Jak przebiega rejestracja samochodu na firmę krok po kroku?

Rejestracja samochodu na firmę jest możliwa wyłącznie wówczas, gdy został on zakupiony przez podmiot posiadający osobowość prawną, np. spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Wówczas w dowodzie rejestracyjnym wydanym dla pojazdu we właściwej rubryce znajdą się dane przedsiębiorstwa.

Getty Images

Jak zarejestrować auto na firmę krok po kroku?

Zastanawiasz się, jak przebiega proces rejestracji samochodu na firmę? W 2025 r. rejestracja samochodu na firmę jest kilkuetapowa.

W pierwszej kolejności należy kupić ubezpieczenie OC, a następnie przygotować kompletny wniosek do wydziału komunikacji. W dniu jego złożenia można odebrać pozwolenie czasowe, a nieco później dowód rejestracyjny. To właśnie ten drugi dokument potwierdza, że samochód został zarejestrowany. Szerzej poszczególne kroki zostały omówione poniżej.

1. Zakup ubezpieczenia OC

Samochód musi zostać ubezpieczony najpóźniej w dniu rejestracji. Stąd też polisę warto kupić jeszcze przed złożeniem wniosku o rejestrację samochodu na firmę. Wówczas w polisie – zamiast numeru rejestracyjnego pojazdu – czasowo znajdzie się numer VIN. Po dopełnieniu formalności trzeba będzie zaktualizować dane w umowie z ubezpieczycielem.

Naszym okiem

Zakup OC dla samochodu należącego do firmy jest nieco bardziej angażujący, gdyż w tym przypadku nie ma możliwości zawarcia umowy przez internet. Osoby uprawnione do reprezentacji spółki mogą jednak skorzystać z alternatywy i zakupić polisę na odległość – w rozmowie telefonicznej z agentem rankomat.pl.

Stefania Stuglik, Specjalista ds. ubezpieczeń komunikacyjnych

Kwestia OC prezentuje się podobnie, gdy nabyte przez firmę auto pochodzi z rynku wtórnego i jest już zarejestrowane w Polsce. W tej sytuacji nie trzeba nabywać ubezpieczenia jeszcze przed rejestracją pojazdu – chyba że nie jest ono ubezpieczone. Jednocześnie ze względu na możliwość żądania przez firmę ubezpieczeniową dopłaty do składki po zmianie właściciela auta należy jak najszybciej wykupić polisę.

2. Wypełnienie wniosku o rejestrację pojazdu

Rejestracja pojazdu odbywa się na wniosek, który składa zainteresowany podmiot – w tym przypadku przedsiębiorstwo. Jeżeli jest to spółka z o.o., to w jej imieniu będzie działać uprawniona do tego osoba. To właśnie ona powinna wypełnić wniosek o rejestrację pojazdu. Nie jest to trudne – szczegółowy opis formularza znajduje się poniżej.

1. Miejscowość, data i dane stron

W pierwszej części wniosku o rejestrację samochodu na firmę wskazuje się: miejscowość i datę wypełnienia wniosku, dane właściciela (pełną nazwę firmy wraz z jej adresem i numerem REGON) oraz nazwę organu, który rozpatrzy wniosek.

2. Określenie celu złożenia wniosku i dane pojazdu

Aby wskazać cel wniosku, wystarczy skreślić słowa „czasową rejestrację w celu”, „wyrejestrowanie” oraz „zbyciu”. Później pozostaje tylko podać dane samochodu, który ma zostać zarejestrowany na firmę – to m.in. rodzaj, marka i numer VIN pojazdu.

3. Załączniki do wniosku o rejestrację

Jak wskazuje nazwa, tutaj należy wymienić wszystkie dokumenty, które będą załącznikami do wniosku o rejestrację. Lista załączników zależy m.in. od tego, czy pojazd jest nowy, czy też pochodzi z rynku pojazdów używanych. Więcej informacji znajdziesz poniżej.

4. Oświadczenia, pouczenie i podpis

Jeżeli pojazd jest wyposażony w zmniejszone miejsce na tablice, można ubiegać się o wydanie zmniejszonych tablic rejestracyjnych. W tej części wniosku o rejestrację auta należy też podać wyróżnik, gdy auto ma mieć indywidualne tablice rejestracyjne. Żądać pozostawienia dotychczasowych tablic mogą nabywcy używanych pojazdów.

3. Kompletowanie załączników do wniosku

Sam wniosek o rejestrację samochodu na firmę nie wystarczy, aby urzędnik zlecił druk dowodu rejestracyjnego – potrzebne są jeszcze dodatkowe dokumenty. Do wniosku o rejestrację samochodu na firmę należy dołączyć:

• dowód własności pojazdu – może to być np. faktura lub umowa kupna;
• zaświadczenie, że samochód ma ważne badanie techniczne – jest wymagane jedynie w przypadku używanych pojazdów, gdy termin ważności badania technicznego nie został wskazany w dowodzie rejestracyjnym;
• dowód rejestracyjny i dotychczasowe tablice rejestracyjne – gdy samochód pochodzi z rynku wtórnego;
• potwierdzenie wniesienia opłat za rejestrację samochodu – szczegóły znajdziesz w dalszej części artykułu;
• potwierdzenie zawarcia umowy ubezpieczenia OC;
• wypis z Krajowego Rejestru Sądowego;
• pełnomocnictwo – gdy wniosek o rejestrację jest składany przez pełnomocnika przedsiębiorstwa;
• dowód odprawy celnej (np. potwierdzenie zapłaty akcyzy) – tylko wówczas, gdy pojazd, który ma zostać zarejestrowany, został sprowadzony z zagranicy;
• dowód osobisty osoby uprawnionej do reprezentacji spółki lub pełnomocnika – jedynie do wglądu.

4. Opłacenie rejestracji

Rejestracja nowego samochodu na firmę – lub pojazdu używanego, który został sprowadzony z zagranicy – wiąże się z wydatkiem w wysokości 160 zł. Gdyby firma nabyła używany pojazd zarejestrowany w Polsce, koszt rejestracji będzie niższy – wyniesie 80 zł lub 66,50 zł. Skąd wynika różnica w opłatach w przypadku rejestracji używanego auta?

Pierwsza z opcji zakłada, że aktualny właściciel pojazdu pozostaje przy dotychczasowych tablicach rejestracyjnych. Druga opcja również jest pomniejszona o koszt wydania tablic rejestracyjnych i dodatkowo o koszt fakultatywnego pozwolenia czasowego.

Rejestracja samochodu na firmę – szczegółowe zestawienie opłat

Jedną z trzech wyżej wymienionych kwot należy wpłacić na rachunek bankowy urzędu, który będzie rejestrować pojazd. Potwierdzenie wniesienia opłaty, jak wspomniano wyżej, należy dołączyć do wniosku. Bez niego wniosek będzie niekompletny.

5. Złożenie wniosku w urzędzie

Wniosek o rejestrację samochodu składa osoba uprawniona do reprezentacji firmy lub jej pełnomocnik w wydziale komunikacji właściwym dla jej siedziby. Rejestracji samochodu na firmę dokonuje urząd starostwa powiatowego lub urząd miasta, chyba że spółka została zarejestrowana w Warszawie – wówczas do rozpatrzenia wniosku właściwy jest jeden z urzędów dzielnic.

6. Odebranie pozwolenia czasowego

Pozwolenie czasowe umożliwia poruszanie się po drogach pojazdem oczekującym na wydanie dowodu rejestracyjnego. Inaczej mówiąc, jest ono niezbędne, aby wyjechać samochodem z salonu. Stąd też można je odebrać tuż po złożeniu wniosku o rejestrację samochodu na firmę – w ramach jednej wizyty w wydziale komunikacji.

Jak wskazuje nazwa, pozwolenie czasowe jest ważne jedynie przez pewien czas – termin jego ważności wynosi 30 dni, chociaż może ono zostać jednorazowo wydłużone na okres 14 dni. Taka konieczność występuje jednak rzadko – głównie w przypadku pojazdów sprowadzonych z zagranicy, których sytuacja prawna jest niejasna.

7. Odebranie dowodu rejestracyjnego

Samochód na firmę jest rejestrowany w ciągu 30 dni od złożenia kompletnego wniosku o rejestrację. Standardem jest, że urzędnicy informują (SMS-em lub telefonicznie) o możliwości odbioru dowodu rejestracyjnego. Jednak w interesie składającego wniosek jest pilnowanie terminu – wspomniane wyżej pozwolenie czasowe jest ważne jedynie przez 30 dni.

Po rejestracji pozostaje tylko pamiętać o innych obowiązkach związanych z posiadaniem samochodu. Należą do nich:

• regularne badanie techniczne pojazdu – regułą jest, że na badanie techniczne należy zgłaszać się co roku, chyba że pojazd jest nowy;
• zakup ubezpieczenia OC – jeżeli chcesz wiedzieć więcej o ubezpieczeniu auta na firmę, przeczytaj Ubezpieczenie samochodu firmowego – kto może i czy warto je kupić?

Czy dealer pomoże zarejestrować samochód na firmę?

Obowiązujący już od pewnego czasu pakiet deregulacyjny wprowadził istotne i przydatne z perspektywy nabywców nowych pojazdów udogodnienie – możliwość rejestracji auta za pośrednictwem salonu sprzedaży pojazdów samochodowych. Z tej opcji może skorzystać też przedsiębiorstwo – wystarczy stosowne upoważnienie.

Przedstawiciela salonu można upoważnić do:

• złożenia wniosku o rejestrację pojazdu na firmę,
• odbioru decyzji o czasowej rejestracji pojazdu, pozwolenia czasowego i zalegalizowanych tablic rejestracyjnych.

Wymienione wyżej opłaty związane z rejestracją samochodu na firmę w dalszym ciągu obciążają jego właściciela (firmę) – nie pokrywa ich salon sprzedaży.

Jak zarejestrować samochód w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej?

Od rejestracji samochodu przez podmiot posiadający osobowość prawną odróżnić należy rejestrację samochodu przez przedsiębiorcę, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Auto zakupione przez przedsiębiorcę prowadzącego JDG rejestruje się na niego jako osobę fizyczną, a następnie – jeżeli spełnione są dodatkowe warunki – wprowadza się je do ewidencji środków trwałych.

Chcesz wiedzieć więcej o rejestracji samochodu przez osobę fizyczną? Zapoznaj się tymi poradnikami: Ile kosztuje rejestracja samochodu 2025? Wnioski, dokumenty i koszty oraz Jak wypełnić wniosek o rejestrację pojazdu.