

  • Użytkowanie samochodu za granicą.

FAQ - najczęściej zadawane pytania o rejestrację samochodu na firmę

  1. Jak wprowadzić samochód do ewidencji środków trwałych?

    Samochód można wprowadzić do ewidencji środków trwałych poprzez złożenie wniosku o wpis do ewidencji środków trwałych w urzędzie gminy lub miasta, w którym znajduje się siedziba firmy. 

  2. Co to jest amortyzacja środków trwałych?

    Amortyzacja środków trwałych to innymi słowy koszty, jakie wiążą się ze stopniowym zużywaniem tych ostatnich.

  3. Jakie roczne dochody trzeba osiągać, aby stać się podatnikiem VAT?

    Jako płatnik VAT musi zadeklarować się osoba, której roczne przychody przekroczyły 200 000 PLN. Trzeba jednak pamiętać, że w tym przypadku znaczenie ma wartość sprzedaży, bez odejmowania kosztów.

  4. Czym jest kilometrówka?

    Kilometrówka to inaczej ewidencja przebiegu pojazdu, której prowadzenie ma ułatwić rozliczanie wydatków związanych z użytkowaniem samochodu przez osobę samozatrudnioną.

  5. Co jest potrzebne do rejestracji samochodu na firmę?

    Aby zarejestrować samochód na firmę potrzebujesz:

    • dowód własności pojazdu - umowa, faktura lub inny, 
    • dowód rejestracyjny,
    • kartę pojazdu - jeśli została wydana, 
    • zaświadczenie potwierdzające ważne badanie techniczne pojazdu,
    • dotychczasowe tablice rejestracyjne, 
    • świadectwo zgodności WE lub krajowe świadectwo zgodności,
    • dowód odprawy celnej dla aut sprowadzonych spoza UE,
    • potwierdzenie wszystkich wymaganych opłat (np. potwierdzenie zapłaty akcyzy),
    • potwierdzenie wniesienia opłaty recyklingowej - dla aut sprowadzonych przed 1 stycznia 2016 r.

    Jeśli dokumenty są w języku obcym, należy je uprzednio przetłumaczyć. Ponadto musisz mieć do wglądu:

    • dowód osobisty lub inny dokument tożsamości - dla osób fizycznych,
    • wypis z KRS i numer REGON (w przypadku spółek prawa handlowego),
    • ważną polisę OC, 
    • zaświadczenie o wpisie do CEIDG, 
    • umowa spółki cywilnej (jeśli trzeba).